Электронная первичка: бизнес-процессы новых процедур

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронная первичка: бизнес-процессы новых процедур». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В первую очередь, первичные документы должны содержать правильно указанные обязательные реквизиты. По мнению Минфина, налогоплательщик может учесть расходы по первичке, если она содержит только несущественные ошибки.

Ошибки в первичных документах

Ошибка в бумажной первичке может обнаружиться после того, как документ приняли к учёту. Возможность исправить её зависит от вида документа.

Не подлежат исправлению кассовые и банковские документы:

• приходный кассовый ордер (форма № КО-1);

• расходный кассовый ордер (форма № КО-2);

• платёжные поручения и иные банковские документы;

• БСО, выдаваемые вместо чеков ККТ.

Если в таком документе допущена ошибка, то надо составить новый.

Для счетов-фактур и УПД существуют корректировочные формы. В остальных случаях ошибки исправляются прямо в существующих документах.

Как исправить ошибку в бумажной первичке:

• Зачеркните неправильный текст или сумму одной чертой.

• Над зачёркнутым текстом напишите исправленный текст или сумму.

• Верные данные подтвердите записью «Исправлено» и подписями лиц, внёсших изменения, с указанием их фамилий и инициалов, укажите дату.

Как исправить ошибку в электронной первичке:

• Вместо неверного электронного документа, нужно составить новый (исправительный) электронный документ.
• В нём должно быть указание на то, что это именно исправительный электронный документ, и ссылка на первоначальный документ. Он должен быть подписан электронной подписью лиц, ответственных за составление документа.
• Исправительный документ не должен просматриваться и использоваться без первоначального.

Хранение первичных документов

Бумажные документы, которые используются в текущей деятельности, хранятся в бухгалтерии. За их сохранность и своевременную передачу в архив отвечают лица, уполномоченные главным бухгалтером. Приём документов и передача в архив оформляются документально.

Можно хранить документы в бухгалтерии или воспользоваться услугами сторонней фирмы.

ФСБУ 27/2021 ввёл новый порядок хранения первичных документов бухгалтерского учёта. По новым правилам бухгалтерский архив ведётся организацией в том виде, в котором бухгалтерские документы были составлены изначально. Электронные документы хранят в электронном виде, бумажные документы — в бумажном. Перевод бумажных документов в электронный вид с целью хранения не допускается.

Всем ли нужно в УПД указывать идентификатор государственного контракта в 2023 году?

Идентификатор государственного контракта в счетах-фактурах и УПД нужен, чтобы налоговой было проще контролировать отгрузку товаров (работ, услуг) в счет полученных из федерального бюджета авансовых средств.

Если вы не знаете, что писать в новой строке, то, скорее всего, вам и не понадобится ее заполнять. Строка 8 заполняется только в том случае, если вы работаете с госконтрактом, которому присвоен уникальный идентификатор.

Если у вашего контракта нет такого реквизита, то и в УПД идентификатор госконтракта указывать не нужно: в поле ставится прочерк.

Уникальные идентификаторы присваиваются госконтрактам по оборонному заказу (ст. 6.1 Федерального закона от 29.12.2012 № 275-ФЗ «О государственном оборонном заказе»), а также контрактам, которые финансируются за счет бюджетных источников (ст. 5 Закона «О федеральном бюджете на 2017 г и на плановый период 2018 и 2019 г, постановление Правительства Российской Федерации от 30.12.2016 № 1552).

Ошибки в первичных документах

Такие ошибки не должны препятствовать точному установлению продавца и покупателя, наименованию товаров и их стоимости, других обстоятельств документируемого факта хозяйственной жизни (из письма Минфина от 4 февраля 2015 года № 03-03-10/4547).

К сожалению, типичная обтекаемая формулировка объяснения чиновников часто не дает возможности четко понять, какие именно неточности или ошибки в первичных документах будут признаны несущественными.

