Как заполнить путевой лист, чтобы подтвердить транспортные расходы?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнить путевой лист, чтобы подтвердить транспортные расходы?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Российское законодательство не классифицирует бланки путевых листов на какие-либо разновидности в зависимости от срока их заполнения. В качестве таких бланков российскими организациями и ИП, как правило, используются либо разработанные самостоятельно формы, либо утвержденные законодательно — постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Общими требованиями к ним является наличие обязательных реквизитов и соблюдение порядка заполнения.

Обязательные реквизиты путевого листа

Основная часть организаций вправе использовать разработанную самостоятельно форму путевого листа. Унифицированную форму, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, обязаны использовать только автотранспортные предприятия, т.е. организации, которые осуществляют деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являются отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.

При разработке собственной формы путевого листа следует учитывать, что существуют установленные на законодательном уровне обязательные реквизиты, которые, по мнению чиновников, должны присутствовать в путевых листах. Если какого-то из обязательных реквизитов не будет — это повод налоговикам для снятия расходов.

Минфин России в своих разъяснениях (см., например, письмо от 23.03.2021 N 03-03-07/20599) также поясняет, что для документального подтверждения расходов на приобретение топлива для служебных автомобилей налогоплательщику необходимо руководствоваться перечнем обязательных реквизитов и порядком заполнения путевых листов, утвержденными приказом Минтранса.

Например, одним из обязательных реквизитов путевого листа являются сведения о транспортном средстве, которые включают в себя показания одометра (полные километры пробега). Таким образом, величина пробега указывается на основании показаний одометра, а значит, показания одометра относятся к числу обязательных реквизитов путевого листа. В некоторых компаниях путевые листы содержат данные о пробеге, а показания одометра при этом отсутствуют. Соответственно, не ясно, как вообще определяется пройденное автомобилем расстояние. Такой порядок крайне рискован. Налоговые органы могут указать, что такой путевой лист составлен с нарушениями и, соответственно, не может подтверждать расходы на списание ГСМ.

Наличие рисков подтверждает и судебная практика, содержащая примеры споров, в которых налоговые органы, признавая расходы неправомерными, наряду с другими признаками указывали также и на отсутствие в путевых листах сведений о показаниях одометра (постановления ФАС Поволжского округа от 24.07.2014 по делу № А12-23368/2013, Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 20.02.2016 № Ф08-523/2016, Арбитражного суда Центрального округа от 09.04.2021, Ф10-412/2021 по делу № А09-3820/2019).

Другое дело, когда одометр неисправен. Но и здесь не получится проставить данные о пробеге, что называется с потолка. В письме ФНС от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848 сказано, что нужно, во-первых, задокументировать сам факт поломки. Во-вторых, найти альтернативный способ подтверждения пройденного расстояния, например, по данным системы ГЛОНАСС (письмо Минфина РФ от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).

Отметки о медосмотре в путевом листе

Много споров относительно того, может ли отсутствие в путевом листе отметки о предрейсовом медосмотре послужить законным основанием для снятия расходов. Здесь сразу отметим, что нужно отталкиваться от того, в каких случаях законодательство обязывает проходить лиц, управляющих автомобилем, такие медосмотры.

Исходя из совокупности положений п. 1 ст. 20 и п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» следует, что требования о проведении обязательных медосмотров распространяются на водителей транспортных средств. В первую очередь это непосредственно сотрудники, принятые на работу на должности «водитель». Во вторую очередь это все те, чья работа связана с постоянными разъездами на служебном автомобиле. Как показывает практика, суды приравнивают к водителям тех сотрудников, чья работа была связана с постоянными разъездами на служебном автомобиле, например, торговых представителей (постановление Верховного суда от 19.12.2016 № 18-АД16-173). Полагаем, данный вывод можно распространить на курьеров и экспедиторов, которые доставляют товары на служебном транспорте.

