Подписание трудовых документов задним числом!
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Подписание трудовых документов задним числом!». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно принятым законодательным актам Трудового кодекса прием на работу сотрудника начинается с подачи заявление на имя руководителя организации и заключения трудового договора между ним и работодателем, которым может являться физическое (индивидуальный предприниматель) или юридическое (организация, производственное предприятие, компания) лицо. На основании статьи 61 ТК РФ трудовой договор начинает действовать со дня его подписания или со дня фактического допуска к работе по согласованию или поручению руководителя предприятия или уполномоченного им лица.
Правила оформления документов
В любом делопроизводстве документы имеют ключевое значение. Каждый из них проходит несколько этапов – от заполнения до занесения в архив. Когда в организации ведется учет большого количества документов, тогда возникает необходимость составления реестра. Каждый документ будет учтен и отображен в этом перечне. Сотрудники организации всегда смогут найти его и использовать в дальнейшей работе.
Ведение реестра определяют законы РФ «О порядке ведения реестра документов для ООО» и «О реестре». В них описаны какие типы документов должны быть внесены в реестр компании, а также формы их оформления и хранения.
Реестр значительно упрощает работу со всеми документами организации, как входящими, так и исходящими. Он включает в себя описание документов, которое позволяет сотруднику найти нужный из них, а также информацию о том, что в нем собственно находится. Эти данные помогут определить кому и когда был выдан документ.
Как задним числом устроить директора или генерального директора на работу в 2022 и 2023 году
Директор или генеральный директор компании имеет особый статус – в соответствии с ФЗ «Об ООО».
Ген.директор — это единоличный исполнительный орган организации и в его отношении применяется особый правой статус, поскольку такое лицо одновременно является и работником (его нанимает собственник организации от имени организации) и работодателем (поскольку, будучи избранным, он без доверенности действует от имени фирмы, заключая трудовые договоры с работниками).
Итак, если о трудоустройстве обычного работника государство узнает от работодателя посредством формы СЗВ-ТД, то о назначении руководителя становится известно заранее из ЕГРЮЛ.
Федеральным законом №129 «О государственной регистрации…» предусмотрен срок, в течение которого организация должна уведомить о назначении на должность (приеме на работу) нового руководителя. Этот срок составляет три дня с даты принятия решения о назначении. Датой принятия решения является дата, указанная на решении о назначении или протоколе общего собрания участников о назначении.
Риски и последствия подписания (неподписания) договора
Подписание договора задним числом: риски
Чтобы в полной мере осознать, чем чревато несвоевременное оформление письменных трудовых соглашений и дальнейшее их подписание «задним числом», предлагаем рассмотреть возможные последствия таких действий.
По административному законодательству несвоевременно подписанный трудовой договор может стать причиной наложения на администрацию (уполномоченное на подписание таких договоров лицо) штрафа в размере от одной до пяти тысяч рублей. Если же будет доказана вина юридического лица, а не конкретного работника, штраф может составить до 50 тысяч рублей либо же вплоть до приостановления хозяйственной деятельности на три месяца.
Причины, по которым документы оформляются задним числом
Сперва необходимо отметить, что достаточно часто можно столкнуться с понятием «оформить/подписать задним числом». Но что это значит для самого процесса документооборота и каким образом влияет на лиц, работающих с ними.
В целом, можно смело заключить, что документ, оформленный задним числом, является поддельным. Для лица, использовавшего такой документ, может наступить административная или уголовная ответственность. Первая регламентируется ст. 19.23 кодекса РФ об административных правонарушениях, вторая – ст. 327 УК РФ. Ответственность наступает только за подделку документов, которые удостоверяют личность или подтверждают права. Например, если при трудоустройстве работник предоставил поддельные документы, руководитель компании должен поставить в известность органы внутренних дел о выявленном нарушении. Также контролирующие органы могут выявить факт нарушения с документами, которые содержат перечень структурных подразделений, наименование должностей, информацию о количестве сотрудников.
Дата документа, вступающего в силу, должна соответствовать дате приказа.
