Восстановление трудовой книжки

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Восстановление трудовой книжки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Трудовая книжка – это официальный документ, который включает в себя все записи о работе в тех или иных местах гражданина РФ. Трудовая книжка способна рассказать нанимателю о своем хозяине довольно многое: важную информацию об опыте и квалификации сотрудника, продолжительность его работы. Запись об увольнении может рассказать о порядочности и ответственности работника.

Какие законы регулируют порядок хранения трудовой?

Основными нормативными документами, которые устанавливают порядок ведения, хранения и восстановления трудовых книжек, являются:

1. Трудовой кодекс (ст. 66 «Трудовая книжка»). В нем говорится, что наниматель обязан обзавестись трудовой книжкой для любого, кто проработал у него больше 5 дней, и должен заносить всю информацию о приеме, переводе или увольнении своего работника. Но о том, как восстановить или что делать при пропаже документа, в Кодексе полной информации нет.
2. Постановление Правительства № 225 от 16.04.2003 (посл. ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек…».
3. Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 (посл. ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». В нем есть важные предписания, как грамотно занести все сведения в дубликат.

Трудовую книжку потерял работодатель

Но бывает и обратная ситуация — когда трудовая книжка потеряна самим работодателем. В таких случаях вся ответственность ложится на руководство — самому работнику ничего делать не нужно (писать заявление о восстановлении, обращаться к предыдущим работодателям), даже бланк трудовой книжки работнику обязаны предоставить там, где ее потеряли.

Причина потери также не имеет значения. Потерял ли документы кадровик, произошла ли в организации массовая утеря, было ли в компании чрезвычайное происшествие (например, пожар), в результате которого испортились все документы — все это неважно, потому что ответственность за хранение трудовых книжек несет исключительно работодатель.

Порядок восстановления для кадровика ничем не отличается от тех действий, которые предпринимает сам работник. С одним уточнением — собирать всю информацию придется ответственному сотруднику.

Перед тем как начать восстановление, необходимо сформировать базу — подготовить распорядительные документы по каждому сотруднику. Если у человека данная организация — не первое место работы, то стаж будет указываться обобщенно по каждому предыдущему работодателю. Вот что нужно делать, чтобы подготовить дубликаты трудовых книжек:

• определить количество испорченных или пропавших трудовых книжек;
• собрать все основания для внесения записей — договоры, приказы, бухгалтерские регистры;
• поднять отчетность в Пенсионный фонд — формы СЗВ-К;
• запросить у работника выписку из его страхового счета по форме СЗИ-5 (по возможности);
• проверить информацию по предыдущим местам работы.

После того как все сведения будут в наличии, кадровик сверяет данные и заполняет дубликаты. Следующее, что делает ответственное лицо — уведомляет работников о том, что их трудовые книжки восстановлены (вам обязательно понадобится роспись каждого сотрудника). Запомните, все нужно делать оперативно и по закону. Трудовая книжка — это официальный и юридически значимый бланк, и работники вполне могут подать коллективную жалобу или иск, если что-то случится с их персональными документами.

Какие законы регулируют порядок хранения трудовой?

Трудовая книжка – это официальный документ, который включает в себя все записи о работе в тех или иных местах гражданина РФ. Трудовая книжка способна рассказать нанимателю о своем хозяине довольно многое: важную информацию об опыте и квалификации сотрудника, продолжительность его работы. Запись об увольнении может рассказать о порядочности и ответственности работника.

Основными нормативными документами, которые устанавливают порядок ведения, хранения и восстановления трудовых книжек, являются:

1. Трудовой кодекс (ст. 66 «Трудовая книжка»). В нем говорится, что наниматель обязан обзавестись трудовой книжкой для любого, кто проработал у него больше 5 дней, и должен заносить всю информацию о приеме, переводе или увольнении своего работника. Но о том, как восстановить или что делать при пропаже документа, в Кодексе полной информации нет.
2. Постановление Правительства № 225 от 16.04.2003 (посл. ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек…».
3. Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 (посл. ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». В нем есть важные предписания, как грамотно занести все сведения в дубликат.