Например, является ли несущественной ошибкой, если в наименовании налогоплательщика указаны строчные буквы вместо заглавных? В другом своем письме — от 02.05.2012 № 03-07-11/130 Минфин указал, что такие ошибки, как замена заглавных букв строчными и наоборот; перемена букв местами; неверное указание организационно-правовой формы не являются препятствием для идентификации налогоплательщика (при верно указанном ИНН и других реквизитах).

А вот существенными для первичных документов могут быть признаны следующие ошибки:

• арифметические ошибки (неправильно указана стоимость/ количество товара или сумма налога);
• разные наименования одного и того же товара (например, в спецификации к договору поставки конфеты названы «Конфеты вафельные в шоколаде», а в накладной – «Мишка на севере»);
• неточные названия должностей тех, кто подписывает первичные документы (к примеру, в доверенности указано «Заместитель генерального директора», а в акте приемки – «Заместитель директора»);
• суммы в цифрах не совпадают с теми же, но указанными прописью (вместо 155 000 руб. (сто пятьдесят пять тысяч рублей) написано 155 000 руб. (пятьдесят пять тысяч рублей).

Налоговая инспекция может не принять расходы по таким первичным документам, проблемы возможны и у контрагента при вычете НДС.

Документооборот первичных документов

Документооборот первичных документов включает в себя следующие этапы:

• оформление первичного документа;
• передача документа в бухгалтерию, где он проверяется и вносится в регистры;
• текущее хранение и последующая передача документа в архив.

Далеко не праздный вопрос – когда должны оформляться первичные документы? Ответ на это есть в статье 9 закона № 402-ФЗ «Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания».

Недопустимо оформлять первичные документы через несколько дней после проведения хозяйственной операции. Все работники, имеющие право оформлять первичку, должны соблюдать график документооборота, в котором можно установить, например, такие сроки сдачи документов в бухгалтерию:

• приходные и расходные кассовые ордера – в день составления;
• документы, связанные с оформлением продаж – не позднее следующего рабочего дня;
• авансовые отчеты – не позднее трех рабочих дней после расходования средств;
• листки нетрудоспособности — не позднее следующего рабочего дня после выхода на работу и т.д.

Что касается документов, подписанных контрагентами, то обязанность передавать их своевременно можно предусмотреть в тексте договора, например, так: «Покупатель обязуется передавать Поставщику оригиналы подписанных товарных накладных, актов и счетов-фактур не позднее двух рабочих дней со дня их подписания».

При передаче подписанной первички в бухгалтерии проверяют форму документа; наличие обязательных реквизитов; законность проведенной хозяйственной операции; арифметические расчеты. Данные проверенных первичных документов вносятся в бухгалтерские регистры.

Текущее хранение первички осуществляется обычно в бухгалтерии, а по окончании года документы группируются по датам, комплектуются в пачки и передаются в архив. Хранить первичные документы надо не менее пяти лет.

Правила оформления электронных первичных документов

Электронные первичные учетные документы (сводные электронные первичные учетные документы) и электронные регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного (п. 1 Методических указаний):

• квалифицированной электронной подписью (далее – ЭЦП);

• простой электронной подписью (далее – простая ЭП) – в случаях, предусмотренных Методическими указаниями.

В соответствии с пояснениями по оформлению электронных первичных документов, доведенными Письмом Минфина России № 02-07-07/98091, условия для принятия электронных первичных учетных документов к учету следующие:

1) заполнение всех реквизитов электронного первичного документа;

2) наличие квалифицированной электронной подписи руководителя учреждения (уполномоченного им лица).

Лицо, ответственное за формирование электронного документа, не заполняет поля электронного первичного документа, предназначенные для бухгалтерских записей либо отметок бухгалтерии (Письмо Минфина России № 02-07-07/98091).

Обратите внимание: документы, форма которых предусматривает наличие нескольких подписей, включая ЭП, можно принять к учету только при наличии в них ЭЦП, например, руководителя или главного бухгалтера (п. 3 Методических указаний).

