Учет расчетов с подотчетными лицами

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет расчетов с подотчетными лицами». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Предмет: Основы бухгалтерского учета Тема: Бухгалтерские счета и способ двойной записи Тема занятия: Активно-пассивные бухгалтерские счета Активно-пассивные бухгалтерские счета На активно-пассивных счетах ведется учет расчетов с различными организациями или отдельными лицами, в результате чего могут воз­никать обоюдные обязательства, которые называют дебиторской или кредиторской задолженностью. Если предприятие пользуется привле­ченными, заемными средствами, то оно имеет кредиторскую задолжен­ность перед другими организациями или отдельными лицами, кото­рые являются кредиторами этого предприятия.

Источник данных — счет 71

В баланс задолженность работников и работодателя по подотчетным суммам попадает из бухгалтерского учета. Вся необходимая информация аккумулируется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами.

По дебету счета 71 отражаются суммы, выданные сотрудникам:

• на различные административно-хозяйственные нужды: покупку канцтоваров, оплату услуг по ремонту оргтехники, приобретение бытовой химии и чистящих средств для уборки офиса и т. д.;
• для оплаты командировочных расходов: покупку билетов, оплату съемного жилья в командировке, услуг гостиниц и др.;
• на представительские и прочие аналогичные расходы.

Записи по дебету счета 71 производятся на основании подтверждающих документов: расходных кассовых ордеров или банковских выписок в зависимости от источника выплаты: из кассы наличными деньгами или в безналичной форме через банковский счет на карту подотчетника.

Если сотрудник потратил больше, чем ему выдали, по дебету счета 71 отражают суммы погашения работодателем перерасхода сотруднику.

По кредиту счета 71 отражаются документально подтвержденные расходы подотчетных лиц. Основание для бухгалтерских записей — авансовые отчеты с приложенными подтверждающими документами после утверждения руководителем.

Структура активного счёта

Сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается на счетах учета расчетов с подотчетными лицами согласно утвержденному руководителем учреждения (уполномоченным им лицом) авансовому отчету подотчетного лица и прилагаемым к нему документам, подтверждающим произведенные расходы (п. 216 Инструкции № 157н).

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 Указания ЦБ РФ № 3210-У).

Для учета расчетов с подотчетными лицами применяется авансовый отчет (ф. 0504505) (Указания № 52н).

Подотчетное лицо приводит сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняет графы 1 – 6 на оборотной стороне о фактически израсходованных им суммах с указанием документов, подтверждающих произведенные расходы.

Например, товарный чек является одним из первичных документов, на основании которых покупатель может подтвердить факт оплаты товара, приобретенного по договору розничной купли-продажи (Письмо Минфина РФ от 16.08.2017 № 03-01-15/52653). Кассовые чеки, квитанции также являются документами, подтверждающими прием денежных средств за соответствующий товар, услугу (Письмо Минфина РФ от 06.05.2015 № 03-11-06/2/26028).

Минфин в Письме от 08.05.2018 № 02-07-05/30993 по вопросу о заполнении граф 1 – 3 лицевой стороны авансового отчета привел следующие пояснения.

Исходя из сути и назначения авансового отчета в графах 1 – 3 на лицевой стороне отражаются бухгалтерские корреспонденции о расходах, целесообразность которых подтверждена документами и которые принимаются учреждением к бухгалтерскому учету.

Наличие дополнительных к указанным бухгалтерским корреспонденциям бухгалтерских записей по сумме выданных (полученных) авансов в графах 1 – 3 на лицевой стороне авансового отчета не является ошибочным.

Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Авансовый отчет утверждается руководителем учреждения или лицом, им уполномоченным.

На оборотной стороне авансового отчета графы 7 – 10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету, и бухгалтерские корреспонденции заполняются лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте. Авансы, полученные подотчетным лицом, отражаются с указанием даты их получения.

Размер выдаваемых сумм

Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, законодательство не устанавливает.

Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени фирмы. Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (100 000 руб. по одному договору). Это установлено Указанием Банка России от 7 октября 2013 года № 3073-У.

Если работник нарушит установленный лимит расчетов, ваша организация может быть оштрафована. Сумма штрафа – от 40 000 до 50 000 рублей.

За это же нарушение на руководителя вашей организации может быть наложен штраф от 4000 до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

ПРИМЕРЕсли работник из подотчетных денег заплатил другой организации наличными по одному договору 100 001 руб. (при лимите расчетов 100 000 руб.), ваше предприятие могут оштрафовать на сумму от 40 000 до 50 000 руб., а руководителя – на сумму от 4000 до 5000 руб.Если же сумму, превышающую 100 000 руб., ваш работник внесет в кассу другой организации не по одному, а по разным договорам (например, по договору купли-продажи товаров – 50 000 руб., а по договору поставки – 51 000 руб.), никакого нарушения не будет.Таким образом, подотчетное лицо не может заплатить по одному договору более 100 000 руб., но может иметь под отчетом и более 100 000 руб.