Бывают еще и послерейсовые медосмотры, отметки о проведении которых тоже указаны в составе обязательных реквизитов путевого листа. Такие медосмотры нужно проводить только в том случае, если работа водителя связана с перевозками пассажиров или опасных грузов (п. 3 ст. 23 Закона № 196-ФЗ). Соответственно, в случае, если автомобиль используется для управленческих нужд или для перевозки грузов, не относящихся к опасным, послерейсовые медосмотры водителей проводить нет необходимости.

Отсутствие отметки о медосмотре (если она обязательна) при налоговой проверке может повлечь за собой снятие расходов на ГСМ и, как следствие, доначисление налога. Таких примеров в судебной практике немало.

Также расходы могут снять, если отметку о медосмотре проставляло лицо, которое не может в силу законодательства проводить медосмотры. Отметим, что медосмотры водителей вправе проводить только медработники или медучреждения, имеющие соответствующую лицензию.

Журнал учета путевых листов в 2022 году

ИП и компании могут в 2022 году сами разработать форму журнала учета путевых листов. Ее надо закрепить в учетной политике. Оформляют документ на срок не более года, но при необходимости его можно сократить до 1 месяца.

Журнал регистрации путевых листов состоит из двух частей:

1. Лист, на котором указывают название организации, код по ОКПО и период, в течение которого будет вестись журнал.

2. Таблица, в которой указывают:

   • номер путевого листа и дату его выдачи,
   • данные водителя и его табельный номер,
   • гаражный номер автомобиля;
   • подписи лиц, ответственных за ведение журнала: водителя, диспетчера и бухгалтера.

На сколько дней выдается путевой лист

Раньше, на заре предпринимательской деятельности, путевые листы вообще не выписывали. Потом этот непорядок исправили. И сейчас путевые листы выписываются всем водителям любого транспортного средства как юридическими лицами, так и индивидуальными предпринимателями. Путевой лист — очень важный документ, заполняющийся по статистически утвержденной форме. Он содержит ряд необходимых сведений, например, номер листа, наименование предприятия, ФИО водителя, название транспортного средства и информация о нем и, конечно, срок действия путевого листа.

В законе в 2020 году известно, что путевой лст выдаваться может на один день, либо на срок до одного месяца, то есть изменений не произошло. Не требуется путевой лист физическому лицу, при использованиии транспорта в собственных целях или передается другому физлицу по доверенности.Также нет необходимости иметь путевой лист если авто принадлежит юридическому лицу и юрид. лицо не требует учет расхода бензина.

Как оформить путевой лист на месяц

Бланк многодневного путевого листа компания должна разработать самостоятельно и утвердить приказом об учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008). Главное предусмотреть в нем обязательные реквизиты, которые перечислены ниже.

• Наименование и реквизиты организации. Запишите в бланке реквизиты компании — ИНН, КПП и другие данные.
• Наименование и номер документа. Укажите, на какое именно транспортное средство оформляете документ. Например, «путевой лист легкового автомобиля». На каждом документе ставьте штамп или печать, если она есть в организации.
• Сведения о сроке действия документа. Сведения включают дату, в течение которой можно использовать документ, если он составлен на один день. Если вы заполняете путевой лист на 1 месяц, укажите на нем первую и последнюю дату месяца, в течение которого будете использовать этот бланк.
• Сведения о собственнике (владельце транспортного средства). Если собственником является организация, то укажите наименование, организационно-правовую форму, местонахождение и номер телефона. Если предприниматель – ФИО, почтовый адрес и номер телефона.
• Сведения о транспортном средстве. Включают в себя:
  • тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства. Если грузовой автомобиль используете с прицепом, полуприцепом – модель этого прицепа или полуприцепа;
  • государственный регистрационный знак транспортного средства, прицепа, полуприцепа;
  • показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);
  • дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку.
• Сведения о водителе. Запишите ФИО водителя, дату и время проведения предрейсового и послерейсового его осмотра.