Отметим, что на основании Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ с 2022 года реализована возможность получения автономными учреждениями квалифицированной ЭЦП на безвозмездной основе в удостоверяющем центре ФНС.

В соответствии с п. 3 Письма Минфина России № 02-07-07/98091 первичные электронные документы формируются с указанием предусмотренных унифицированными формами электронных документов реквизитов и соответствующих им согласно общероссийским классификаторам (классификациям) технико-экономической информации при автоматизированной обработке и обмене информации кодов.

При создании электронного первичного документа допускается внесение следующих изменений:

Техническое оформление: общие требования

Формулировки основных правил ГОСТ оформления текстовых документов несколько отличаются в зависимости от того, как утвержден стандарт. Таблица покажет, в чем разница и сходство редакций:

Межгосударственный стандарт ГОСТ 2.105-95

Национальный стандарт ГОСТ Р 2.105-2019

Высота символов — не менее 2,5 мм

· шрифт Times New Roman или Arial размером 14 для основного текста и размером 12 для приложений, примечаний, сносок и примеров;

· допускается использование шрифта размером 13 и 11 для основного текста и размером 12 и 10 для приложений, примечаний, сносок и примеров соответственно.

Расстояние между боковыми линиями формы и текстом должно составлять минимум 3 мм

Абзац начинается с красной строки, минимальный отступ — 15 — 17 мм

Абзацы начинается с отступа, равного 12,5 — 17 мм

От нижней и верхней границ следует отступать не менее 10 мм

Интервал между строками — не менее 8 мм

· текст оформляют с использованием полуторного межстрочного интервала;

· допускается использование двойного межстрочного интервала.

· расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом равно 3, 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — 15 мм;

· расстояние между заголовками раздела и подраздела — 2 интервала, при выполнении рукописным способом — 8 мм.

· расстояние между заголовком и текстом, между заголовками раздела и подраздела — не менее 4 высот шрифта, которым набран основной текст. Расстояние между строками заголовков подразделов и пунктов принимают таким же, как в тексте;

· при выполнении машинописным способом интервал равен 3 или 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — не менее 15 мм.

При переносе части таблицы на ту же или другие страницы наименование помещают только над первой частью таблицы.

Хотим соблюдать гост. Что делать?

Утвердите форму бланков для каждого вида документа: где и что должно быть написано. Это нужно сделать и для бумажных, и для электронных документов. Если документ отправляют по электронной почте или с электронной подписью, нужно предусмотреть защиту от изменений.

В госте есть схемы расположения реквизитов для разных документов. Если хотите соблюдать стандарт — полюбопытствуйте. Раньше было три формы, а теперь их семь. Там готовые форматы бланков. Если у вас нет особых требований к дизайну, можно использовать эти шаблоны.

Не забывайте, что гост добровольный. Его можно учитывать для порядка в документах, особенно если у вас их много, но штрафов за оформление не по госту нет. А кроме требований на уровне государства есть еще обычаи делового этикета, привычки и корпоративные стандарты. Решайте сами, что вам важнее.

Внесение исправлений в документы и регистры учета

При обнаружении ошибок в первичных документах допускается внесение исправлений в отдельные из них, если они вносятся по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что подтверждается подписями тех же лиц, с указанием надписи «Исправленному верить» («Исправлено») и даты внесения исправлений. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов с исправлениями, которыми оформляются операции с наличными или безналичными денежными средствами (п. 10 Инструкции N 157н).

Исправление ошибок, обнаруженных в регистрах бухгалтерского учета, необходимо производить в соответствии с нормами, установленными п. 18 Инструкции N 157н. Рассмотрим их в таблице.