Если же документ, оформленный задним числом, не является подделкой именно официального документа, тогда работодатель – невиновное лицо. Этим пользуются недобросовестные руководители, которые поручают «переделку» различного рода документов специалистам кадровой службы или же бухгалтерам.
Приказы по работе и увольнению
В этой сфере больше всего нарушений. Как правило, при оформлении задним числом приказов и актов о взысканиях и увольнениях. И эти ситуации явно провоцируют конфликт.
Первая угроза — документ может быть оспорен. Даже особых доводов приводить не потребуется. Достаточно указать, что дата в документе не соответствует реальной дате его издания. Для подтверждения не нужно личного признания. Помогут свидетельские показания, другие (достоверные) документы и (или) экспертиза.
Оспаривание может повлечь разные последствия:
1. Когда вопрос только в юридической силе, недостоверные сведения — основание для признания документа недействительным. Приказ о взыскании отменят, при увольнении — восстановят на работе, если истец этого требует, и обяжут выплатить зарплату. Возможно и возмещение морального вреда.
2. Если в действиях работодателя усмотрят нарушения трудового законодательства, а их, как правило, несложно выявить, то не избежать ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.
3. Если документ используется как доказательство — его не примут.
4. Если составлялся как доказательство — грозит уголовная ответственность по ст. 303 УК РФ.
Оспорить приказ можно только при условии, что он нарушает права заявителя. Если этого нет, то оформленный задним числом документ не будет поводом для обращения в суд. Более того, в такой ситуации появляется возможность использовать сильный аргумент — оформление задним числом не нарушало, а восстанавливало нарушенные права. Но, с другой стороны, в таких делах приказы и акты — это лишь свидетельства нарушения, а оспаривается, как правило, сам порядок наложения взыскания или увольнения. Выявленные при этом нарушения, в итоге, становятся основаниями для отмены приказа.
Крайне опасно оформлять документы задним числом для их представления в суд или в контролирующие органы. Здесь прямая угроза уголовной ответственности. Но даже если суд просто не примет такие доказательства, поставит их под сомнение — это уже высокая вероятность проигрыша дела для техтем, кто их представил.
Как обеспечить сохранность имущества
Если работодатель возлагает на вас ответственность за какое-то имущество, то должен организовать систему его учета. Иначе будет неясно, за что вы отвечаете.
Если работодатель не создал надежные условия хранения имущества, работник должен проявить инициативу сам.
Для начала можно просто переговорить с руководством. Можете сказать: «Я не отказываюсь нести ответственность, но в таком случае нам надо все правильно оформить. При хранении запчастей могут произойти разные ситуации, и, чтобы избежать споров, лучше заранее все прописать на бумаге».
Обычно это выглядит так. Работник принимает запчасти по накладной и вносит сведения о них в «1С». При необходимости инженер получает у бухгалтера три экземпляра требования-накладной на выдачу конкретных запчастей, несет на склад, и ему выдают запчасти. На документе остаются подписи работника склада и инженера: «Получил» и «Отпустил». Один экземпляр накладной остается у инженера, второй — у кладовщика, третий возвращается в бухгалтерию.
Перед отпуском попросите руководителя проверить наличие запчастей на складе — такая процедура называется инвентаризацией. Результаты инвентаризации зафиксируйте в акте. По-хорошему на время вашего отсутствия работодатель должен назначить другого ответственного за запчасти. Им может быть сам директор. Для вас главное — зафиксировать, что перед отпуском запчасти были в наличии. После отпуска попросите незамедлительно провести повторную инвентаризацию, чтобы сравнить, сколько запчастей было и сколько осталось.
Бывает, что ответственный сотрудник не может выйти на работу, например, из-за болезни. В таких случаях провести плановую инвентаризацию не получится, поэтому могут быть и другие решения. Например, ключ от склада есть только у ответственного лица, а запасной ключ хранится в запечатанном конверте. При экстренной необходимости конверт вскрывается, что фиксируется актом.
