Прием на работу с электронной трудовой книжкой
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Прием на работу с электронной трудовой книжкой». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Когда наступила первая волна заболевания коронавируса, и удаленка стала нормой, оказалось, что в отечественном законе недостаточно гибкости для обеспечения безопасности подобного маневра. Компании просто не понимали, как удаленка оформляется. Они должны были получить согласие каждого работника для перехода на удаленный формат работы. Такое же согласие должно было быть, если сотрудник должен работать сверхурочно, в выходные или праздники.
Можно перевести человека на удалёнку не имея его согласия
Есть и другие поводы для получения согласия на манипуляции с работником. Например, перенос или разделение отпуска на несколько частей, а также его преждевременный выход на работу из отпуска. Прежде чем что-то делать, работодатель был вынужден брать согласие своего сотрудника. Это же касалось удаленной работы. Но если в компании очень много рабочих мест, оформление согласия каждого сотрудника это длительный и хлопотный процесс, который отнимает неоправданно много времени и был не всегда эффективным.
Кадровая служба порой не справлялась с поднявшейся загрузкой и процедура затягивалась, что в условиях пандемии было опасно. Работников нужно было как можно быстрее отпустить домой и обеспечить им условия работы удаленно. Закон об удаленной работе с 1 января 2021 года заметно упростил процедуру и сделал её более эффективной.
Отличия надомной и дистанционной работы
С точки зрения закона, с 2014 года это разные виды занятости. Их отличительные черты приведены в таблице.
Сравнение надомного и дистанционного труда
| № | Основание | Надомный сотрудник | Дистанционный сотрудник |
|---|---|---|---|
| 1. | Законодательные нормы | Глава 49 ТК РФ, «Положение об условиях труда надомников» № 275, утвержденное Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 29.09.1981. | Ст. 312.1 ТК РФ |
| 2. | Определение | Лица, заключившие с работодателем договор о надомном труде – работе из материалов работодателя либо компенсируемых им. | Выполнение трудовой функции по договору вне стационарного рабочего места или территории, с коммуникациями, осуществляемыми по Интернету и другим сетям. |
| 3. | Преобладающая деятельность | Производство, сборка, монтаж и т.п. | Интеллектуально-творческий труд |
| 4. | Рабочее время | Сотрудник устанавливает на свое усмотрение. Не применимы нормы об оплате сверхурочных, работе в выходные и праздники и т.п. | Режим может быть прописан в трудовом договоре. Если же это не указано, сотрудник вправе установить его по своему усмотрению. |
| 5. | Рабочее место | Дома, где созданы условия для надомного труда | Где сочтет нужным работник |
| 6. | Оплата труда | Чаще всего сдельная | |
| 7. | Контакт с работодателем | Может быть минимальным – только во время подписания трудового договора, а также приема и сдачи работы | Контакт в режиме коммуникационных сетей, контроль работодателя и отчетность со стороны сотрудника, подписание трудового договора с помощью ЭЦП |
| 8. | Трудовая книжка | Запись о приеме на работу и увольнении вносится обычным порядком | Записи могут не вноситься или вноситься по желанию сторон |
| 9. | Трудовой договор | Заключается в обычном порядке, должен содержать пункты относительно особенностей оплаты труда, графика работы, нюансов расторжения и других определяющих моментов. | |
| Вносятся дополнительные условия о снабжении материалами и инструментами либо компенсации их стоимости | Вносятся дополнительные условия о форме контроля и отчетности сотрудника, порядок возмещения расходов на работу (например, на приобретение и использование программ, технических средств и т.п.) |
Организация труда и режима работы дистанционных работников
При отправке работника на временную или постоянную дистанционку работодатель обязан предоставить ему все, что нужно для выполнения работы — оборудование, средства защиты информации, программно-технические средства и т.д. Сотрудник может использовать свои или арендованные средства, но в этом случае работодатель компенсирует ему все расходы.
