Приказ об утверждении графика отпусков
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приказ об утверждении графика отпусков». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обязанность нанимателя составлять график отпусков следует из статьи 123 ТК РФ. Утвердить его на следующий год нужно не позднее, чем за 2 недели до конца года текущего. Например, график отпусков на 2023 год утверждается не позднее 17 декабря 2022 года.
График отпусков составляют все работодатели. Не делать этого могут только микропредприятия, которые отказались от принятия внутренних нормативных актов (статья 309.2 ТК РФ). Однако в таком случае необходимо заключить с каждым сотрудником письменное соглашение и зафиксировать этот факт в пункте 22 Типового трудового договора.
Перед составлением графика отпусков нужно учесть, что помимо основного оплачиваемого периода отдыха длиной 28 дней (статьи 114-115 ТК РФ), некоторым категориям трудящихся положены дополнительные дни (статьи 116-119 ТК РФ).
Если работник трудится первый год, он вправе рассчитывать на отдых через 6 месяцев. Но есть случаи, когда его следует предоставить раньше, если сотрудник изъявил такое желание (статья 123 ТК РФ). На это вправе рассчитывать женщины перед «декретом» и сразу после него, несовершеннолетние, лица, усыновившие ребёнка до трёх месяцев и некоторые другие (статья 122 ТК РФ).
Указанные категории сотрудников также вправе получить отпуск в любое удобное для них время. Кроме того, такое право есть у одного из родителей / опекунов несовершенного ребёнка-инвалида, ветеранов, «чернобыльцев», доноров крови, супругов военнослужащих, совместителей и иных категорий.
Нельзя не предоставлять нанятому лицу отпуск в течение двух лет подряд (статья 124 ТК РФ), даже если он сам об этом просит. Если период отдыха за прошлый год не был использован полностью, оставшиеся дни нужно включить в график отпусков на следующий год. Сначала в документе отражается прошлогодний период, а потом – приходящийся на год, на которой он составляется.
Период ежегодного отдыха можно делить на части, но одна из них не должна быть менее 14 календарных дней (статья 125 ТК РФ).
Надо ли составлять приказ в обязательном порядке или можно обойтись без него?
Приказ об утверждении графика отпусков, образец которого можно найти далее, не является обязательным документов. Некоторые компании вовсе его не составляют, и это не является нарушением. Однако большинство организаций продолжает использовать данный документ. Рассмотрим некоторые нюансы, которые помогут понять, когда приказ надо составлять в обязательном порядке, а когда можно обойтись без него
Если в организации график отпусков составляется по типовой форме № Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 – составлять приказ нет необходимости. Форма № Т-7 уже содержит графу «УТВЕРЖДАЮ», в которой руководитель должен проставить свою подпись. Издавать отдельное распоряжение в этом случае не надо, оно будет целесообразным только если есть необходимость в отражении в документе дополнительной информации, относящейся к графику отпусков.
Но если организация применяет форму графика отпусков, разработанную самостоятельно, и в ней отсутствует графа об утверждении – необходимо составлять соответствующий приказ.
Изменение в графике отпусков
В теории всё звучит довольно гладко, но вот на практике чётко соблюдать график получается только у 5—7% работодателей. Варианты необходимости внесения корректировок встречаются часто.
Рассмотрим самые распространённые:
- До начала отпуска или во время него работник берёт больничный лист. В этом случае наниматель должен перенести отпуск сотрудника на другое время. Рекомендации экспертов гласят, что нужно в обязательном порядке отразить перенос отпуска, используя документально оформленные основания, к примеру, заявление сотрудника.
- Работодатель вынужден отозвать сотрудника по производственной необходимости. Здесь понадобится не только согласие человека на отрыв от отдыха, но и соответствующий приказ об отзыве. Есть категории работников, которых ни при каких обстоятельствах нельзя отозвать из отпуска, даже в случае, когда сотрудник и сам не отказывается от выхода на рабочее место. К таким категориям причисляются, например, беременные сотрудницы.
- Когда человек меняет отражённый в графике полный период (28 дней) на части. Тогда нужно зафиксировать в графике данные о разделе отпуска на несколько частей. Основаниями здесь могут быть также 2 документа: заявление от сотрудника, где он просит дать ему не полный период отдыха, а также приказ о согласовании определённой части, что должно быть отражено в графике отпусков. Главное — не нарушить требования ТК РФ, регулирующие момент, что хотя бы одна часть отпуска не может быть менее четырнадцати календарных дней.
- Вносятся корректировки в график и когда человек хочет взять отпуск в другое время (вне графика). Здесь также основанием должны быть заявление работника и приказ.