Обязательная информация путевого листа

Приказом Минтранса №152 отражаются реквизиты, которые обязательны к заполнению, т.е. должны присутствовать на самостоятельно разработанных путевых листах. Так, в листе должны быть отражены такие реквизиты:

При условии, что водитель-ИП использует свое ТС, путевой лист подтвердит затраты ГСМ.

Согласно статье 3 Федерального закона N 9196-ФЗ одним из основных принципов обеспечения безопасности дорожного движения является приоритет жизни и здоровья граждан, участвующих в дорожном движении, над экономическими результатами хозяйственной деятельности.

Путевой лист на месяц: как оформить многодневный путевой лист

Организации, которые не относятся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ. Законодатели предусмотрели, что оформить документ можно на любой срок не более одного месяца. Так что можно выписывать путевой лист на месяц, 10 дней, неделю либо несколько дней. (п. 10 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152, письмо Минфина России от 30 ноября 2012 № 03-03-07/51).

Выписать путевой лист на месяц можно, если компания направила работника на служебном транспорте в длительную командировку. В остальных случаях путевые листы оформляйте с той с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ. Образец путевого листа на 2020 год и правила заполнения бланка, в статье.

Для чего нужен путевой лист

Для представителя бухгалтерии ответ на вопрос «зачем нужен путевой лист» будет простым и однозначным — для подтверждения производственной направленности расходов, которые связаны на обеспечение данного автомобиля ГСМ. И это логично.

Ведь путевой лист — документ первичной документации по учету и контролю за работой водителя и собственно транспорта, также он дает подтверждение эксплуатации транспорта, его выезда и потребления ГСМ.

Данный документ подтвердит маршрут по которому будет двигаться транспорт, и он часто используется предпринимателями всех уровней.

С его помощью можно отследить не отклоняется ли водитель от назначенного маршрута, и использует ли рабочий транспорт в собственных целях. Так происходит первичной контроль за движением транспорта предприятия.

Данное положение прописано и законодательно, где четко озвучена позиция обязательного наличия путевого листа у водителя, так при первом требовании сотрудников правоохранительных органов — должен быть предоставлен с остальным положенным комплектом документов.

Согласно федеральному закону 259, оформлять путевые листы обязаны все предприятия, занимающиеся перевозкой людей, багажа и грузов:

• на трамвае;
• на троллейбус;
• легковой автомобиль;
• грузовой автомобиль.

При отсутствии либо путевого листа либо доверенности у водителя, такое его нахождение за рулем данного транспорта является незаконным.

Важно! Доверенность подтверждает право водителя эксплуатировать транспорт, а путёвой лист — еще и по обозначенному маршруту.

Как составить путевой лист на месяц

В соответствии с п. 10 приказа Минтранса № 152 российские фирмы могут составлять путевые листы на срок от 1 дня до 1 месяца.

Однако бланки, утвержденные постановлением № 78, изначально рассчитаны на однократное использование в течение 1 рабочей смены. Исключением можно назвать формы № 3 и № 6 — их Госкомстат допускает оформлять и на более длительный срок. Но их структура также не оптимальна для указания месячного срока действия соответствующего листа.

Госкомстат России утвердил перечень из 7 бланков путевых листов, адаптированных для легковых, грузовых машин, автобусов и т.д. Эти документы значительно различаются по способам компоновки данных, но всех их объединяет:

• обязательное указание даты рабочей смены водителя — в верхней части формы;
• обязательное указание времени выезда водителя на задание и возврата в гараж — в часах и минутах.

Для заполнения месячного листа, таким образом, можно:

• указывать в бланке только месяц и год, не фиксируя дату;
• отредактировать бланк Госкомстата, сделав новые ячейки — в них будут указываться конкретные дни, в которые водитель выходит на работу.

Еще раз обращаем ваше внимание: очень важно, чтобы в бланке обязательно фиксировались минуты выезда водителя из гаража и возврата в него: данное требование содержится в подп. 4 п. 5 приказа Минтранса РФ № 152.

