Департамент общего аудита по вопросу заполнение строки 18 УПД
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Департамент общего аудита по вопросу заполнение строки 18 УПД». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
На основании этого файла заявляют налоговый вычет, ведут корректный бухучет, списывают возникшие затраты. С его помощью серьезно экономится время и силы сотрудников, уменьшается количество необходимых документов.
Правила подписания всех типов УПД со всех сторон у любого стандартного покупателя
Количество подписантов как от клиента, так и от продавца способно меняться. Кто должен ставить свою подпись, зависит от того, как в конкретной фирме распределены полномочия — кто отвечает за передачу товаров, подтверждает корректность произошедшего, пересчет по количеству и качеству. Предлагаем разобраться в этом ответственном моменте подробнее.
Неважно, какой статус, рекомендованными будут 2 подписи:
- Руководителя компании. По факту глава предприятия вправе передать эту задачу специальному уполномоченному лицу, если он уверен в способностях подчиненного. Подобные разрешения следует задокументировать специальным внутренним актом, доверенностью или приказом. Без этого человек не должен касаться официальной документации.
- Главного бухгалтера. Ситуация та же. Специалист может делегировать эту работу другому человеку, если это закрепят в учетной политике.
Какие документы заменяет
Выше мы говорили, как правильно подписать УПД покупателю и продавцу. Осталось разобраться, вместо чего может использоваться этот файл.
Главная цель этого бланка — использоваться взамен целого комплекта. Он с легкостью объединяет в себе строки для счета-фактуры и разнообразной первички. А возможность создавать дополнительные поля делает его действительно универсальным. По факту это СФ с добавленными к ней графами про отгрузку и приемку.
Кроме того, допускается отправлять его не только контрагенту и клиенту. Можно сформировать и отправить в налоговую. Важно не забыть сначала зафиксировать его в учетной политике, а потом — не менять шаблон, использовать одну форму.
В каких случаях можно использовать УПД
УПД можно применять наряду с традиционными первичными документами и счетами-фактурами. Отметим, что счета-фактуры по-прежнему будут использоваться — отменять их Минфин России не планирует (письма от 17.10.2013 № 03-07-14/43330, от 29.12.2012 № 03-07-03/230).
За основу при создании универсального первичного документа был взят счет-фактура. Форма счета-фактуры была дополнена обязательными реквизитами, установленными Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Это не противоречит нормам 21 главы НК РФ (письма ФНС России от 23.08.2012 № АС-4-3/13968@, от 12.03.2012 № ЕД-4-3/4061@).
Применяться универсальный передаточный документ может для оформления следующих операций:
- отгрузка товаров (без транспортировки и с транспортировкой);
- передача результатов выполненных работ;
- оказание услуг;
- передача имущественных прав;
- отгрузка товаров (работ, услуг) комиссионером (агентом) комитенту (принципалу).
Как присвоить номер УПД
Номер передаточного документа зависит от его статуса.
Напомним: налоговое законодательство предъявляет определенные требования к порядку нумерации счетов-фактур. Так, при выставлении счета-фактуры в строке 1 должен быть обязательно указан его порядковый номер (п.5 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения счетов-фактур, утв. Постановлением № 1137). Номера счетов-фактур, в т.ч. корректировочных и авансовых, присваиваются в хронологическом порядке (письмо Минфина РФ от 10.08.2012 № 03-07-11/284). Кроме этого, определен специальный порядок нумерации счетов-фактур обособленными подразделениями (участником товарищества, доверительным управляющим).
Что касается требований к первичному бухгалтерскому документу, то номер не перечислен среди его обязательных реквизитов (ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Исходя из этого:
- в УПД со статусом «1» номер присваивается в соответствии с хронологией нумерации счетов-фактур;
- в УПД со статусом «2» номер присваивается в соответствии с хронологией нумерации первичных документов (накладных, актов и т.д.).
Счет-фактура или универсальный передаточный документ
С появлением УПД у российских компаний, возник вопрос, что удобнее: счет-фактура или этот документ?