Процедура оформления кандидата без подтверждающего стаж документа

Обычно на практике предприниматели не заключают договоры найма со своими сотрудниками. Так, они пытаются экономить свои денежные средства, не осуществляя тем самым выплаты налогов в государственные фонды. Это является нарушением, которое влечет за собой наложение штрафа на ИП до пяти тысяч рублей, а также приостанавливается деятельность предпринимателя на 90 дней. Часто такие ситуации заканчиваются закрытием деятельности ИП, в лучших случаях приведут к убыткам.

Если при проверке выявится факт, что работник не оформлен несколько лет, и за этот период не выплачены налоги, то на ИП заводится уголовное дело, при этом может быть выдвинуто требование о выплате страховых взносов за упущенный период в полном размере.

Штраф за такое нарушение для ИП составляет до 300 000 руб., а также может быть наложен арест до двух лет.

Штраф для ИП значительно отразится на его финансовых результатах, поэтому чтобы в дальнейшем уберечь себя от огромных убытков, следует оформить трудовые договоры по всем правилам со своими сотрудниками.

Как мы уже говорили ранее, трудовая книжка является основным документом для подтверждения выслуги и опыта соискателя. Специалист кадровой службы в обязательном порядке требует от кандидата предоставить подтверждение профессиональной деятельности.

Когда это невыполнимо, кадровик обязан оформить документ новому работнику согласно его заявлению. Записи в новую трудовую книжку можно внести на основании справок с предыдущих мест трудоустройства, подтверждающих стаж и опыт работы гражданина.

Восстановление трудового договора, который был утерян и сотрудником, и работодателем

Подскажите пожалуйста, сотрудник работает в компании с 2012 года. В январе 2021 года его перевели в другой отдел на другую должность (конечно с его согласия) и тут при оформлении документов выявилось, что утерян трудовой договор у обеих сторон (ни у работодателя, ни у сотрудника нет) есть только в дополнительные соглашения к нему. Тут настал вопрос, как оформлять дополнительное соглашение, если самого трудового договора нет. Почитав в интернете статьи (ведь в трудовом кодексе нет ни слова о восстановлении утраченного трудового договора) пришла к выводу: делаю новый трудовой договор ( вернее в новой редакции, ведь с 2012 года редакция трудового договор поменялась), дату договора делаю фактическую( т.е 1 февраля), дату приема в трудовом договоре прописываю, когда сотрудник приступил на работу(на основании записи в трудовой книжке и приказа о приёме на работу), номер трудового договора (как и был у предыдущего) но все условия, т.е должность, заработная плата прописываю текущие.и делаю дополнительный пункт о том, что трудовой договор выдан взамен утраченного договора обеими сторонами и что условия настоящего трудового договора вступают в силу с момента его подписания.

сделала, прошла к юристу советоваться, и он то мне говорит, мол это не правильно. Делай трудовой договор в новой редакции, но дату договора и приём на работу, все будут от 2012 года и условия тоже от 2012 года.

и теперь не знаю как быть и как правильно..

Т.е. то, что вы сейчас сделали, это вы для организации своего работодатели создали ситуацию, когда он может быть привлечен к административной ответственности:

Это важно знать: Основные положения трудового договора

За нарушение трудового законодательства работодатель несет административную ответственность по ст.5.27 КоАП РФ.

Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе, а если отношения, связанные с использованием личного труда, возникли на основании гражданско-правового договора, но впоследствии были признаны трудовыми отношениями, — не позднее трех рабочих дней со дня признания этих отношений трудовыми отношениями, если иное не установлено судом ст.67 ТК РФ.

Да, в ТК РФ не предусмотрен вариант, что ТД будет утерян, как первый, так и второй экземпляр, т.к. такого не может и не должно. Если брать еще во внимание, что утрачен документ, который содержит персональные данные, то и за это для работодателя ответственность.