Важно прописать порядок учета вверенного вам имущества в локальном акте работодателя, например в положении о порядке хранения запчастей. Попросите, чтобы вам выдали заверенную копию такого положения. Вы принимаете на себя полную материальную ответственность и имеете право на то, чтобы запчасти учитывались и хранились надлежащим образом.
Если работодатель отказывается создать необходимые условия, напишите ему служебную записку. Это может пригодиться, если работодатель подаст на вас в суд и потребует компенсировать недостачу запчастей. Служебная записка будет доказательством, что вы пытались добиться сохранности вверенного имущества, но работодатель ничего не сделал.
Почему нельзя оформлять документы об образовании задним числом
Для лучшего понимания принципов работы с документами и их датированием остановимся на конкретном случае документов с измененной датой. Рассмотрим в качестве примера документы об образовании, подписанные задним числом. Как было указано выше, такой документ будет относиться к разряду подложных, поскольку проставленная дата не соответствует действительной. Это говорит о том, что договоренности сторон не подтверждены документально. Такой документ легко оспорит судебно-техническая экспертиза и признает его недействительным. Организация, которая выдает такого рода документы и сертификаты является мошеннической.
Сегодня работодатель предъявляет высокие требования к потенциальным работникам. Для того, чтобы им соответствовать люди получают среднее, высшее образование, проходят курсы повышения квалификации, профессиональной переподготовки. Предоставление диплома, сертификата, подписанного задним числом (иначе подложного документа) может стать основанием для прекращения трудового договора по инициативе работодателя. Например, если при вступлении в должность, документ был принят, то при проверке органами надзора его могут отправить на дополнительную экспертизу.
Как выполняется запись
Если возникла необходимость зафиксировать данные сотрудника предыдущим или «старым» числом, то это можно сделать таким образом:
- если дата изготовления трудовой книжки является более поздней, чем записи в ней, то в таком случае имеет место регистрация новой книжки>
- если титульная страничка содержит неверную дату его рождения, то в таком случае специалисты рекомендуют зачеркнуть неверную дату тонкой линией так, чтобы просматривалась предыдущая запись, а сверху исправлений указать верную дату>
- если человек работает по совместительству, то в таком случае несложно ответить, можно ли внести запись в трудовую книжку задним числом, поскольку есть два варианта:
- нельзя, пока работник работает на предприятии только по совместительству и работодатель не может внести какую-либо информацию в учетный регистр – трудовую книжку работника>
- можно, если сотрудник уволился с предыдущего постоянного места работы и сменил место по совместительству на постоянное.
Если вы не уверены окончательно в том, как поступить в подобных ситуациях, то лучше обратиться к юристу.
Прием сотрудника задним числом
Отвечает: Анастасия Тайшина, руководитель аналитической службы, юрист.
В соответствии с действующим законодательством работодатель обязан предоставлять Пенсионному фонду следующие виды отчетности: отчетность (расчет) по начисленным и уплаченным страховым взносам и отчетность, которая заключается в предоставлении индивидуальных сведений о работниках этого работодателя. При предоставлении сведений индивидуального (персонифицированного) учета Пенсионному фонду сообщается, в том числе, страховой стаж работника и начисленные и уплаченные страховые взносы. В страховой стаж включаются периоды работы и (или) иной деятельности, которые выполнялись на территории России, при условии, что за эти периоды уплачивались страховые взносы в Пенсионный фонд (п.1 ст.10 Федерального закон от 17.12.2001 №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»). Учитывая, что Вашему работнику заработная плата не выплачивалась, страховые взносы на этого работника не начислялись, индивидуальные сведения о нем предоставлять не нужно, поскольку нет информации, подлежащей учету. В любом случае Вас невозможно будет привлечь к ответственности за нарушение порядка предоставление Пенсионному фонду необходимых сведений и расчетов, поскольку размеры штрафов рассчитываются в процентном соотношении от сумм страховых взносов на конкретного работника, индивидуальные сведения о котором представлены не были (ст. 46 Федерального закона от 24.07.2009 №212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации…», ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», п.16 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.08.2004 №79 «Обзор практики разрешения споров, связанных с применением законодательства об обязательном пенсионном страховании»).
