Порядок замещения работника на время отпуска

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок замещения работника на время отпуска». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Если работник уходит в отпуск на несколько дней, то необходимости искать замену у работодателя обычно не возникает. Но если отпуск длительный, например, декретный, то следует найти нового работника или поручить кому-либо выполнение этих обязанностей.

Как оформить замещение работника?

Работодатель может поступить следующим образом:

Работник ушел в отпуск: что делать

Работодатель не имеет права не отпустить в отпуск работника, отработавшего в организации (у ИП) шесть месяцев и более, а в некоторых случаях и до истечения этого срока. Кроме того, работник может уйти в учебный отпуск или отпуск по уходу за ребенком, и работодатель также обязан будет его отпустить. Таким образом, отсутствие работника на рабочем месте может быть достаточно длительным.

Поскольку уход работников в отпуск не должен нарушать нормальное функционирование предприятия или организации, на время отсутствия основного работника выполнение его обязанностей работодатель может перепоручить другому работнику. Выходов у работодателя в этом случае несколько:

• принять на время отпуска нового работника. В этом случае работнику предлагается заключить срочный трудовой договор, днем окончания которого будет день выхода отсутствующего работника на работу;
• перевести на должность отсутствующего работника кого-то из уже работающих сотрудников;
• поручить исполнение обязанностей другому сотруднику без перевода на должность.

Доплата за совмещение должностей на время отпуска

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск имеют все официально трудоустроенные граждане. Об этом сказано в ст. 114 ТК РФ. Но это не должно нарушать нормальный ход работы предприятия. Поэтому пока один сотрудник отдыхает, другой выполняет часть его обязанностей (или даже все).

Не стоит путать замещение и совмещение. Замещение, по трудовому кодексу – это временное освобождение работника от его обязанностей для выполнения обязанностей временно отсутствующего работника. А совмещение, согласно ст. 60.2 ТК РФ, — это выполнение своих трудовых обязанностей и обязанностей отсутствующего сотрудника.

За совмещение основному работнику предусмотрена доплата. Размер доплаты определяется по соглашению с работников, и зависит от объёма выполняемых работ. ТК РФ не устанавливает максимального и минимального размера доплаты за совмещение должностей.

Совмещение должностей допускается только с согласия самого работника. При этом согласие он должен дать в письменной форме. В ст. 74 ТК РФ сказано, что если производственная необходимость, то работодатель может перевести одного сотрудника на временное заместительство другого сотрудника, который находится в отпуске.

Временное заместительство возможно на срок до 1 месяца, оплачивается оно не ниже среднего заработка на прежней должности. Временное заместительство не оформляется отдельным трудовым договором, но оно влечёт за собой освобождение сотрудника от его основных обязанностей.

Выполнение и оплата временного перевода

Случается, что совмещение выполнить невозможно. В этой ситуации работодатель имеет право освободить работника от его текущих обязанностей и перевести его на рабочее место отпускника. Срок перевода соответствует сроку отпуска отсутствующего работника (ст. 72.2 ТК РФ).

Перевод возможен только с письменного согласия работника. В дополнительном соглашении к трудовому договору указывают условия перевода. После этого издается приказ о переводе.

На что обратить внимание при его составлении, вы узнаете из статьи «Приказ о переводе работника на другую должность – образец».

После оформления перевода для работника это рабочее место становится основным, и, следовательно, он должен пройти весь инструктаж, как и остальные работники.

В трудовой книжке перевод и возврат на основное место работы никак не отражают.

Доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника происходит в размере, указанном в дополнительном соглашении.

По возвращении на работу основного работника необходимо направить замещающему работнику уведомление об окончании срока перевода и составить приказ о прекращении исполнения обязанностей временно отсутствующего работника.

В случае если срок перевода истек, а работнику не предоставлена возможность вернуться на основную работу и он не потребовал своего восстановления на ней, то соглашение о временном переходе теряет силу. Временная работа становится основной.

Прием временного сотрудника

Еще один из способов заменить работника, ушедшего в отпуск, — это нанять на его место нового работника, заключив с ним срочный договор (ст. 59 ТК РФ).