 Ошибка, обнаруженная за отчетный 
 период до момента представления 
 бухгалтерской отчетности 
 и не требующая внесения изменения
 данных в регистры бухгалтерского 
 учета (журналы операций) 

Исправляется путем зачеркивания тонкой
чертой неправильных сумм и текста
так, чтобы можно было прочитать
зачеркнутое, и написания над
зачеркнутым исправленного текста
и суммы. Одновременно в регистре
бухгалтерского учета, в котором
производится исправление ошибки,
на полях против соответствующей строки
за подписью главного бухгалтера
делается надпись "Исправлено"

 Ошибка, обнаруженная до момента 
 представления бухгалтерской 
 отчетности и требующая внесения 
 изменений в регистр 
 бухгалтерского учета (журнал 
 операций) 

Отражается последним днем отчетного
периода дополнительной бухгалтерской
записью либо бухгалтерской записью,
оформленной по способу "Красное
сторно", и дополнительной бухгалтерской
записью (в зависимости от характера
ошибки)

 Ошибка, обнаруженная в регистрах 
 бухгалтерского учета за отчетный 
 период, за который бухгалтерская 
 отчетность в установленном 
 порядке уже представлена 

Отражается датой обнаружения ошибки
дополнительной бухгалтерской записью
либо бухгалтерской записью, оформленной
по способу "Красное сторно",
и дополнительной бухгалтерской записью
(в зависимости от характера ошибки)

Документооборот первичных документов

Документооборот первичных документов включает в себя следующие этапы:

• оформление первичного документа;
• передача документа в бухгалтерию, где он проверяется и вносится в регистры;
• текущее хранение и последующая передача документа в архив.

Далеко не праздный вопрос – когда должны оформляться первичные документы? Ответ на это есть в статье 9 закона № 402-ФЗ «Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания».

Недопустимо оформлять первичные документы через несколько дней после проведения хозяйственной операции. Все работники, имеющие право оформлять первичку, должны соблюдать график документооборота, в котором можно установить, например, такие сроки сдачи документов в бухгалтерию:

• приходные и расходные кассовые ордера – в день составления;
• документы, связанные с оформлением продаж – не позднее следующего рабочего дня;
• авансовые отчеты – не позднее трех рабочих дней после расходования средств;
• листки нетрудоспособности — не позднее следующего рабочего дня после выхода на работу и т.д.

Что касается документов, подписанных контрагентами, то обязанность передавать их своевременно можно предусмотреть в тексте договора, например, так: «Покупатель обязуется передавать Поставщику оригиналы подписанных товарных накладных, актов и счетов-фактур не позднее двух рабочих дней со дня их подписания».

При передаче подписанной первички в бухгалтерии проверяют форму документа; наличие обязательных реквизитов; законность проведенной хозяйственной операции; арифметические расчеты. Данные проверенных первичных документов вносятся в бухгалтерские регистры.

Текущее хранение первички осуществляется обычно в бухгалтерии, а по окончании года документы группируются по датам, комплектуются в пачки и передаются в архив. Хранить первичные документы надо не менее пяти лет.

Электронные документы и регистры

Важным новшеством является введение новых форм электронных учетных документов:

Регистры бухгалтерского учета

Регистр бухгалтерского учета — это документ, предназначенный для регистрации и накопления данных об объектах бухучета, содержащихся в первичных учетных документах. Регистрацию надо вести на систематической основе в хронологическом порядке. К регистрам бухучета относятся оборотно-сальдовая ведомость, журналы-ордера, главная книга и др. Формы регистров бухгалтерского учета определяет руководитель организации. Ему представляет эти формы должностное лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Регистры бухгалтерского учета должны содержать обязательные реквизиты, приведенные в ч. 4 ст. 10 Закона о бухгалтерском учете:

• наименование регистра;
• наименование организации, составившей регистр;
• даты начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который он составлен;
• хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухучета.