Организации вправе не использовать унифицированные бланки первичной документации, а разработать свои документы, которые будут раскрывать все необходимые сведения. Так, к примеру, новая форма путевого листа легкового автомобиля 2019 года, вступившая в силу еще с 15.12.2017, утвержденная Приказом Минтранса от 07.11.2017 № 476, не обязательна к применению. Учреждение вправе заполнять свой бланк. Однако придется учесть важные изменения, которые предусмотрели чиновники.

Напомним, что законодательство в отношении первичной документации обязывает пользователей соблюдать определенные требования. Конкретные требования установлены в отношении обязательных реквизитов первички. То есть документ должен раскрывать конкретные сведения об операции. В противном случае бумага будет признана ничтожной, и ее нельзя будет принять к учету.

Как оформить путевой лист легкового автомобиля на месяц (образец)?

Путевой лист должен оформляться на каждый автомобиль, который используется в организации. Законодатель предусмотрел, что документ может быть заполнен как на один день, так и на месяц.

Документ заполняется уполномоченным лицом. Водитель допускается к записям только в части, его касающейся.

В наименовании листа должен быть указан тип транспортного средства, например легковой автомобиль. Далее уполномоченное лицо организации проставляет порядковый номер и ставит штамп организации.

Как правило, время выезда и заезда автомобиля в парк, а также его километраж проставляются все тем же уполномоченным лицом за его подписью.

Несколько слов о назначении ответственных лиц. Приказом руководителя организации конкретному работнику вменяются обязанности по управлению автомобильным парком. Может быть введена специальная должность, например механик или начальник гаража. Наименование должности роли не играет – главное, чтобы в должностной инструкции работника были детально прописаны его обязанности, в том числе о предосмотре автомобиля перед выездом и заполнении путевых листов.

Срок хранения путевых листов – 5 лет.

На предприятии должен вестись журнал учета движения путевых листов. Он состоит из следующих граф:

• порядковый номер документа;
• дата его оформления;
• ФИО и табельный номер водителя;
• гаражный номер автомобиля;
• подписи водителя, уполномоченного лица и бухгалтера;
• примечания.

Все путевые листы, выданные в организации, должны быть записаны в данном журнале.

Можно ли оформлять путевые листы за месяц

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Одновременно обращаем внимание на то, что указанные положения действуют только для автотранспортных организаций. Что касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ.

Что включает в себя унифицированная форма

Для путевого листа легкового автомобиля на месяц может быть использована унифицированная форма № 3. Она содержит все необходимые реквизиты.

Вначале указывается название документа и оставляется место для штампа организации. Указываются номер и серия бланка, справа вносятся коды по ОКУД и ОКПО. Далее образец заполнения включает нижеизложенные пункты:

1. Наименование организации.
2. Информация об автомобиле: марка, госномер, гаражный знак.
3. Данные водителя: ФИО, номер удостоверения, отметки о лицензионной карточке, табельный номер.
4. Задание водителю. Обозначается наименование организации, в распоряжении которой находится машина, адрес подачи, время выезда из гаража и время возвращения. Здесь же оставляются поля для подписи диспетчера (или другого уполномоченного лица).
5. Отметка о технической исправности машины. Находится с правой стороны листа.
6. Движение топлива.
7. Отметка о сдаче автомобиля по возвращении.

На обороте пример содержит таблицу, где поочередно указываются коды заказчиков, места, где водитель делал остановку, время прибытия и отъезда для каждого пункта и километраж. В конце приводятся результаты работы машины – время в наряде и пробег. На основании этих данных рассчитывается заработная плата.

Как заполнить путевой лист?

Путевой лист легкового автомобиля форма по окуд 0345001 имеет вид шаблона, заполняющийся обязательно с двух сторон непосредственно перед выходом транспорта на маршрут.