Так, как сделали вы, это вариант, т.к. результат — оформление трудового договора, но и результат — привлечение к административной ответственности работодателя, т.к. даты будут указаны те, что описали вы.

И конечно, если вы дату ставите текущую, то номер ТД никак не будет тот же самый, что был присвоен в 2012 году, т.к. нумерация документов идет на каждый календарный год новая нумерация, например, 1, 2, 3.

Что делать в случае потери трудового договора

Если организация, где работал сотрудник, была ликвидирована, и ему понадобилась информация о стаже для пенсии, возникает естественный вопрос, как восстановить записи через Пенсионный фонд, если трудовая книжка утеряна, ведь информация о стаже хранилась в этом учреждении. Это непростая задача, поскольку вам придется самостоятельно искать правопреемника ликвидированного юридического лица и рыться в различных архивах в поисках документов.

Пенсионный фонд России не принимает непосредственного участия в восстановлении утраченной информации, он лишь подтверждает уплату пенсионных взносов и страховой стаж гражданина. Кроме того, если вопрос касается назначения пенсии, а основное время работы было после 2002 года (с момента, когда граждане стали застрахованными в системе обязательного пенсионного страхования), то восстанавливать форму с записями не имеет смысла. OFE сможет начислять пенсию и без этого, основываясь на собственных данных. Кстати, если человека интересует, как восстановить трудовую книжку в случае утери МФЦ, то это ему не удастся. Через МФЦ можно запросить информацию о стаже в OFE, дубликаты LC не выдаются в центрах «Мои документы».

Трудовая книжка содержит информацию о стаже работы у каждого работодателя, а также другую информацию, например, о наградах и благодарностях. Гражданин должен предъявлять трудовую книжку каждый раз, когда он устраивается на новую работу, которая является для него основной. По просьбе работника в трудовой книжке может быть сделана запись о неполном рабочем дне. Работник обязан восстановить трудовую книжку в случае ее утери.

Выдача и заполнение трудовых книжек с 01.09.2021 года регулируется Постановлением Министра труда № 320н от 19.05.2021 года, согласно которому трудовая книжка не может быть выдана дважды. В случае утери на восстановленном документе делается пометка «дубликат».

ПФР хранит данные о трудовом стаже граждан. До 2002 года такая информация собиралась фондом на основании трудовых книжек — работодателям направлялись запросы на заполнение сведений о трудовой биографии застрахованного лица в форме SZVV-K. С 2002 года фонд предоставляет сведения индивидуального пенсионного учета по форме СЗВ-5.

Для изготовления дубликата трудовой книжки при содействии Пенсионного фонда необходимо написать заявление об утере трудовой книжки и подать его в отделение фонда по месту жительства. В течение 10 дней Пенсионный фонд выдаст дубликат на основании собственных данных (Постановление Правления ПФР РФ от 31.07.2006 № 192п).

Примите во внимание, что если вы работали неофициально, Пенсионный фонд не будет располагать информацией об этом месте работы. Помните об этом, когда соглашаетесь на неофициальную работу, поскольку она не будет засчитана в ваш пенсионный стаж.

Рассмотрев ваш вопрос, становится ясно, что регламент не содержит никакой процедуры для решения вопроса об утрате трудового договора одной из сторон.

Трудовой договор должен быть заключен в письменной форме и составлен в двух экземплярах, каждый из которых должен быть подписан сторонами. Один экземпляр трудового договора работодатель передает работнику, а другой экземпляр хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно быть подтверждено подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

Если копия трудового договора утеряна только одной стороной, ее можно восстановить, сделав дубликат с копии, хранящейся у другой стороны.