- Иногда приходится заменить часть отпуска денежной компенсацией, тогда все данные в обязательном порядке отражают в графике отпусков. Для этого в примечаниях графика нужно проставить отметку о том, какая часть ежегодного оплачиваемого отпуска компенсирована деньгами, и дать ссылку на реквизиты приказа. Это важно, так как работодатель не имеет права компенсировать обязательные для отдыха 28 дней, часть можно взять только из дополнительного или удлинённого отпусков, и это должно быть отмечено в документе.
- Если перенести отпуск, спланированный по графику, просит совместитель, работодатель не имеет права отказать ему. Следует также уточнить этот момент в графике.
Правила составления приказа на следующий год
Законодательство не устанавливает обязательных правил по оформлению внутренних приказов об утверждении графиков или иных документов, действующих на предприятии. Тем не менее обычно во всех организациях соблюдается сложившийся порядок документооборота. Согласно порядку документооборота приказ содержит в себе:
- указание на организацию или ИП, для работников которого составлен график;
- номер и дату документа согласно принятой в организации системе документооборота;
- суть приказа, а именно воля руководителя на то, чтобы график был утверждён и стал обязательным документом как для работников, так и работодателя;
- лица, ответственные за соблюдение порядка выхода в отпуск сотрудников организаций (обычно в качестве таких лиц указываются руководители отделов, служб и других внутренних подразделений предприятия согласно штатному расписанию);
- подпись руководителя, утвердившего документ, а также ответственных исполнителей приказа.
Приказ должен быть подготовлен в виде отдельного письменного документа, но если на предприятии действует система электронного делопроизводства, он может быть дополнительно выполнен и в виде электронного документа.
Что представляет собой распоряжение об утверждении графика отпусков?
Данный документ вводит в действие график отпусков, одобренный руководством компании. В нем установлен порядок вступления в силу утвержденного графика, а также иные нюансы его применения.
Приказ об утверждении графика отпусков издается руководителем компании после согласования с работниками конкретных дат предоставления им ежегодного отдыха. Документ не имеет унифицированной формы. Распоряжение должно быть составлено и утверждено не позднее чем за две недели до начала нового отчетного года. Приказ составляют в единственном экземпляре, после утверждения директором организации его сдают в кадровую службу.
Как составить приказ?
Приказ о графике отпусков, образец которого можно взять за основу, необходимо составлять от лица руководителя организации. Составление подобного рода документов следует доверить сотруднику, имеющему необходимый уровень знаний и ориентирующемуся в положениях ТК РФ. Это может быть начальник отдела кадров, секретарь, юрист и др.
Так как приказ не имеет строго установленной законодательством формы – его можно составить в свободном виде. Чаще всего его формируют на основе привычной типовой формы или внутреннего шаблона приказа, разработанного в организации. Документ должен содержать:
- название юридического лица;
- дату составления и номер;
- суть распоряжения;
- подпись руководителя;
- подтверждение ознакомления с приказом лиц, упомянутых в качестве исполнителей распоряжения.
Правила внесения изменений в график отпусков
Работники могут попросить о переносе отпуска и, если это не мешает трудовому процессу, по согласованию с руководством использовать его в другое время. Тогда они пишут заявление, в котором указывают причину. Хорошо, если у них на руках есть бумаги (например, назначения врача), в которых указаны основания для переноса. После этого издается приказ о переносе, новые даты основного оплачиваемого отпуска вносятся в табель, там же указывается номер приказа, а в комментариях — причина, по которой он переносится.
ВНИМАНИЕ! Если в компании появляются новые сотрудники, которые пришли на работу после составления таблицы, то в нее вносятся дополнения по этим работникам в виде приложений. Составляются они так же, как и основной график: вносятся данные подчиненных, согласуются руководителями подразделений, ставятся подписи.
Нужно ли отдельное распоряжение
Согласно статье 123 ТК РФ, работодатель обязан утвердить план отдыха работников не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года. Это обязанность любого работодателя, но нужно ли утверждать график отпусков приказом? Законодательство не обязывает работодателей издавать отдельное распоряжение, но, как показывает практика, такой документ значительно упрощает жизнь кадровикам.
Кроме того, унифицированной формы документа не существует. Законодательно утверждена лишь форма самого плана (форма Т-7). Но даже ее использование носит рекомендательный характер. Тем не менее, составлена она весьма удобно, в ней содержатся все необходимые поля, в том числе и для утверждения графика. Поэтому формой Т-7 пользуются многие коммерческие организации.