Перечень лиц, которые вправе подписывать регистры бухгалтерского учета, устанавливает руководитель организации. Составлять регистры бухгалтерского учета вы можете на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа. Записи в регистрах производите в рублях независимо от валюты факта хозяйственной жизни и (или) места ведения деятельности. Если стоимость объекта бухучета выражена в иностранной валюте, записи в регистрах делайте одновременно в такой валюте и в рублях.

Система регистров бухгалтерского учета должна обеспечивать:

• полноту информации — получение информации, необходимой всем заинтересованным пользователям;
• системность информации — взаимосвязь хронологической и систематической записей, синтетического и аналитического учета, учетной и отчетной информации;
• обоснованность учетных записей — соответствие данным первичных учетных документов;
• достоверность информации — полноту и точность представления объектов бухучета.

Письма Минфина о первичных документах

Согласно письму Минфина от 22.04.2020 № 03-01-10/32570 организации могут использовать в бухучете скан-копии первичных учетных документов. Норма их использования устанавливается п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402 «О бухгалтерском учете».

В данном документе сказано, что каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом. Такой документ составляется на бумаге и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. При этом первичные документы следует хранить не менее пяти лет после соответствующего учетного года.

Далее в письме идет ссылка на ст. 7 Закона № 402-ФЗ. Здесь говорится, что по общему правилу ведение бухучета и хранение документов бухгалтерского учета организует руководитель компании. А компания сама формирует свою учетную политику, руководствуясь законодательством о бухгалтерском учете, федеральными и отраслевыми стандартами.

Из этого можно было бы сделать вывод, что скан-копии для целей бухучета применять можно, если так указано в учетной политике.

Однако в ст. 7 Закона № 402-ФЗ сказано: использовать скан-копии можно только в исключительных случаях.

Что относится к исключительным случаям, не расшифровано ни в статье закона, ни в письме Минфина. Однако в нашем случае это ясно из даты письма: 22 апреля. Это разгар пандемии коронавируса и сложившаяся в связи с этим неблагоприятная ситуация в хозяйственной жизни. В этот период, как вы помните, объявлялись нерабочие периоды, многим фирмам запрещали работать, некоторым – разрешали. В результате случился коллапс с документами. Потому и разрешили скан-копии.

Документооборот: основные понятия

Современный экономический словарь определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.

Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, требования к оформлению документов по делопроизводству играют важную роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.

Выделяют три вида документопотока:

• входящий (поступающий в организацию);
• исходящий (направленный из организации);
• внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).

Требования к документам на электронных носителях

Согласно законодательству, электронный формат равносилен содержащемуся на бумаге, о чём сообщается в ФНС РФ от №Д-4-3/1984. Помимо важных реквизитов, очень важна дата, определяющая расходный период налогообложения. Визирование ЭП проводится после составления бумажного варианта. При помощи автоматизации в 1С процесс хранения и передачи значительно сокращается, как временные и денежные затраты.

Ознакомиться с главным требованием по ведению и защите можно в ст. 248, 252, 313 и 314 НК РФ. Хранение происходит в папках, которые защищены паролями. Доступ к ним получает исключительно руководящий состав. Все правки требуют составления отчётности. Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ обязанностью организации является хранение в течение 4 лет после передачи отчётности в ФНС.

По завершении используются простая и усиленная ЭП. Но, согласно практическому опыту, требований НПА и ГОСТ, рекомендуется квалифицированная усиленная. Определение видов подписи предусмотрено соглашением экономических составляющих участников взаимодействия. Корпоративная система регулируется, согласно закону «Об электронной подписи». Использование ЭП в подобных системах установлено оператором системы или соглашением среди участников.

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Документ Счет-фактура полученный вид операции на поступление позволяет зарегистрировать в..В вашей учетной политике установлено, что первичным документом при реализации.Не знаете, как оформить такие операции? Поставщик выставил универсальный передаточный.

Похожие записи:

• До какого года продлена бесплатная приватизация квартир
• Восстановление срока принятия наследства
• Открыть ООО самостоятельно: пошаговая инструкция