Обязательные документы в организации

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательные документы в организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Очень часто возникает вопрос по поводу того или иного внутреннего нормативного акта — является ли он обязательным? Отметим, что точного списка ЛНА, которые должны быть у каждого работодателя, в законодательстве не содержится. Упоминания о положениях внутренних актов встречаются в той или иной статье Трудового кодекса. Однако в большинстве случаев работодателю дается несколько вариантов реализации обязательных требований. Поэтому точно сформировать какой-то базовый перечень обязательных ЛНА затруднительно.

Нормативная база предприятия на локальном уровне оформляется в несколько этапов:

Специализированные ЛНА

Правда, стоит помнить, что практически в любом правиле будут присутствовать те или иные исключения. Здесь в роли таковых выступают особые, также обязательные нормативные бумаги, касающиеся исключительно определенных отраслей. Ярким примером деятельности, нуждающейся в разработке и внедрении дополнительной, но не менее важной документации, является обыкновенная школа.

Традиционные образовательные учреждения функционируют, в том числе и с задействованием определенной системы оценок, основы которой, конечно же, закрепляются в бумажном формате. Причем каждое ОУ составляет свой список критериев, предназначенных для применения к учащимся, основываясь на рекомендациях и постановлениях из следующего списка:

1. Федеральный закон №273-ФЗ.
2. Официальная программа «Развитие образования на 2022 год».
3. Приказ Минобрнауки №462.
4. Постановление Минобразования РФ №1324 и так далее.

Подобных примеров множество: в рамках той или иной сферы всегда найдутся регламенты, используемые исключительно для нее. Конечно, такое положение дел слегка усложняет процесс составления НПА для людей, не слишком разбирающихся в особенностях законодательных нормативов.

Порядок принятия локальных актов

Нетрудно догадаться, что разработка ЛНА — это процедура, реализуемая в соответствии с максимально комплексным, пошаговым и всесторонним подходом. Эксперты, отвечающие за делопроизводство в рамках тех или иных крупных фирм, всегда делят подобную работу на перечень основных, самых важных этапов:

• первичное, базовое оформление;
• согласование и аналитика;
• внесение необходимых поправок;
• утверждение со стороны руководства;
• введение в правоприменительное поле;
• контроль исполнения.

Причем согласно ст. 372 ТК РФ, человек, ответственный за реализацию всего комплекса операций, должен направить итоговый, готовый к запуску бланк на рассмотрение в орган первичной профорганизации. В роли таковой также может выступать любая другая аналогичная структура, которая занимается представлением интересов сотрудников в течение всего времени их взаимоотношений с работодателями.

Локальным нормативным актом организации не является документ, не принятый специалистами указанной надзорной службы. Конечно, отказать во вступлении той или иной бумаги в силу профсоюз (или его аналог) может исключительно при наличии веских оснований. Кроме того, при появлении каких-либо проблем, связанных с корректностью и грамотностью заверяемого шаблона, представители данного ведомства с легкостью обращаются к вышестоящим органам правительственной инспекции. Государственные специалисты в области взаимодействия с ТК обладают правоприменительными полномочиями, позволяющими им отменить унификацию, оформленную без согласия с текущими нормами законодательства страны.

Что содержится в локальных нормативных актах

Диапазон правил, вписанных в этот документ, довольно широкий. Условно можно поделить локальные нормативные акты на обязательные и необязательные. Первые важно составить обязательно, поскольку ради них он и создаётся, а в дальнейшем споры внутри компании или даже в суде будут решаться с учётом этой информации. Вторые работодатель создаёт на своё усмотрение, если считает их необходимыми.

Обязательные:

• Правила внутреннего трудового распорядка. Основы взаимодействия сотрудников, режим работы, время отдыха, дисциплина труда. Сюда также входит порядок назначения на вакантные должности и увольнения с них, ответственность сторон.
• Правила охраны труда. Создаётся строго по законодательным нормам.
• График отпусков. Составляется, чтобы сотрудники имели возможность планировать длительный отдых, а работодатель мог быть уверен, что работа не будет «простаивать».
• Штатное расписание. Общий документ для установления точного времени посещения.

К необязательным относятся такие документы, как положения о материальном стимулировании, о премировании, журнал ознакомления с локальными актами и т.д. Они могут быть созданы на усмотрение работодателя. Это не отменяет необходимости соответствия нормам ТК.

Зачем составлять локальные правовые акты, если есть Трудовой кодекс

Зачем принимать локальные акты, если можно работать по нормам Трудового кодекса?