Ранее удаленные сотрудники самостоятельно принимали решение, когда они работают и отдыхают, если в трудовом договоре не указывалось иное. На данный момент правила работы дистанционных сотрудников можно указать в трудовом договоре, допсоглашении к нему, колдоговоре, внутреннем нормативном документе. Эти правила связаны с:
- режимом рабочего времени;
- условиями и механизмом вызова сотрудника на стационарное рабочее место или его выхода по своей инициативе;
- порядком передачи работником результатов трудовой деятельности и отчета по ней по запросу работодателя;
- механизма предоставления отпуска постоянному дистанционному сотруднику. Когда такая работа имеет временный характер, сотрудник отдыхает по общим правилам.
Взаимодействие с работодателем
В целях исключения разного рода споров и разногласий по поводу того, как именно должен трудиться и отчитываться о выполняемой работе дистанционный сотрудник, поправки вносят в ТК РФ нормы о порядке взаимодействия удаленных работников и их работодателей (будущие ч. 3-5 ст. 312.4 ТК РФ).
Порядок взаимодействия должен устанавливаться локальным нормативным актом работодателя.
Данный порядок должен предусматривать конкретное время выполнения дистанционным работником трудовой функции в пределах рабочего времени. Например, с 8 часов до 5 часов с 10-минутными перерывами каждый час и перерывом на обед с 13 до 14 часов.
Во время выполнения трудовой функции (не во время перерывов) сотрудник должен оставаться на связи. То есть он должен иметь возможность отвечать на звонки, электронные письма и прочие запросы работодателя.
При этом в порядке взаимодействия необходимо оговорить срок, в течение которого дистанционный работник обязан реагировать на запросы работодателя, связанные с выполнением трудовой функции.
Работник не обязан отвечать на запросы работодателя, сделанные в любой форме, вне времени, установленного порядком взаимодействия.
Если порядок взаимодействия не был согласован сторонами трудового договора о дистанционной работе либо работник не был ознакомлен с ним, то его нельзя привлечь к ответственности за несвоевременный ответ или отсутствие ответа на запросы работодателя.
Отдельно поправки оговаривают, что в случае производственной необходимости работодатель может с согласия работника привлечь его к выполнению трудовой функции вне времени, установленного порядком взаимодействия. Но такую работу нужно будет оплачивать как сверхурочную.
Варианты трудовых договоров
Бессрочный ТД – это документ, в котором не прописываются и не устанавливаются сроки действия. Он считается самым популярным и востребованным. Нередко случаются ситуации, когда обе стороны продолжают сотрудничество и в результате договор становится бессрочным.
Срочный договор – это документ, который заключается на определенный срок действия. Он может иметь разный характер в зависимости от специфики работ и в зависимости от принятого соглашения. Можно выделить самые распространенные причины заключения таких договоров:
- устройство в целях практики или стажировки;
- сезонная работа;
- временное замещение отсутствующего работника;
- увеличение объемов производства на определенный промежуток времени.
Трудовой договор с работником об удаленной работе
Для составления соглашения на дистанционную работу в качестве образца и основы берется знакомый всем трудовой договор.
| Стандартная структура дистанционного договора | Что включает |
| Дата и место составления документа | Записывается день заключения договора и название города |
|
Участники |
Указание на лиц, заключающих соглашение (инициалы нанимателя, название организации, инициалы и данные будущего работника) |
|
Предмет настоящего соглашения |
Стандартно: характер работы и ее начало, должность, срок действия соглашения;
место работы может указываться любое либо просто отмечается, что работник работает удаленно и самостоятельно определяет рабочее место |
| Права и обязательства нанимателя и работника | Прописываются сообразно нормам трудового законодательства (аналогично обычному трудовому соглашению) |
|
Режим работы и отдыха |
Фиксируется право работника на очередной отпуск (28 дней) и дополнительный (если таковой предусмотрен);
рабочий график прописывается детально по согласованию двух сторон либо просто отмечается, что он устанавливается работником на его же усмотрение |
|
Порядок оплачивания труда |
Размер оклада и премиальных за конкретные достижения;
порядок выплат (дважды в месяц, как того требует ТК РФ) |
| Ответственность нанимателя и работника | Прописываются виды ответственности в конкретных ситуациях |
|
Заключительные положения |
Порядок взаимодействия (обмен электронной документацией с применением ЭЦП), разрешения споров;
основания для расторжения договора |
| Реквизиты нанимателя и работника | В завершение обе стороны ставят подписи |
Ответы на часто задаваемые вопросы
Вопрос №1: Как уволится дистанционному работнику?