Сразу оговоримся, что в отличие от счета-фактуры УПД – это не обязательная, а рекомендованная форма. При этом она позволяет компаниям:
1. Использовать в бухгалтерском учете;
2. Принимать к вычету НДС, так включает в себя полностью все реквизиты счета-фактуры, являясь, в какой-то степени, его копией;
3. Использовать в качестве доказательства о понесенных затратах при определении налоговой базы.
Обратите внимание! Универсальный передаточный документ нельзя использовать только как счет-фактуру. Такой вывод ФНС сделала в письме № АС-4-15/16298@. УПД можно использовать в двух рекомендованных службой вариантах:
он заменяет счет-фактуру и первичку (в поле «Статус» значение 1);
он заменяет только передаточный документ (в поле «Статус» значение 2).
Для чего нужен универсальный передаточный документ
Итак, давайте разберемся, для чего нужен универсальный передаточный документ. По правилу современного российского законодательства, УПД можно применять одновременно с использованием привычной первичной документации. При этом использование счетов-фактур не отменяется — Минфин РФ не планирует их отмену в дальнейшем, о чем было выпущено официальное заявление.
Основой для создания акта выступила счет-фактура. Его форму дополнили обязательными реквизитами, отмеченными федеральным законодательством, что, однако, не вошло в противоречие нормам 21 главы Налогового кодекса РФ. Использовать универсальную передаточную документацию можно для отражения в отчетности таких операций, как:
- отгрузка товара (вне зависимости от наличия транспортировки);
- передача результатов выполненных работ;
- оказание услуг;
- передача прав на имущество;
- отгрузка товаров, работ и услуг по агентскому договору или договору комиссии.
При этом расшифровка УПД в бухгалтерии позволяет использовать данный тип документа не только как совмещенный вариант документации, но и как только первичный документ. Обратите внимание, что появление УПД в бухгалтерском учете вовсе не обязывает компании повсеместно использовать его — можно использовать и привычный вариант ведения отчетности.
Что понимают под статусом УПД
У УПД есть обязательный реквизит с наименованием «Статус». У него может быть два значения — «1», «2». Давайте разберемся, чем отличаются УПД со статусом 1 и 2.
УПД статус 1 это значение, употребление которого позволяет использовать бумагу и как первичную документацию, и как счет-фактуру одновременно. Возникает вопрос: что означает УПД статус 2? По правилам ведения бухгалтерской отчетности и нормам российского законодательства указание в реквизитах документа этой цифры означает то, что УПД используют только как первичный документ для учета. Его могут смело использовать ИП и организации, действующие на упрощенной системе налогообложения, поскольку выставление данной формы не повлечет за собой обязанность по исчислению и уплате НДС. Кроме того, такой УПД можно использовать для отгрузки товаров по комиссионному договору.
Дополнительные отличия универсального передаточного документа статус 1 и 2 в том, что статус 2 освобождает от обязанности заполнять поля, необходимые только для счета-фактуры:
- строка 7 «К платежно-расчётному документу»;
- графа 6 с указанием суммы акциза;
- налоговая ставка в графе 7;
- код страны происхождения товара (графа 10)
- графа 10а с указанием краткого наименования страны происхождения товара;
- графа 11 с номером таможенной декларации.
Кто и как подписывает УПД
ФНС России в письме от 21.10.2013 ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налогового риска при использовании налогоплательщиком основного документа, созданного на основании счета-фактуры» (в письме к этому письму, согласованному с Минфином России, от 07. 10. 2013 приведена новая форма наряду с разъяснениями даны разъяснения по заполнению перечня показателей и используемых актов.
Универсальный передаточный документ позволяет объединить информацию, отраженную во входящих документах и счетах-фактурах, без нарушения Закона о налоговом и бухгалтерском учете; форма УПД рекомендована; форма УПД также рекомендована к заполнению всем налогоплательщикам, в том числе налогоплательщикам, не являющимся налогоплательщиками. Это означает, что каждый налогоплательщик сам решает, использовать ли эту новую модель для целей бухгалтерского учета и сверки бюджета, или правильнее использовать основной документ самостоятельно разработанной и утвержденной печатной формы и оформлять счет-фактуру отдельно. так как использование УПД требует изменения законодательства.