ЛНПА позволяют:

• Адаптировать трудовое законодательство к индивидуальным особенностям конкретной компании
• Четко установить права и обязанности в отношениях «работодатель – сотрудник» в части, не урегулированной общими нормами
• Ввести дополнительные правила, необходимые для повышения производительности труда и дисциплины
• Подробно регламентировать индивидуальную работу с отдельно взятым сотрудником
• Создать законные рычаги административного воздействия на работников
• Обеспечить внутреннюю и внешнюю безопасность компании (с помощью локальных актов, регламентирующих внутрирежимные условия безопасности, правила техники безопасности, работу с базами данных, коммерческую тайну, приемы противодействия хищениям и мошенничеству).

ГЛАВНАЯ ЦЕЛЬ РАЗРАБОТКИ ЛНПА – ОБЕСПЕЧИТЬ ЗАЩИТУ ИНТЕРЕСОВ ФИРМЫ И РУКОВОДСТВА.

Классификация локальных актов

К основным общим требованиям можно отнести следующие:

• локальный нормативный акт принимается работодателем единолично или с учетом мнения представительного органа работников (в случаях, установленных Трудовым кодексом);
• нормы локальных нормативных актов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями (ч. 4 ст. 8 ТК РФ);
• локальные нормативные акты должны быть доведены до сведения работника под роспись;
• локальные нормативные акты носят обязательный характер. За неисполнение их положений работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности, а работодателя – к административной.

К необязательным локальным актам можно отнести положения о персонале, о добровольном медицинском страховании, должностные инструкции и т. д.

По сфере действия локальные нормативные акты могут быть общего характера, которые распространяются на всех работников организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и т. д.), и специального (положения о направлении в командировки, о вахтовом методе работы и др.).

И наконец, по способу принятия локальные акты можно разделить на:

• принимаемые работодателем единолично;
• принимаемые с учетом мнения представительного органа работников в порядке ст. 372 ТК РФ (при наличии такого).

Локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного ст. 372 ТК РФпорядка учета мнения представительного органа работников, не подлежат применению. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения (ч. 4 ст. 8 ТК РФ).

С учетом мнения представительного органа работников принимаются, например, локальные акты о порядке аттестации сотрудников (ч. 2 ст. 81 ТК РФ), о системе оплаты труда в организации (ст. 135 ТК РФ), правила внутреннего трудового распорядка (ст. 190 ТК РФ), документы, устанавливающие формы подготовки и дополнительного профессионального образования работников (ст. 196 ТК РФ), нормы бесплатной выдачи работникам средств индивидуальной защиты (ст. 221 ТК РФ).

Кроме этого, принятие иных локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников может быть установлено коллективным договором, соглашениями.

Изменение, отмена и хранение локальных актов

Изменения вносятся в том же порядке, в котором локальный нормативный акт разрабатывался и утверждался. При этом в случае, когда изменения касаются определенных сторонами условий трудового договора, необходимо согласие работника (ст. 72 ТК РФ). Изменять условия трудового договора в одностороннем порядке работодатель может только из‑за организационных или технологических изменений условий труда, предупредив об этом работника за два месяца (ст. 74 ТК РФ).

В любом случае изменение локального акта осуществляется на основании приказа работодателя с указанием причин, повлекших изменения.

В статье 12 ТК РФ перечислены случаи, когда локальный нормативный акт либо отдельные его положения прекращают свое действие:

• истечение срока действия. Такая ситуация возможна, если при разработке локального нормативного акта был определен период его действия. При наступлении указанного срока локальный нормативный акт автоматически утрачивает силу;
• отмена (признание утратившими силу) данного локального нормативного акта либо отдельных его положений другим локальным нормативным актом. Такая ситуация возникает, например, при изменениях в законодательстве. В данном случае в новом документе необходимо указать, что локальный нормативный акт, ранее регулировавший правоотношения, прекращает действие полностью или в части отдельных положений;
• вступление в силу закона или иного нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным нормативным актом).

Что такое распорядительные документы, как оформляются и когда вступают в силу?

cУправленческие решения, которые принимаются руководящими работниками организаций, оформляются распорядительной документацией. Юридическую силу они приобретают при условии их корректного составления.

Приказы, решения и другие виды распорядительных документов, издаваемых руководством организации, действуют в рамках этой организации и являются её внутренними (локальными) нормативными актами.