Этот способ замены будет предпочтителен для предприятий, на которых есть технически сложные должности. И если их пытаться совместить, может пострадать весь трудовой процесс. Например, это может быть крупное производственное предприятие. Наладчик технически сложного оборудования уходит в отпуск. Преимущества способа найма временного сотрудника очевидны: руководитель получает полноценного сотрудника, и трудовой процесс не останавливается.

Оплата, условия и срок работы оговариваются и указываются при заключении срочного трудового договора.

Ответы на вопросы читателей

? Вопрос 1 от Алены: Мой начальник уходит в отпуск на 28 дней, говорит, что замещать его буду я (замначильника). Будут ли мне что-то доплачивать? Могу ли я отказаться от замещения?

Ответ: Да, можете отказаться. Возложить дополнительные обязанности можно только на основании вашего согласия. Если согласитесь письменно, оформляется приказ о замещении и доплате.

? Вопрос 2 от Сергея: Директор уходит в отпуск, но периодически выходит на работу и выполняет свои обязанности. Нужно ли оформлять замещение?

Ответ: Если работник ушел в отпуск, он не должен выходить на работу и выполнять должностные обязанности. Это нарушение права сотрудника на отдых по ТК РФ. При проверке могут быть проблемы из-за этого. Лучше оформить приказ о замещении и возложении обязанностей на другого работника на период отсутствия.

? Вопросы от Инны: Достаточно ли будет составить дополнительное соглашение к трудовому договору на время возложения обязанностей, где будет прописан размер доплаты?

Ответ: Нет, ТК РФ требует письменного согласия работника и приказа об объеме работы и размере доплаты.

Если остались вопросы по теме, задайте их в комментариях ниже.

Способы замещения работника на время отпуска

Трудовым кодексом РФ предусмотрено несколько вариантов замещения основного сотрудника на время его ежегодного очередного отпуска. Каждый из этих способов имеет свои особенности оформления и оплаты. Рассмотрим каждый и них:

• замещение, или временное освобождение от исполнения трудовых обязанностей другого сотрудника организации, и перевод его на временно вакантную должность;
• внешнее совместительство – оформление срочного трудового договора с человеком, который не является сотрудником предприятия;
• совмещение – одновременное исполнение работником организации обязанностей, предусмотренных основным трудовым договором и выполнение работы по другой должности за отсутствующего коллегу;
• внутреннее совместительство – выполнение сотрудником трудовых обязанностей другого человека в свободное от основной работы время.

Выполнение и оплата временного перевода

Случается, что совмещение выполнить невозможно. В этой ситуации работодатель имеет право освободить работника от его текущих обязанностей и перевести его на рабочее место отпускника. Срок перевода соответствует сроку отпуска отсутствующего работника (ст. 72.2 ТК РФ).

Перевод возможен только с письменного согласия работника. В дополнительном соглашении к трудовому договору указывают условия перевода. После этого издается приказ о переводе.

На что обратить внимание при его составлении, вы узнаете из статьи «Приказ о переводе работника на другую должность – образец».

После оформления перевода для работника это рабочее место становится основным, и, следовательно, он должен пройти весь инструктаж, как и остальные работники.

В трудовой книжке перевод и возврат на основное место работы никак не отражают.

Доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника происходит в размере, указанном в дополнительном соглашении.

По возвращении на работу основного работника необходимо направить замещающему работнику уведомление об окончании срока перевода и составить приказ о прекращении исполнения обязанностей временно отсутствующего работника.

В случае если срок перевода истек, а работнику не предоставлена возможность вернуться на основную работу и он не потребовал своего восстановления на ней, то соглашение о временном переходе теряет силу. Временная работа становится основной.

Замещение руководителя

Как известно, директор компании является таким же полноценным сотрудником учреждения, которому предоставляются все права, предусмотренные действующими нормами законодательства. В список данных прав входит и регулярный уход в оплачиваемый отпуск. В таком случае перед директором, как правило, встает вопрос о том, кому можно доверить функции по его замещению.

Если в организации уже существует такая должность, как заместитель директора, особых проблем с последующей заменой, как правило, не возникает. Заместитель принимает на себя всю ответственность за управление компанией, и, как правило, наделяется полномочиями по подписанию различных документов. Все эти важные вопросы необходимо оговорить с руководителем заранее. Иногда директор, например, не желает, чтобы кто-то подписывал документы в его отсутствие. В таком случае он может посещать организацию для простановки собственных личных подписей.