и может использоваться для учета событий хозяйственной жизни и расчетов по НДС. Форма предусматривает одновременное наличие пяти подписей. Однако это количество требуется не во всех случаях.
Необходимо заранее четко определить лицо, которое подписывает событие хозяйственной жизни в обновлении.
- Руководитель организации (индивидуальный предприниматель). Руководитель передал право подписи уполномоченному/ответственному лицу. Эти полномочия должны быть подтверждены приказом (юристом).
- Руководитель бухгалтерии.Полномочия на подпись ОДП могут быть переданы другому лицу по той же причине, что и руководителю.
Подписи в УПД со стороны продавца:
- Подраздел счета-фактуры: подпись руководителя организации (или иного уполномоченного лица), главного бухгалтера (или иного уполномоченного лица). Если к документу прилагаются реквизиты индивидуального предпринимателя, подпись индивидуального предпринимателя и государственный сертификат индивидуального предпринимателя; с 1 октября 2017 года в поле для дополнительной подписи ставится подпись лица, уполномоченного подписывать документ от имени предпринимателя.
- Поле в таблице 10: подпись лица, которому были переданы товары, проект или услуги.
- Поле в таблице 13: подпись лица, ответственного за надлежащее оформление документа. Это поле называется «ответственный за надлежащее оформление событий хозяйственной жизни». Если этот сотрудник уже подписывал документ, ему не нужно ставить подпись в поле 13 повторно. Достаточно перечислить должность и ФИО.
Подписи в УПД со стороны продавца:
- Подраздел счета-фактуры: подпись руководителя организации (или иного уполномоченного лица), главного бухгалтера (или иного уполномоченного лица). Если к документу прилагаются указания индивидуальных предпринимателей, подписи индивидуальных предпринимателей и свидетельства о государственной регистрации индивидуальных предпринимателей; с 1 октября 2017 года в поле для дополнительной подписи должна быть подпись лица, уполномоченного подписывать документ от имени предпринимателя.
- Поле в таблице 10: подпись лица, которому были переданы товары, проект или услуги.
- Поле в таблице 13: подпись лица, ответственного за надлежащее оформление документа. Этот сектор называется «ответственным за надлежащее исполнение событий экономической жизни». Если должностное лицо уже подписало документ, ему не нужно повторно ставить подпись в поле 13. Достаточно перечислить должность и имя.
Как осуществляется приемка товара с КиЗ
При приемке товаров с КиЗ (штрих-кодом маркировки) необходимо проверить, все ли данные указаны в УПД правильно. Чтобы это осуществить, нужно считать каждый код 2D сканером, специальным терминалом для сбора данных (ТСД) или мобильным телефоном (если такой функционал предоставляется вашим оператором ЭДО). Затем нужно сверить с данные с полученным УПД. В большинстве случаев, система ЭДО делает такую сверку автоматически.
Сколько штрихкодов придется отсканировать? Это зависит от упаковки, в которой пришла продукция. Система маркировки поддерживает агрегацию. Код маркировки может быть нанесен как на каждую товарную единицу — например, пачку сигарет, — так и на упаковку: паллету, короб и пр.
После подтверждения факта о перемещении товара на торговую точку, ЭДО больше не участвует в данном процессе. Реализация товара происходит через онлайн-кассу и информацию о том, что он вышел из оборота, на сайт маркировки передает ОФД.
Как мы видим, самая частая операция в ЭДО, которую выполняет розничный продавец — это подтверждение входящих УПД. Он создает исходящие документы и отправляет их поставщику только в тех случаях, когда происходит возврат.
Как и любой другой бланк, УПД требуется подписывать для подтверждения его достоверности, а также в целях совершения хозоперации. Кто должен проставлять подписи? Для ответа нужно изучить разделы формы.
Основной из них представляет собой счет-фактуру. Согласно п. 6 стат. 169 НК ответственными лицами за подписание счет-фактуры являются руководитель фирмы и главбух.
Уполномочить других сотрудников можно на основании приказа руководителя или доверенности, выданной от имени предприятия.