Таким образом, если приказ о графике отпусков в ДОУ или любом другом учреждении не оформлен, это не является нарушением.
Образец приказа на утверждение графика отпусков
Приказ на утверждение графика отпусков — это распорядительный документ, который должен быть издан не позднее 15 декабря. Но нужен ли отдельный приказ, или ему есть законная альтернатива?
КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО
Получить доступ
Статья 123 ТК РФ обязывает каждого работодателя не позже, чем за две недели до нового года, подготовить документ, устанавливающий время отдыха сотрудников в следующем году. В нем учитываются следующие виды отпусков:
- ежегодные оплачиваемые;
- неиспользованные в прошлом году;
- дополнительные, предусмотренные локальными нормативными актами или законодательством.
График составляют, согласовывая с профсоюзом, если он есть. Желательно учитывать пожелания сотрудников, имеющих преимущественное право на выбор времени отдыха: это жены военнослужащих, чернобыльцы, многодетные и т.д.
После того как график сформирован, его нужно утвердить и ознакомить с ним членов трудового коллектива. На этом этапе возникают сомнения: нужен ли приказ на утверждение графика отпусков или достаточно подписи директора на графике отпусков?
Как вносить изменения в график отпусков
Любые отклонения реальных сроков отпусков от того, что было запланировано, должны оформляться приказами, вносящими изменения в график. В частности, это требуется при переносе отпуска с согласия работника. В такой ситуации изменения вносятся в графы 8 и 9 формы № Т-7 (ст. 124 ТК РФ). При этом дата переноса значения не имеет: корректировки необходимы и в случае предоставления отпуска раньше назначенного срока, и в том случае, если отдых отложен на более позднее время.
Также изменения в график вносятся при отзыве работника из отпуска (об ограничениях на отзыв см. «Минтруд сообщил, можно ли отозвать работника из неделимой 14‑дневной части отпуска»). Для этого обычно используется графа 10 «Примечание» формы № Т-7. Там указывается, что работник отозван из отпуска, и проставляется дата отзыва. Реквизиты приказа об отзыве заносятся в графу 8, а в графе 9 указываются сведения о дате начала использования оставшейся части отпуска.
ВАЖНО
Надо ли вносить изменения в график в связи с приемом новых работников в течение года? Порядок корректировки формы № Т-7 для этой ситуации не регламентирован. Мы рекомендуем составлять на таких сотрудников отдельную форму № Т-7 в качестве приложения к утвержденному ранее графику.
График отпусков обязателен для всех
Работники имеют право на отпуск, установленное трудовым законодательством. Во избежание конфликта интересов очередность отпусков устанавливается внутренним локальным документом организации – графиком отпусков.
График отпусков, утвержденный руководителем организации, учитывает интересы работников и составляется с учетом особенностей хозяйственной деятельности компании. Ведь из-за отпусков персонала не должны пострадать и бизнес-процессы предприятия. График отпусков обязателен как для работников, так и для работодателя (ст. 123 ТК РФ).
Для составления графика отпусков на 2018 год используют форму №Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Однако организации могут разработать и использовать свой собственный бланк.
Нужен ли приказ об утверждении графика отпусков
Ст. 123 Трудового кодекса указывает на обязательное утверждение графика отпусков на предприятии. Руководство обязано принять меры для разработки и утверждения графика не позднее, чем за 2 недели до наступления года, для которого он составляется. Исходя из положений трудового права, график отпусков необходимо утвердить до 17 декабря года, предшествующего году отпусков. Так, график отпусков на 2020 год подлежит утверждению не позднее 17 декабря 2019 года. График отпусков в дальнейшем может корректироваться и дополняться новыми сведениями.
График отпусков требуется обязательно согласовать с профсоюзной организацией (если такая функционирует на предприятии), а также ознакомить с ним каждого сотрудника под подпись. Он составляется в свободном формате, но обычно работодатели используют типовую форму Т-7.
В дальнейшем утвержденному графику должны следовать как руководство компании (которое не имеет права самовольно не отпустить сотрудника в отпуск в утвержденные в графике сроки), так и сотрудники (которые не вправе нарушать сроки ухода в отпуск).
Отсутствие графика отпусков на предприятии грозит работодателю привлечением к административной ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП. Штраф для должностных лиц по ней составляет 1-5 тыс. р., для юрлиц – 30-50 тыс. р.
В процессе составления графика оплачиваемых отпусков здесь учитываются как ежегодные оплачиваемые отпуска, так и неиспользованные сотрудниками в прошлые годы, дополнительные отпуска и отпуска для совместителей.