1. Что такое распорядительные документы и для чего нужны?
2. Какие бывают — виды
3. Приказ
4. Распоряжение
5. Указание
6. Постановление
7. Решение
8. Как оформляются — основные реквизиты
9. Выводы

Перечень необходимых кадровых документов

 Документ 

 Ссылка на 
 законодательство 

 В каких случаях 
 оформляется 

 Общие документы 

Правила внутреннего 
трудового распорядка

Статья 189 ТК РФ 

Обязательно 

Штатное расписание 

Постановление
Госкомстата России 
от 05.01.2004 N 1 

Обязательно 

Книга учета движения
трудовых книжек и 
вкладышей в них 

Постановление
Минтруда России 
от 10.10.2003 N 69 

Обязательно 

Должностные 
инструкции по каждой
должности в 
соответствии со 
штатным расписанием 

Единый тарифно- 
квалификационный 
справочник 

Обязательно, если 
должностные 
обязанности не 
урегулированы в 
трудовых договорах 

Положение о 
персональных данных 
работников 

Статья 86 ТК РФ 

Обязательно 

Положение об оплате 
труда работников 

Раздел VI ТК РФ 

Обязательно, если 
вопросы оплаты труда 
не урегулированы в 
трудовых договорах 

Положение о 
премировании и 
материальном 
стимулировании 
работников 

Раздел VI ТК РФ 

Обязательно, если 
вопросы оплаты труда 
не урегулированы в 
трудовых договорах 

Положение об охране 
труда 

Раздел X ТК РФ 

Не обязательно 

Инструкции по охране
труда по профессиям 

Раздел X ТК РФ 

Обязательно 

Журнал инструктажа 
(ознакомление с 
инструкциями) 

Раздел X ТК РФ 

Обязательно 

Журнал прохождения 
работниками 
обязательного 
медицинского 
освидетельствования 

Статья 69 ТК РФ 

Лица, не достигшие 
возраста восемнадцати
лет, а также иные 
лица в случаях, 
предусмотренных ТК РФ
и иными федеральными 
законами 

График отпусков 

Статья 123 ТК РФ, 
Постановление
Госкомстата России 
от 05.01.2004 N 1 

Обязательно 

Положение о 
коммерческой тайне 

Федеральный закон
от 29.07.2004 N 98-ФЗ
"О коммерческой 
тайне" 

Обязательно, если в 
трудовом договоре 
указано, что работник
должен сохранять 
коммерческую тайну 

Коллективный договор

Глава 7 ТК РФ 

Не обязателен, 
заключается по 
соглашению сторон 

 Индивидуальные документы 

Трудовой договор 

Статьи 16, 56, 67
ТК РФ 

Обязательно 

Приказ о приеме на 
работу 

Статья 68 ТК РФ, 
Постановление
Госкомстата России 
от 05.01.2004 N 1 

Обязательно 

Личная карточка 
работника 

Постановление
Госкомстата России 
от 05.01.2004 N 1 

Обязательно 

Трудовая книжка 

Статья 66 ТК РФ, 
Постановление
Правительства РФ 
от 16.04.2003 N 225 
"О трудовых книжках",
Постановление
Минтруда России 
от 10.10.2003 N 69 

Обязательно 

Договоры о полной 
материальной 
ответственности 

Приложения N 2 и N 4
к Постановлению 
Минтруда России 
от 31.12.2003 N 85 

Обязательно в случаях
установления полной 
материальной 
ответственности 

Приказ о 
предоставлении 
отпуска работнику 

Постановление
Госкомстата России 
от 05.01.2004 N 1 

Обязательно 

Заявление работника 
о предоставлении 
отпуска без 
сохранения 
заработной платы 

Статья 128 ТК РФ 

Обязательно 

Табель учета 
рабочего времени и 
расчета оплаты труда

Постановление
Госкомстата России 
от 05.01.2004 N 1 

Обязательно 

График сменности 

Статья 103 ТК РФ 

Обязательно при 
наличии сменной 
работы 

Рассмотрим более подробно три из перечисленных локальных актов, разрабатываемых на предприятии: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и штатное расписание.

Основное назначение штатного расписания состоит не только в том, чтобы напоминать кадровой службе, сколько у нее остается вакансий (в случае необходимости приема новых работников штатное расписание можно изменить или дополнить), а еще и в том, чтобы в случае увольнения какого-либо работника по ст. 2 ст. 81 Трудового кодекса (сокращение численности или штата работников) иметь возможность доказать в суде, что у организации не было возможности трудоустроить этого работника, что увольнение было законным и не была нарушена норма о преимущественном праве на оставление на работе (ст. 179 ТК РФ).

Отметим, что даже в небольших организациях зачастую возникает необходимость в увольнении работников по указанной норме, и в случае возникновения трудового спора судья первым делом потребует штатное расписание. Если выясняется, что у ответчика такого документа нет или он составлен в спешке специально для этого суда и не отражает реальной численности и профессиональной специализации работников, то выиграть такой спор ответчику будет очень сложно.

 Наименование 
 структурного 
 подразделения 

 Штатная 
 единица 

 Оклад, руб.

 Ф.И.О. 

 Оклад, руб.

Отдел охраны 

Охранник 

 5000 

Иванов И.И.

 5000 

Охранник 

 5000 

 - 

 - 

... 