В том случае, если в организации не имеется официальной должности заместителя директора, руководитель компании вправе сам выбрать ответственное лицо, на которое будут возложены все основные обязанности. Причем передача необходимых полномочий должна осуществляться в официальном порядке. Главным документом здесь будет являться приказ руководителя, в котором будут указаны все основные нюансы и важные подробности. В документ включаются следующие сведения:

• данные о сотруднике, на которого будут возложены временные обязанности руководителя, а именно – его ФИО, занимаемая должность, наименование структурного подразделения, где он трудится и т.д.;
• информация о точном сроке, на который данные обязанности возлагаются на сотрудника;
• сведения о доплате. Как известно, за принятие на себя дополнительных полномочий каждый сотрудник вправе рассчитывать на получение определенной денежной прибавки. Особенности ее начисления, а также точный размер обязательно должны быть зафиксированы в официальном приказе;
• иные сведения, которые будут иметь прямое отношение к процедуре возложения временных обязанностей на другого сотрудника.

Обязанность или возможность?

Чтобы временно назначить на место другого сотрудника, руководитель организации должен получить у работника, выходящего на замену, письменное согласие. Однако это правило не действует на ряд случаев, закрепленных в трудовом законодательстве.

Не получив твёрдое «да» от своего подчиненного, руководитель имеет право самостоятельно перевести его на другую работу. Но не дольше чем на один месяц. Более такого: возможность такой замены может быть и не прописана в трудовом договоре. Между тем, замещение временно отсутствующего работника на время отпуска без согласия заместителя в этом случае возможно только в силу следующих сложившихся обстоятельств:

• различных катастроф в результате природных или техногенных катаклизмов;
• аварий на производстве;
• несчастных случаев во время рабочего процесса;
• возгораний, приведших к пожару;
• наводнений;
• землетрясений;
• массовых голодовок;
• распространения каких-либо заболеваний (эпидемии);
• чумы или других массовых заболеваний животных;
• иных случаев, вызвавших последствия, представляющие угрозу для жизни человека или нормального проживания части или сразу всего населения.

Во всех остальных случаях нанимателю придется получить согласие от замещающего работника. Только после этого можно будет оформить его перевод под замену. В противном случае имеет место нарушение трудового законодательства, что может повлечь административную ответственность.

Если назначение замещающего лица не связано с какими-то чрезвычайными обстоятельствами, то составление работником заявления – обязательный этап. Его пишут по стандартной схеме (требований в законе нет).

Заявление должно иметь следующие атрибуты:

• указание того, на чье имя составлено заявление, и от кого оно исходит (не только Ф.И.О., но и должности обеих сторон);
• прописывают слово «Заявление»;
• в самом тексте работник должен выразить свое согласие о замещении на время отпуска другого работника; тут же указывают причину, по которой происходит замещение (отпуск основного работника с указанием дат);
• обязательно указывают, на какую должность переходит замещающий и на какой срок (дата начала и окончания работы в качестве заместителя);
• прописывают дату составления документа;
• указывают должность и инициалы составителя заявления, ставят подпись.

Установление доплаты за совмещение должностей

Оплачивается совмещение должностей по Трудовому кодексу, в котором содержатся четкие нормы по минимальному фиксированному размеру компенсации. Начальник не ограничен в вопросе установления доплаты, и имеет возможность определять ее вместе с работником, принимая во внимание характер работ и их сложность. Но она не может быть меньше половины от основной заработной платы, предусмотренной за эту должность.

Вознаграждение бывает нескольких видов:

• В процентах – самый распространенный способ, который предполагает выплату 30,50,80% от оклада или другое соотношение в зависимости от договоренностей сторон.
• Твердая сумма – подразумевает одноразовую оплату, определенную работодателем в фиксированном виде за выход в период отпуска одного из сотрудников.

Дополнительные обязанности являются трудом, поэтому должны быть вознаграждены соответствующим образом. Работодатель проводит расчет самостоятельно, но принимает во внимание затраченные усилия, сложность труда и количество выполненных заданий. Если сотрудник работал на полставки, то человек, который пришел на его замену, получает заработную плату в таком же размере.

Способы замещения:«штатный зам» или «халиф на час»?