Первая страница документа заполняется следующим образом:

• в первую очередь в бланке заполняется серия и номер по порядку. Печать круглой формы с декабря 2017 года не проставляется. Ниже наименования формы указывается число его составления;
• далее заполняется наименование фирмы, адрес местонахождения, номер телефона. Согласно новым изменениям ещё указывается основной государственный регистрационный номер.
• правая часть таблицы проставляется кодом организации по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);
• следом отмечаются данные транспортного средства: марка и номер государственного знака. В случае применения гаражного номера, его проставляют в таблице справа;
• затем заполняют данные о водителе, полностью ФИО, номер по табелю, серия и номер водительского документа, предоставляющего право вождения автомобиля, а также категории, доступные для данного шофёра;
• следующие поля заполняют специальные транспортные организации, если легковушка используется в качестве такси. Оформляется специальная лицензия, и организация оставляет записи о её виде и данные в отведённых для этого разделах;
• в последующей графе оператор прописывает поручение, выполняемое шофёром согласно путёвке. Как правило, указывается, кто будет эксплуатировать автомашину, строится маршрут, точное время начала и окончания работы. Подписав путёвку, оператор отдаёт документ лично в руки управляющему автомобилем.
• также на первой странице содержится раздел для технического работника, проверяющий общее состояние и работоспособность транспортного средства. Специалист фиксирует показатели работы авто, количество горючего на данный момент времени, и осуществляет заверку этой информации, подписав документ;
• соглашаясь с заполненными сведениями, принимая транспортное средство, шофёр подписывает путёвку;
• если автомашину необходимо заправить горючим, лицо, осуществляющее заправку, прописывает, сколько литров, и какого вида топлива было использовано, и также подписывает документ;
• после возврата транспортного средства с маршрута, оператор указывает настоящее число и время возвращения. Сведения об имеющихся нарушениях также вносятся в дорожный документ;
• технический специалист по окончании работы проверяет состояние машины, фиксирует показатели транспортного средства и оставшееся топливо. Далее шофёр и механик подписывают путёвку, осуществляя акт приёма автомобиля;
• оператор на основе полученных сведений рассчитывает расходную норму горючего, и в сравнении с использованным топливом выясняет повышение расхода или сбережение ресурсов.

При выезде автомобиля из гаража остаток топлива составлял 10 л, выдано по заправочному листу — 40 л, остаток топлива при возвращении — 5 л. Следовательно, фактический расход топлива составляет 45 л (10 + 40 – 5).

В том случае, если расход топлива по норме превышает его фактический расход, образуется экономия топлива. Если же фактический расход оказался больше расхода топлива по норме, возникает его перерасход.

Информацию о работе автомобиля в течение дня в путевой лист вносит водитель.

На оборотной стороне путевого листа он указывает маршрут следования транспортного средства. Его необходимо записывать по всем пунктам следования автомобиля. По каждому пункту следования необходимо указать адрес, время выезда и возвращения, а также количество километров, которое прошёл легковой автомобиль до пункта назначения. Не допускается вместо описания маршрута следования делать записи “по служебному заданию” и другие записи аналогичного характера. Обращаем внимание на то, что отсутствие в путевом листе информации о маршруте зачастую является основной причиной, по которой налоговики отказываются признавать расходы на ГСМ.

В колонке “Код заказчика” указывается код, присвоенный организацией определённому заказчику. В обычной (не транспортной) организации используемый в служебных целях автомобиль может предоставляться различным сотрудникам (генеральному директору, руководителю отдела продаж или отдела поставок, главному бухгалтеру, кассиру, курьеру и т. д.). В этом случае вместо кода заказчика можно указать должность и фамилию сотрудника организации, который воспользовался автомобилем, или табельный номер этого сотрудника.

В конце дня водитель заполняет раздел “Результат работы автомобиля за смену”. В нём водитель должен указать время работы и количество пройденных километров.

Похожие записи:

• Как на Дону ветеранам труда оформить получение 1000 рублей на проезд?
• Как изменить вид разрешенного использования земельного участка
• Как пожаловаться в налоговую на арендодателя квартиры