Пассив баланса: расшифровка строк

Для решения задачи укажем, на дебете или кредите какого счета будут отражены суммы остатков (табл. 3.3).

Используя этот вариант, бухгалтер неизменно столкнется с вопросом нужно ли начислять сумму ЕСН и взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на сумму невозвращенного аванса, если данная сумма учитывается в составе доходов физического лица.

Что это такое Аванс – определенные средства, которые выдаются в качестве предоплаты до момента отгрузки товара, предоставления услуг, выполнения работ. Это платеж в счет будущих затрат, оплаты продукции. Аванс дает гарантию того, что платеж будет осуществлен. Схожая позиция представлена в Толковании Т 16/2013-КпТ «НДС с авансов выданных и полученных». Методологи БМЦ указали: дебиторская задолженность по уплаченным авансам на приобретение оборудования, товаров, работ, услуг и т. п. показывает в отчетности право организации получить предусмотренные договором объекты в соответствующей комплектации, количестве и надлежащего качества.

Калькулятор это актив или пассив

Эти деньги либо ваши собственные (раздел пассивов: собственный капитал) , либо заемные (раздел пассивов: обязательства) . Все очень просто и наглядно: берем нечто, если оно отвечает на вопрос «что это?» , то записываем его в активы, если же оно отвечает на вопрос «откуда это взялось?» , записываем его в пассивы Вам будет предложен перечень имущества предприятия, а Вам нужно будет определить: что отнести в актив, а что в пассив.. Для этого изучите структуру баланса предприятия.. Какая проводка? Дебет, кредит По дебету счетов отражают поступление товаров, денежных средств.
Все дебетовые счета являются активными, потому. что остаток по ним может быть только дебетовый.По кредиту счетов отражают расходные операции. Кредитовые счета являются пассивные. Остатки на пассивных счетах могут быть только кредитовые.

Задолженность за подотчетными лицами актив или пассив

Также особую важность имеют назначения платежного поручения. С ними также следует ознакомиться заранее, в противном случае велика вероятность появления всевозможных сложностей. Имеется достаточно обширное количество самых разных вопросов, которые непосредственно связанны с тем, куда следует записать операцию — в дебет или кредит. Бухгалтеру или же иному должностному лицу, непосредственно ответственному за свершение различного рода операций по учету средств, следует также заранее ознакомиться со следующими важными вопросами:

• дебиторская задолженность;
• кредиторская задолженность;
• порядок списания;
• погашения в регламентированном учете 1С.

Особое внимание необходимо обратить на то, каким образом списывается задолженность как перед предприятием, так и перед работником.

Задолженность подотчетных лиц в балансе

Наличная валюта может быть выдана организацией с ее текущего валютного счета из средств, полученных ею в результате осуществления хозяйственной деятельности. Валютное законодательство РФ разрешает организациям приобретать иностранную валюту для оплаты командировочных расходов на внутреннем валютном рынке (Инструкция Банка России

«О порядке обязательной продажи предприятиями, объединениями, организациями части валютной выручки через уполномоченные банки и проведения операций на внутреннем валютном рынке Российской Федерации»

, утвержденная приказом ЦБ РФ от 29 июня 1992 г.

№7 с последующими изменениями и дополнениями). Положением №62 определено, что организации могут покупать наличную иностранную валюту за рубли только через уполномоченные банки в безналичном порядке.

Покупка наличной иностранной валюты (через обменные пункты) для оплаты командировочных расходов запрещена. Расчеты с подотчетным

Взаимосвязь учета расчетов с подотчетными лицами с бухгалтерской отчетностью

Расчеты с подотчетными лицами отражаются в бухгалтерской отчетности организации только в случае наличия задолженности по расчетам с сотрудниками по подотчетным суммам.

Так, информация о дебиторской и кредиторской задолженности по расчетам с работниками по подотчетным суммам приводится в:

Бухгалтерском балансе (форма № 1);

Приложении к бухгалтерскому балансу (форма № 5).

Формы бухгалтерской отчетности утверждены Минфином РФ в Приказе №67н от 22.07.2003 г. «О формах бухгалтерской отчетности организаций».

Согласно Приказу Минфина РФ от 06.07.1999 г. №43н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99) зачет между дебиторской и кредиторской задолженностью по расчетам с работниками по подотчетным суммам в бухгалтерской отчетности не допускается.

Если на отчетную дату числится задолженность подотчетного лица перед предприятием, то по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» формируется дебиторская задолженность.

В бухгалтерском балансе дебиторская задолженность работников отражается в составе активов по строке 240 «Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)» в разделе II «Оборотные активы».