Следовательно, подписи в УПД в разделе счет-фактуры должны проставить руководитель налогоплательщика, его главный бухгалтер или уполномоченный распоряжением/доверенностью специалист. ИП подписывает документ самостоятельно или путем передачи права другому лицу.
Остальные подписи предусмотрены в строках первичного документа. В УПД этот реквизит расположен по:
- Стр. 10 – подписывает работник, выполнивший от имени поставщика отгрузку предмета сделки.
- Стр. 13 – ставит подпись сотрудник, уполномоченный компанией-поставщиком на оформление УПД.
- Стр. 15 – подписывает работник, совершивший от имени покупателя приемку предмета сделки.
- Стр. 18 – ставит подпись сотрудник, уполномоченный компанией-покупателем на оформление УПД.
Есть ли обязательные подписи в УПД? Ответ ФНС дает в Приложении 4 к Письму № ММВ-20-3/96@ от 21.10.13 г. Здесь сказано, что при использовании документа с кодом статуса «1» всегда должны быть подписи должностных лиц в счет-фактуре.
А если УПД оформляется в качестве первички, в стр. 10 можно не ставить подпись поставщика при наличии подписей в счет-фактуре. По стр.
13 подпись не указывается, если сотрудник, который отгружает товар и имеет право на оформление универсального документа, – это одно и то же лицо.
Основной предпосылкой для появления УПД (универсального передаточного документа) стал тот факт, что в установленных ранее формах, входящих в обычный комплект по сделке, многие реквизиты и информация дублируются. Поэтому для упрощения оформления сделок логичнее было бы применять один документ, в который включены все необходимые разделы и данные.
Идея создания УПД была реализована в 2013 году. Началом послужили поправки в закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, в результате которых исчезла необходимость применять обязательные унифицированные формы учетной документации. Вскоре после внесения поправок в закон № 402-ФЗ на сайте ФНС был предложен к рассмотрению профессиональному сообществу проект единого отгрузочного документа (сначала УПД назывался так). Над проектом трудились как специалисты ФНС, так и участники из сообществ бухгалтеров, финансистов и программистов (в частности, 1С-ников). Итогом стало то, что 21.10.2013 на сайте ФНС появилась форма УПД. Одновременно ФНС выпустила письмо «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками УПД» от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.
Так появилась возможность оптимизировать документооборот организаций за счет перехода на УПД.
Больше об УПД читайте в материале «Универсальные передаточные документы».
Два новых поля А и Б заполняются по желанию поставщика товара и указывают номер позиции и коды видов деятельности. Например, для ИП, который выбрал УСН 6 для продажи и установки кондиционеров, в поле Б указывается код ОКУН 042403.
Статус, проставленный в верхнем левом углу, указывает на его назначение. Если он будет использоваться как счет-фактура и первичный документ, следует проставить цифру 1. Этот статус позволяет предъявить УПД, как основание для вычета НДС.
Цифра 2 в поле указывает на то, что УПД выполняет роль первичного документа, отражающего операцию налогоплательщика. УПД для ИП на УСН и ЕСХН имеют статус 2. Многим упрощенцам привычнее работать по старой схеме, используя накладные, акты. Однако нередко возникают ситуации, когда покупателю приходится выписывать счет-фактуру. Поэтому здесь как раз удобен УПД.
Назначение документа определяется не только его статусом, а тем, какие именно реквизиты в нем заполнены. Номер УПД зависит и от его статуса. Согласно правилам заполнения, в счетах-фактурах указывается порядковый номер. При статусе 1 номер должен соответствовать нумерации в счетах-фактурах. В первичных же документах номер не относится к обязательным реквизитам, поэтому в УПД он определяется хронологией первичной документации.
В строке 13 «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни» УПД со стороны продавца указывается:
Лицом, ответственным за оформление сделки, может быть:
Получите понятные самоучители 2021 по 1С бесплатно:
Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, совершившее отгрузку (строка 10), то в строке 13 могут заполняться только сведения о должности и фамилия с инициалами без повторения подписи.
Если по правилам компании за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в УПД вводится дополнительная строка для отражения должности, Ф.И.О. и подписи второго ответственного лица (Письмо ФНС РФ от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@).