Особенности процедуры оговариваются в ст. 312.5 ТК РФ. Инициатива может исходить от работника. Наниматель вправе инициировать увольнение с учетом оснований, прописанных в трудовом договоре.
Работник увольняется стандартным порядком. Издается приказ. Наниматель обязан ознакомить с ним работника под роспись. Если приказ оформлялся и визировался уволенным в электронном виде, то наниматель должен в день прекращения действия договора отправить бывшему работнику оформленную бумажную копию приказа посредством почтового отделения.
Вопрос №2: Можно ли взять на удаленную работу иностранного гражданина (апатрида)?
Нет. Удаленный вариант работы за границей законодательством РФ не предусмотрен.
Физлицо, гражданин РФ, может проживать в одном российском городе и при этом работать удаленно в другом.
Но россиянин, гражданин иной страны, находясь, работая за пределами РФ не может быть принят на дистанционную работу в России.
В процессе дистанционной работы, сотрудники и наниматели могут допустить ошибки, которые носят распространенный характер.
Ошибка 1. Работник находился на больничном. В это время работодатель решил перевести его на дистанционный формат работы и обязал выполнение трудовых функций во время действия больничного листа.
Решение 1. Перевод сотрудника на удаленный формат работы допускается с его согласия, за исключением поводов, регламентированных на законодательном уровне. Кроме того, во время болезни, сотрудник вправе отказаться от исполнения трудовых обязанностей.
Ошибка 2. Удаленный работник не выходил на связь с работодателем больше 2 дней. Однако руководитель не пытался самостоятельно с ним связаться. Сотрудника уволили по основаниям, закрепленным в ТК РФ.
Решение 2. Работника необходимо восстановить в должности. Все дело в том, что его увольнение в случае не выхода на связь на протяжении двух рабочих суток подряд возможно, если наниматель предпринимал попытки связаться с ним.
Как изменилось регулирование режима работы и отдыха сотрудников на «удаленке»
В новой редакции ст. 312.4 ТК РФ более подробно прописана возможность работодателя регулировать в ЛНА вопросы, связанные с деятельностью дистанционного сотрудника, а именно:
- режим рабочего времени постоянного сотрудника на «удаленке» или периодичность выполнения трудовой функции при временной дистанционной работе;
- условия и порядок вызова временного дистанционного сотрудника на стационарное рабочее место;
- условия и порядок выхода такого сотрудника на стационарное рабочее место по личной инициативе;
- порядок предоставления всех видов отпусков сотруднику, постоянно работающему в дистанционном формате.
Если работодатель не укажет в ЛНА режим рабочего времени, то дистанционный работник может устанавливать его себе самостоятельно.
Время взаимодействия дистанционного сотрудника и работодателя (телефонные звонки, видеоконференции и т.п.) нужно учитывать, как рабочее.
Какая работа признается дистанционной
Дистанционной (удаленной) признается работа, при осуществлении которой одновременно соблюдаются два условия (п. 1 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):
1) трудовая функция выполняется вне места нахождения работодателя (его обособленного структурного подразделения), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под его контролем;
2) для работы и взаимодействия по вопросам, связанным с ее выполнением, работодатель и работник используют Интернет (другие информационно-телекоммуникационные сети общего пользования) и сети связи общего пользования.
Дистанционная работа осуществляется на основании трудового договора (дополнительного соглашения к нему). Ее выполняют на постоянной основе (в течение срока действия договора) либо временно. В свою очередь, временную дистанционную работу можно выполнять (п. 1 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):
— непрерывно (в пределах шести месяцев);
— периодически (когда выполнение трудовой функции в дистанционном режиме и на стационарном рабочем месте чередуется).