В случае наличия задолженности предприятия перед подотчетным лицом на отчетную дату, то по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» формируется кредиторская задолженность.

Кредиторская задолженность перед подотчетными лицами по возмещению им сумм перерасхода в соответствии с утвержденными авансовыми отчетами отражается в бухгалтерском балансе в составе пассивов по строке 622 «Задолженность перед персоналом организации», формируя показатель строки 620 «Кредиторская задолженность» в разделе V «Краткосрочные обязательства».

При заполнении строки 240 «Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)» и строки 622 «Задолженность перед персоналом организации» используются данные бухгалтерского учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами.

Исходя из вышеизложенного, фрагмент бухгалтерского баланса в рассматриваемой ситуации будет выглядеть следующим образом.

Таблица 6

Кто может быть подотчетным лицом

Сотрудники организации при осуществлении хозяйственных операций и для поездки в командировку получают из бухгалтерии авансом денежные средства на осуществление этих целей. Именно они и являются для учреждения подотчетными лицами. Такой человек должен обладать рядом качеств:

• Это обязательно физическое лицо.
• Такой гражданин должен официально находиться в трудовых отношениях или с предприятием (юридическим лицом) или с физическим лицом, которое имеет статус предпринимателя.
• Между таким лицом и организацией должен быть заключен трудовой договор в любой форме, т. е. сотрудник может быть принят на постоянную или временную работу.

Учет расходов будущих периодов

А вот когда речь идет о сокращении резерва, проводка приобретает такой вид: Д-63, К-91.01, но уже по статье «Прочие доходы». Сходная запись делается и в случае восстановления ранее начисленного фонда.

Важно

Что касается списания недоимки за счет фонда, здесь запись становится следующей: Д-63, К-62, К-58 или К-76. Заключение Подытоживая сказанное выше, отметим, что задача квалифицированного экономиста – скрупулезное и корректное отражение финансовых реалий в балансе организации.

Помните, невнимательность либо умышленное искажение фактов становятся следствием серьезных промахов руководителя при планировании стратегии развития. Корректное заполнение баланса предприятия — залог успешной работы фирмы Соответственно, здесь падает экономический потенциал и платежеспособность предприятия.

Кроме того, ошибки в бухгалтерском учете чреваты проблемами с фискальными органами.

Шпаргалка: характеристика пассива и актива баланса

Отражение налогов и сборов Таким образом, кредитовое сальдо определяет финансовые обязательства предприятия, а дебетовый остаток – авансовые платежи с переплатой Следующая проблема, с которой сталкиваются сотрудники экономического отдела – задолженность перед бюджетом. Актив или пассив бухгалтерии заполняется в этой ситуации, разберемся ниже.

Как утверждают финансисты, тут работает то же правило, что и в случае выше. Соответственно, счета становятся переходящими из активной части в пассивный раздел.

Отметим, подобные нюансы касаются всех расчетных операций предприятия. Операции по перечислению бюджетных платежей проходят по счету 68.

По кредиту в этой ситуации отражают суммы недоимок и фактических начислений. Соответственно, налог на прибыль вносится в бухгалтерию в виде записи: Д-99, К-68.

Отражение НДФЛ выглядит так: Д-70, К-68.

Внимание

По какому счету следует отразить РБП? На практике предприятия самостоятельно внедряют в форму баланса новую строку, предназначенную для учета расходов будущих периодов. Детализацию показателей специалисты вправе устанавливать самостоятельно.

Задолженность по подотчетным суммам актив или пассив

Остальное уже отвечено правильно Немного позволю себе поправить Ирика:п. 4 Отгружена готовая продукция, Д 90 К 43,п. 5 Списывается производственная себестоимость реализованной продукции Д 90 К 43п. 6 произведены расчеты с кредиторами за счет ссудного счета Д 60 (76) К 55п. 8 — только Д 70 К 73 1. Поступило с расчетного счета в кассу:- для выплаты з/платы- на командировочные расходыД 50 К 512. Выдана из кассы з/платаД 70 К 503. От поставщиков поступили материалыД 10 К 60/14.

Отгружена готовая продукцияВ данном случае происходит уже реализация Д 62/1 К 90/1(Ирик и Алексей не правы)5. Списывается производственная себестоимость реализованной продукцииД 90/2 К 436. произведены расчеты с кредиторами за счет ссудного счетаД 60 (76) или другие кредиторы К 66 (67)7. На расчетный счет поступила предоплата за продукциюД 51 К 62/28. Удержан из з/платы аванс, выданный в подотчетД 70 К 719.

Похожие записи:

• ​Пособие малоимущим семьям в 2023 году
• Фиктивный брак для получения гражданства РФ: какая грозит ответственность…
• Возмещение вреда здоровью при ДТП