Как оформить необходимые записи по предписанию проверяющих
Устранение нарушений по итогам проверки
Ситуации, когда проверкой компетентного органа выявляется нарушение в сфере оформления трудовых отношений (в частности, отсутствие письменного трудового договора), встречаются часто. Как правило, по итогам такой проверки руководитель компании либо отвечающее за кадровое делопроизводство должностное лицо привлекается к ответственности и выдается предписание на устранение недостатков.
И вот здесь возникает небольшая дилемма, ведь официально оформлять документ задним числом противозаконно, а вот устранить последствия проверки необходимо в кратчайшие сроки. Чтобы разрешить эту ситуацию потребуется выполнить несколько простых действий:
- По итогам проверки составить письменный трудовой договор с конкретным работающим сотрудником. Условия договора должны соответствовать сегодняшнему дню.
- Одним из пунктов договора должно значится срок вступления его в силу. Здесь целесообразно вписывать дату фактического начала работы сотрудником.
- Если же за время отсутствия договора его первичные условия (в частности, уровень оплаты труда) неоднократно менялись, можно обозначить в таком договоре первичный уровень заработной платы, а дальше просто прописать механизм, как в дальнейшем этот показатель будет меняться.
- Подписывается такой договор действующим руководителем. Дата договора должна соответствовать дате его составления и подписания.
Факт приобретения физическим лицом каких-либо благ для организации можно оформить не только договором купли-продажи, но и, например, договором поручения. Ведь при толковании договора нужно исходить из действительной воли сторон и сути сложившихся между ними отношений (п. 2 ст. 170 ГК РФ).
В рассматриваемой ситуации воля сторон не направлена на заключение двух сделок купли-продажи (п. 3 ст. 154 ГК РФ): работник не собирается потреблять лично то, что он приобретает, или «перепродавать» работодателю, получая с этого доход. Сотрудник изначально действует как представитель организации и в ее интересах и рассчитывает на возмещение потраченных средств. Это же можно сказать и об организации, которая разрешает физлицу действовать от своего имени при заключении первичного договора и готова компенсировать его затраты в согласованном размере.
Риски и последствия подписания (неподписания) договора
Подписание договора задним числом: риски
Чтобы в полной мере осознать, чем чревато несвоевременное оформление письменных трудовых соглашений и дальнейшее их подписание «задним числом», предлагаем рассмотреть возможные последствия таких действий.
По административному законодательству несвоевременно подписанный трудовой договор может стать причиной наложения на администрацию (уполномоченное на подписание таких договоров лицо) штрафа в размере от одной до пяти тысяч рублей. Если же будет доказана вина юридического лица, а не конкретного работника, штраф может составить до 50 тысяч рублей либо же вплоть до приостановления хозяйственной деятельности на три месяца.
Если же нарушение письменного оформления трудовых отношений выявляется повторно – должностное лицо может ожидать штраф в размере до 20 тысяч рублей либо же дисквалификация на срок до трех лет. Уровень штрафа для юридических лиц возрастает до 75 тысяч рублей.
В случае сознательного игнорирования законодательства по части заключения письменных трудовых соглашений должностное лицо ожидает штраф до 20 тысяч рублей, а юридическое лицо вполне может уплатить в государственную казну сумму до 100 тысяч рублей.
Если будет доказано, что условия трудового договора являются фиктивными и заключались «задним числом» (обычно это выявляется в случаях отклонения от фактических выплат и тех, которые пишутся в документе, в сторону необходимости их увеличения), установлен факт служебного подлога, к должностному лицу может применяться уголовная ответственность.
Признание имеющегося письменного текста трудового договора недействительным влечет за собой пересмотр всех юридически значимых действий, ранее выполненных по такому документу (обычно это касается денежной выплаты заработной платы и ее составляющих). Если выплаты отличаются от тех, что должны были выплачиваться по действующим в компании нормативным документам – разница подлежит возврату либо же взысканию с виновного лица.