Работодатель может временно перевести работника на дистанционную работу без его согласия на основании локального нормативного акта (далее — ЛНА), принятого с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.
Это допускается в ситуациях, предусмотренных ч. 1 ст. 312.9 ТК РФ. Срок такого перевода не должен превышать период, в течение которого имеет место обстоятельство (случай), послужившее основанием для принятия работодателем решения о временном переводе (п. п. 1, 6 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
Охрана труда дистанционных работников
Работодатель обязан обеспечивать безопасные условия труда и охрану труда дистанционных работников в период их дистанционной работы только в следующем объеме (п. 6 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):
— расследовать и вести учет в установленном порядке несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 17 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
— выполнять предписания должностных лиц Роструда, других федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих госконтроль (надзор) в установленной сфере деятельности, и рассматривать представления органов общественного контроля в сроки, предусмотренные Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами (абз. 20 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
— обеспечить обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
— знакомить работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.
Другие обязанности по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда работодатель соблюдать не обязан, если только иное не предусмотрено коллективным договором, ЛНА, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором (допсоглашением к нему).
Компенсация расходов удаленных работников
По общему правилу работодатель должен обеспечивать дистанционного работника всем необходимым для выполнения работы оборудованием, средствами связи, программным обеспечением и средствами защиты информации.
При этом с согласия или ведома работодателя работник может использовать свое собственное оборудование, ПО и средства связи.
По новым правилам в этих случаях работодатель должен выплачивать дистанционному работнику денежную компенсацию за приобретенное оборудование и ПО, а также возмещать расходы, связанные с использованием такого оборудования (ст. 312.6 ТК РФ). В частности, оплачивать подтвержденные сотрудником расходы на интернет и мобильную связь.
Конкретный порядок, сроки и размеры компенсации и возмещения должны быть оговорены в коллективном договоре, в дополнительном соглашении к трудовому договору или другом локальном нормативном акте.
Кроме того, поправки устанавливают, что в случае направления дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность работодатель обязан возмещать работнику все расходы. В частности, возмещению подлежат (ст. 166 ТК РФ):
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Акт о временном переводе работников на дистанционную работу
При временном переводе сотрудников на дистанционную работу по инициативе работодателя внесение изменений в трудовые договоры не потребуется.
Но порядок перевода и выполнения удаленной работы необходимо будет прописать в одностороннем акте работодателя. Такой акт в обязательном порядке должен содержать (ч. 3 ст. 312.9 ТК РФ):
- указание на обстоятельства, в связи с которыми работники переводятся на дистанционную работу;
- список работников, переводимых на дистанционную работу;
- срок, на который работники переводятся на работу в дистанционном режиме (не более чем на период наличия обстоятельства, послужившего основанием для перевода);
- порядок обеспечения дистанционных работников оборудованием, ПО, средствами защиты информации;
- порядок возмещения дистанционным работникам расходов, связанных с выполнением дистанционной работы;
- режим рабочего времени;
- периоды времени, в течение которых осуществляется взаимодействие работника и работодателя.
Не забудьте внести корректировки в локальные документы
Ввиду изменений компаниям нужно подкорректировать локальные нормативные акты, в частности — правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
Нужно внести правки в пункты о предоставляемых работникам-иностранцам гарантиях, в раздел о приёме на работу, отстранении и увольнении. Правила о том, что работники-иностранцы обязаны приобрести ДМС или об обеспечении их платной медицинской помощью за счёт работодателя следует исключить. Если в трудовом договоре есть условие о праве работодателя оплачивать работникам-иностранцам медуслуги, такое условие можно оставить и в ПВТР.
Подготовьте приказ о внесении изменений в ПВТР. Учтите мнение профсоюза (при его наличии). Ознакомьте всех сотрудников под подпись с новой редакцией ПВТР.