Обычно утверждение графика отпусков руководством оформляется через приказ. Приказ не является обязательным документом: для того, чтобы график приобрел юридическую силу, он должен содержать дату и подпись руководства. Но обычно именно приказной порядок утверждения документов используется в практике работы российских компаний. Иногда в указанном приказе не только отображается сам факт его утверждения, но и прописывается другая важная информация. Например, указываются ответственные за соблюдение графика должностные лица.
Таким образом, разработка приказа об утверждении графика отпусков не является обязательной. Этот документ составляется по желанию работодателя, если это принято действующей в компании системой документооборота.
Как составить приказ?
Приказ о графике отпусков, образец которого можно взять за основу, необходимо составлять от лица руководителя организации. Составление подобного рода документов следует доверить сотруднику, имеющему необходимый уровень знаний и ориентирующемуся в положениях ТК РФ. Это может быть начальник отдела кадров, секретарь, юрист и др.
Так как приказ не имеет строго установленной законодательством формы – его можно составить в свободном виде. Чаще всего его формируют на основе привычной типовой формы или внутреннего шаблона приказа, разработанного в организации. Документ должен содержать:
- название юридического лица;
- дату составления и номер;
- суть распоряжения;
- подпись руководителя;
- подтверждение ознакомления с приказом лиц, упомянутых в качестве исполнителей распоряжения.
Составленный график отпусков можно включить в приказ в качестве приложения. Удостоверять документ печатью нет необходимости.
Вопросы, касающиеся возникновения отношений в отрасли труда, в том числе и нюансы, связанные с оформлением отпусков, регулируются основополагающим законодательным актом – Трудовым Кодексом РФ. Данной тематике отдельно посвящена гл. 19. ТК РФ.
Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. – нормативный документ, который также является значимым источником правовой информации в сфере труда.
Важно понимать, что составление графика – процедура, которая требует выполнения в обязательном порядке. Это касается абсолютно каждого работодателя, причём количество сотрудников, трудящихся в организации не имеет никакого значения.
В противном случае, за уклонение от данных обязательств, следует административное наказание. Так ст. 5.27 КоАПа РФ предусмотрены следующие административные меры воздействия:
- должностные лица обязуются к выплате штрафа в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей.
- юридическим лицам грозит приостановление деятельности сроком до 90 суток или выплата штрафа в размере от 30 000 до 50 000 рублей.
Отсутствие графика отпусков в небольших компаниях и у ИП является обычной практикой, хотя это и неверно. Очень часто руководство не задумывается или попросту не знает о необходимости составить этот документ. Вместе с тем требование о его формировании вытекает из статьи 123 ТК РФ. Его отсутствие грозит работодателю штрафом по статье 5.27 КоАП, ведь проверяющие могут расценить это как нарушение норм трудового права.
Компания по указанной статье на первый раз может быть оштрафована на сумму 30-50 тыс. рублей. Если же нарушение выявится повторно, штраф составит 50-70 тыс. рублей.
Предпринимателя-работодателя, а также должностное лицо, допустившее нарушение, оштрафуют на такие суммы:
- при первичном нарушении — на 1-5 тыс. рублей;
- при повторном — на 10-20 тыс. рублей.
Приказ об утверждении графика отпусков
6946 Оформление приказа об утверждении графика отпусков – необходимая часть процедуры составления порядка очередности отпусков сотрудников предприятий и организаций. Обычно такие графики создаются в крупных компаниях, где работает большое количество персонала и производственные процессы не терпят никаких задержек, поэтому уход каждого работника в отпуск и подбор ему замены продумываются заранее.
ФАЙЛЫ Сам приказ всегда пишется от лица руководителя организации и им же подписывается, хотя непосредственная обязанность по его составлению лежит либо на начальнике отдела кадров, либо на юристе, либо на секретаре. В любом случае, это должен быть сотрудник, имеющий необходимый уровень знаний для создания подобного рода документов и владеющий основами трудового кодекса РФ. составляется заранее – не позже чем за две недели до наступления года, по которому распределяется отпускное время.
При этом, в процессе создания графика должны учитываться как пожелания сотрудников, так и производственная необходимость. Предварительный график обязательно должен быть передан на согласование в профсоюзный орган (если таковой имеет место быть на предприятии), затем с приказом должны быть под роспись ознакомлены все работники организации (если этого не сделать, вполне могут возникнуть споры и разногласия с сотрудниками, доходящие до судебных разбирательств).
График отпусков является документом обязательным к исполнению, какие-либо корректировки могут вноситься в него только при взаимном согласии