Помните, нормами административного, уголовного, а также гражданского законодательства предусмотрены меры воздействия на работодателей и администрацию (в зависимости от тяжести совершенного проступка) в случае нарушения обозначенных в трудовом законодательстве условий подписания трудовых договоров с сотрудниками.
Учитывайте, уровень ответственности за незаключенный своевременно в письменной форме трудовой договор будет намного ниже, чем если должностное лицо уличат в служебном подлоге, которым является оформление документов задним числом.
Договор купли-продажи
Самый простой способ — выкупить у сотрудника приобретенный им для организации товар. Оформляется такая операция договором купли-продажи, который заключается с сотрудником от имени организации.
Однако для организации — плательщика НДС эта операция будет менее выгодна, чем прямая покупка в магазине. Ведь по такому договору она не сможет принять к вычету НДС, поскольку приобретает товар у обычного физлица, которое плательщиком НДС не является, налог к уплате не предъявляет и счет-фактуру не оформляет. При этом, чтобы возместить сотруднику реально понесенные им затраты на покупку, цену по договору придется установить с учетом НДС, который работник заплатил в магазине.
Кроме того, выплата по договору купли-продажи образует доход работника, а значит, возникают вопросы, связанные с НДФЛ. Причем в такой ситуации сотрудник имеет право на получение вычета в размере расходов, понесенных на приобретение проданного товара (пп. 1 п. 2 ст. 220 НК РФ). Поэтому удержать налог при выплате организация не сможет, и работнику по окончании года придется самостоятельно отчитаться по этой операции в инспекцию, подав соответствующую налоговую декларацию (пп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ).
С одной стороны, заключение договора купли-продажи — это простой способ компенсировать работнику понесенные им затраты без налоговых рисков, с другой — его заключение влечет дополнительную налоговую нагрузку на самого работника, а в некоторых случаях и на организацию. Применить этот метод можно только к товарам. «Выкупить» у работника приобретенные им для организации работы или услуги таким образом уже не получится. Поэтому на практике данный способ не распространен.
Можно ли оформить сотрудника задним числом
Мне (как физическому лицу) принадлежит встроенно-пристроенное помещение в 10-ти эт. жил доме (площадью 560 м. встроенная часть 360 м. пристроенная часть 200 м.) Вход у меня отдельный от жильцов дома с пристроенной части, с обратной стороны подъездов жилого дома. Причем встроенная часть находиться на уровне подвалов дома, а мой подвал без каких-либо коммуникаций под моей встроенной частью. Выходов во двор дома у меня нет никаких. Я никаким образом не пользуюсь и не предусмотрено планом дома, чтобы я мог пользоваться подъездами, лифтами. Лифт-он даже не находиться со мной на одном уровне. Он выше на уровень моей встроенной части, а подвала и пристройки на 2 уровня и попасть в него можно через подъезд (с обратной стороны), через домофон. С моей стороны части дома отсутствуют какие-либо осветительные приборы. У меня есть договор с сетевой орг. на оплату эл. энергии, а так-же подписан акт о границах ответственности за эл. силовой кабель проложенный от Подстанции до щита дома и дальше до моего щита, письмо в ЭЛ.Сети, что я обслуживаю внутр. Линии эл. цепей, установок в моем помещение собственными силами. Договор на отопление оформляется по подаче тепла и его оплаты. Узел отопительный находиться в подвале жильцов в 2-ух метрах от стены разграничивающей подвал жильцов от моего помещения встроенной части. С Водоканалом тоже есть договор. Старые трубы мы демонтировали и проложили новые, которые отапливают только мое помещение (свой цикл, свой круг) мы за ними следим. Мы никаким образом не связаны и не зависим от цикла отопления квартир жильцов, подъездов, а так-же и они от нас. Вывоз мусора. Мусор есть у всех, но если это офис, утром пришли на