Ответ на вопрос, вынесенный в заголовок, зависит только от системы работы компании и ее внутренней организации.

Если руководитель отсутствует часто, то наличие «дополнительного» сотрудника, выполняющего его обязанности в рамках своих должностных полномочий, повышает эффективность деятельности организации.

Заместитель «по случаю» хорош тем, что позволяет не только выбирать лицо, которое будет выполнять обязанности отсутствующего руководителя в каждом конкретном случае, но и перераспределять полномочия отсутствующего руководителя. Как правило, такое перераспределение идет по направлениям деятельности организации: заключать сделки поручается, например, руководителю сбытового подразделения, контролировать производство – главному инженеру, осуществление платежей – руководителю финансовой службы и т.д.

Замещение работника через совмещение нескольких профессий

Чтобы правильно оформить замещение сотрудника на время его отпуска, следует получить письменное согласие на совмещение должностей. Этот вариант, как правило, экономически подходит работодателю больше. Расходы на оплату в случае совмещения должностей меньше, чем заработная плата нового работника, принятого на работу. Работник, совмещающий обязанности, не освобождается от своей основной работы.

При оформлении совмещения на строго установленный период необходимо правильно составить приказ. Часто в этом документе не указывают срок, в течение которого будет производиться доплата за совмещение. В таком случае снять их с работника нельзя, он будет иметь право на получение выплат, и суд в дальнейшем подтвердит это.

Возможна ситуация, когда сотрудник не согласен временно исполнять функциональные обязанности другого. Принудить его работодатель не может, любые действия в этом направлении будут противозаконными и могут иметь серьезные неприятные последствия для организации.

Все решения, касающиеся выполнения дополнительных обязанностей работником, должны оформляться письменно. Устные договоренности не имеют никакой силы, не могут быть основанием для последующей оплаты.

Совмещение профессий представляет собой выполнение дополнительных обязанностей по иной профессии. Если работник будет исполнять дополнительные обязанности по своей профессии (должности), то это оформляется как увеличение объема работ.

Оформляя совмещение профессий, важно соблюсти определенный порядок действий:

• заключить дополнительное соглашение к трудовому договору с обязательным отражением срока исполнения добавочных функций, их характера и величины доплаты;
• составить приказ о совмещении. Форма документа произвольная, но необходимо отразить следующие реквизиты – обязанности, срок совмещения, размер доплаты;
• получить роспись сотрудника об ознакомлении с приказом.

Трудовые функции отсутствующего можно передать не одному, а распределить между несколькими работниками. В таком случае с каждым следует заключить дополнительные соглашения к трудовому договору, письменно отразить обязанности и оплату, заручиться письменным согласием работника.

Доплата за совмещение должностей на время отпуска

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск имеют все официально трудоустроенные граждане. Об этом сказано в ст. 114 ТК РФ. Но это не должно нарушать нормальный ход работы предприятия. Поэтому пока один сотрудник отдыхает, другой выполняет часть его обязанностей (или даже все).

Не стоит путать замещение и совмещение. Замещение, по трудовому кодексу – это временное освобождение работника от его обязанностей для выполнения обязанностей временно отсутствующего работника. А совмещение, согласно ст. 60.2 ТК РФ, — это выполнение своих трудовых обязанностей и обязанностей отсутствующего сотрудника.

За совмещение основному работнику предусмотрена доплата. Размер доплаты определяется по соглашению с работников, и зависит от объёма выполняемых работ. ТК РФ не устанавливает максимального и минимального размера доплаты за совмещение должностей.

Совмещение должностей допускается только с согласия самого работника. При этом согласие он должен дать в письменной форме. В ст. 74 ТК РФ сказано, что если производственная необходимость, то работодатель может перевести одного сотрудника на временное заместительство другого сотрудника, который находится в отпуске.

Временное заместительство возможно на срок до 1 месяца, оплачивается оно не ниже среднего заработка на прежней должности. Временное заместительство не оформляется отдельным трудовым договором, но оно влечёт за собой освобождение сотрудника от его основных обязанностей.

Похожие записи:

• Как осуществляется приватизация коммунальной квартиры
• ​Пособие малоимущим семьям в 2023 году
• Компенсация платы за детский сад: сколько и кому платят, как получить