Изменение и отмена ЛПА

Понимание того, какие документы — это локальные акты, а какие нет, представляется в виде ключа к грамотной организации рабочего процесса. Нетрудно догадаться, что все поправки, вносимые в представленные бумаги, должны оформляться путем выпуска соответствующих приказов. Причем самостоятельно варьировать различные условия, прописанные в подобных бланках, работодатель не может от слова совсем. Предупреждать персонал о грядущих формациях следует не менее, чем за два месяца до их финального утверждения в рамках предприятия. Именно о таком правиле рассказывают выкладки, присутствующие в ст. 74 Трудового кодекса Российской Федерации. В аналогичном порядке выполняется и отмена всевозможных НПА, регламентировать которую можно в любой момент.

Нормативная база предприятия на локальном уровне оформляется в несколько этапов:

Локальные акты и их виды

Исходя из ст. 8 ТК РФ локальный нормативный акт (далее – ЛНА) можно определить как внутренний документ организации, принимаемый работодателем в соответствии с трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

В случаях, предусмотренных Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, при принятии ЛНА необходимо учитывать мнение представительного органа работников. При этом согласование должно осуществляться только в порядке ст. 372 ТК РФ. Иначе ЛНА не подлежат применению. Кроме того, положения ЛНА не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями.

ЛНА обязательны для применения как работниками, так и работодателями. За несоблюдение положений ЛНА работниками они могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности. Нарушение же работодателем положений ЛНА чревато для него привлечением к административной ответственности и судебными разбирательствами.

К ЛНА относятся положения, порядки, инструкции и т. п. При этом по некоторым признакам ЛНА можно разделить на различные виды, которые представим в виде схемы.

Какие локальные документы должны быть в организации

Понятие о том, что такое локальные нормативные акты организации (ЛНА), дано в ст. 8 ТК РФ. Это документы, принимаемые работодателем, содержащие нормы трудового права, правила их реализации и регулирования трудовых отношений внутри предприятия. Основное требование к ЛНА — не ухудшать положение работников, закрепленное законодательством. Признаки локального нормативного акта:

• определяет выполнение федеральных законов в конкретной организации;
• действует между работниками и работодателем компании;
• применяется в отношении всех сотрудников;
• не рассчитан на разовое применение — используется периодически;
• улучшает положение сотрудников и расширяет базовый уровень гарантий по сравнению с действующими нормами;
• принимается с учетом мнения представительных органов работников.

Локальные нормативные акты организации

В определении понятия «локальные нормативные акты» (далее — ЛНА) большую роль играет ст. 8 ТК РФ. В ней оговорено, что это документы, которые создает организация в рамках своих компетенций с опорой на нормы трудового законодательства.

Еще один важный момент — локальные нормативные акты рассчитаны на неоднократное применение для всех или нескольких работников.

Это значит, что приказ об отпуске на конкретного работника, трудовой договор или график сменности нельзя рассматривать как ЛНА.

ЛНА имеют подзаконный характер, конкретизируют нормы федерального законодательства, уточняют особенности работы у определенного работодателя или на определенной должности. Эти документы позволяют автоматизировать и унифицировать многие процессы в организации.

Очень важно помнить, что ЛНА не могут ухудшать положение работника в сравнении с нормами централизованного законодательства. Например, в Правилах внутреннего трудового распорядка может быть предусмотрен увеличенный дополнительный отпуск определенным категориям работников, но ни в коем случае отпуск не может быть меньше установленного законом.

При этом локальные нормативные акты работодателя должны быть доведены до сведения работника под роспись. Если он не исполняет положений кадрового документа, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности. Организации в случае нарушений грозит административная ответственность.

Издавать и утверждать ЛНА могут и обязаны работодатели — юридические лица и индивидуальные предприниматели, если они не относятся к микропредприятиям.

Важно! С 2017 года микропредприятия могут отказаться от утверждения всех или нескольких ЛНА. Такое право им предоставляет новая глава ТК РФ — гл. 48.1 (Федеральный закон от 03.07.2016 № 348-ФЗ). Напомним, что критерии для микропредприятий не так давно тоже претерпели изменения (п. 10 ст. 10 Федерального закона от 29.12. 2015 № 408-ФЗ).

Перечень основных локальных нормативных актов

Какие бывают локальные нормативные акты? В соответствии с нормами ТК РФ, в организациях должны быть разработаны такие документы:

• штатное расписание;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение о защите персональных данных;
• график сменности;
• график отпусков;
• положение о распорядке рабочего дня;
• правила и инструкции по охране труда;
• положение об установлении заработной платы, размеров окладов, тарифных ставок;
• положение об установлении системы премирования;
• положение о проведении аттестации;
• положение о введении, замене и пересмотре норм труда в организации.

Похожие записи:

• «Названа дата!»: когда закончится военная спецоперация РФ на Украине
• Медицинские осмотры и медицинская комиссия в «Поколении»
• Получение статуса беженца в РФ для Украинцев