работу. Чай, кофе в течение дня, обед-уходят в столовую, вечером домой. В сентябре, октябре 2007 г мне пришла претензия от Управляющей Центр-Дом» и эта сумма составляет 7,2% моей площади от общей пощади дома. На суде Упр. Компанией была представлена тарифная сетка по сбору средств на обслуживание с жильцов дома. По ней меня рассчитывали! Это: На обслуж эл. сетей, освещение (подъезды, двор) — 1,23 руб с метра; Лифт — 1,20 руб с метра: Вывоз мусора— 0,63 руб с метра= 3,03 руб с метра и Прочее (з/пл. сотрудникам и услуга РКЦ) —3,39 Всего=6,39 (приблизительно). Судья показала видимость, что хочет разобраться в этой не стандартной ситуации, но в результате приняла решение удовлетворить ИСК (устно сославшись на отсутствие нормативных актов по этому вопросу). услуга РКЦ это где-то 20% в общей сумме когда банк возьмет 1% от перевода на счет. Я предложил, чтобы была доказана сумма затрат по обслуживанию домом (ввиду того, что это прошлый период) и сумма 62000 р была тем 7,2% на что ссылается Упр. Комп. этого не было сделано и думаю быть не могло! 1. Прошу разобраться в моей ситуации и определить за что я должен и по каким коэффициентом платить? 2. На каком основании Упр. Компания выставляет мне счет задним числом без каких-либо договорных отношений (не доказав, что сумма была ими потрачена)? 3. Каким образом может влиять на изменение коэффициента пристроенная часть помещения? 4. Правомерно ли решение судьи без доказательств, что истребуемая сумма была потрачена? 5. Какое у меня есть право в дальнейшем требовать доказательств о возможных текущих и плановых работах (за мои в том числе средства)? 6.Каким образом и возможно ли отнести, оформить в непосредственное управление и что для этого необходимо сделать? 7. Встречный ИСК (О моем требовании доказать эту сумму как потраченную со всеми процентами и мою в ней часть) будет являться документом о приостановке уже принятого решения и нужен ли он в этой ситуации и если будет сумма не доказана, чем это может грозить Упр. Компании? 8. Может ли письмо от Упр. Центр-Дом») одно и тоже юр. лицо, так как уполномоченный который подписывал протокол с их стороны у них работал!? 9 Что мне делать?
Добрый вечер. Работаю в ведомственной охране МинЭнерго России, у нас подработки по внутреннему совместительству, полгода назад каждый выход на подработку по внутреннему совместительству мы подписывали договор, что мы согласны на подработку. Потом нам перестали давать договора. Сегодня мне дают договора за прошлый месяц на подписку задним числом нарушают ли они закон подпиской документов задним числом и могу ли я не подписывать эти договора.
В своем вопросе Вы ссылаетесь на условие «Срок трудового договора». Следует, в то же время, отметить, что условие о сроке имеет место в трудовом договоре, заключенном на определенный срок. Трудовой договор заключается на определенный срок в строго установленных законом случаях (статья 59 ТК РФ). В остальных случаях трудовые договоры заключаются на неопределенный срок.
Основанием для издания приказа о приеме на работу является не заявление, а (). Именно он документально закрепляет соглашение между конкретным сотрудником и организацией.
Когда я попросила свои экземпляры спустя 1 год, оказалось — их потеряли вовсе. Я стала глубже выяснять порядок обучения в данной школе — оказалось, что мои дети должны обучаться бесплатно. Поскольку они достигли определенного возраста, оговоренного в СанПиНе. С возраста 6 лет идет бюджетное финансирование. На сегодняшний день прошло уже 2 года как были подписаны эти договоры. Школа же в свою очередь предложила обучение старшей дочери (ей 8 лет) на бюджетной основе, а младшей (ей 6 лет) на платной, но договор, если мне угодно, заключить напрямую со школой.
Заявление о приеме Вопрос из практики: обязательно ли требовать у сотрудника заявление о приеме на работу Нет, не обязательно. В тексте Вашего вопроса обнаружены контактные данные. Размещение контактной информации в вопросе запрещено правилами сайта!