В ЭТОМ И ЗАКЛЮЧАЕТСЯ СУТЬ ПРОБЛЕМЫ:

Работник и работодатель потеряли оба экземпляра письменного трудового договора, заключенного в 2005 году. Имеются только дополнительные соглашения к трудовому договору.
ВОЗНИКАЕТ ЕЩЕ БОЛЬШЕ ВОПРОСОВ:

Как можно восстановить утраченный трудовой договор и нужно ли это делать?
Ответ: (материал подготовлен экспертом AKG Panacea PROF Л.В.Поповым)

Стороны (работодатель и работник) должны принять возможные меры для восстановления утраченных экземпляров трудового договора.
Порядок восстановления трудового договора, утраченного обеими сторонами, не регулируется действующим законодательством. Если стороны потеряли оригиналы трудового договора, работодатель имеет право сделать дубликат.
Причина: Трудовой договор — это договор между работодателем и работником, в силу которого работодатель обязуется предоставить работу на обусловленной должности, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и настоящим договором, своевременно и в полном объеме выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять обусловленную работу.

Основные требования к форме трудового договора изложены в части 1 статьи 67 Трудового кодекса РФ: трудовой договор должен быть составлен в письменной форме не менее чем в двух экземплярах, подписанных обеими сторонами трудовых отношений.
Обязанность иметь трудовой договор вытекает из статей 16, 56, 57, 67 Трудового кодекса.

Как следует из вопроса, оба экземпляра трудового договора были утеряны, и в наличии имеются только дополнительные соглашения к нему. Поэтому мы считаем: стороны (работодатель и работник) должны предпринять все возможные меры для восстановления утраченных экземпляров трудового договора.
Процессы восстановления утраченных экземпляров договора не регулируются действующим законодательством.
В случае утери или неправильной передачи подлинного экземпляра трудового договора, он заменяется дубликатом. Это означает, что второй экземпляр документа имеет ту же юридическую силу, что и оригинал (пункт 28 в разделе 2.1 «Стандартные условия найма»). 2.1 «Стандартизированные термины с определениями. Общие понятия» Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 «Управление документами и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28).

Нет нормативно установленного порядка выдачи дубликатов трудовых договоров, в отличие, например, от установленного порядка выдачи дубликата утраченной трудовой книжки (п. 31, 33, 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).
Как правило, дубликат изготавливается и выдается организацией, выдавшей оригинал, или ее правопреемником. При этом дубликат документа должен отвечать всем требованиям, установленным для оформления трудового договора, и быть идентичным утраченным экземплярам трудового договора.

Утраченный обеими сторонами трудовой договор может быть восстановлен на основании служебного задания с учетом имеющихся дополнительных соглашений к нему, также учитываются записи в трудовой книжке, личной карточке работника и других документах.
Таким образом, если оригинал трудового договора утерян сторонами, работодатель имеет право сделать дубликат.

Такие и другие советы на актуальные темы вы найдете в информационном банке «Вопросы-ответы» системы «КонсультантПлюс».

Санкт-Петербургский городской суд в апелляционном определении от 04.04.2018 по делу № 2-6498/2017 отклонил ходатайство бывшего работника организации, который просил выдать ему копию коллективного договора, правил внутреннего трудового распорядка и других локальных актов после его увольнения.

Суд отметил, что предоставленные работодателем документы должны относиться к работе конкретного сотрудника (приказы о приеме на работу, переводы на другую должность, увольнения). Коллективный договор и локальные нормативные акты не относятся к числу таких документов.

Верховный суд Республики Марий Эл в апелляционном определении от 24.07.2018 по делу № 33-1207/2018 пришел к следующему выводу: того факта, что работодатель не выдал работнику трудовую книжку в срок, недостаточно для взыскания с работника компенсации.

Суд указал, что юридически значимыми обстоятельствами, подлежащими доказыванию по делу о возмещении работнику нетрудового заработка работодателя по указанному счету, являются:

• тот факт, что истец обращался к другим работодателям с просьбой о трудоустройстве после прекращения трудовых отношений с бывшим работодателем;

• факт отказа в приеме на работу по причине отсутствия у работника справки о трудоустройстве.

При этом бремя доказывания вышеупомянутых обстоятельств лежит на бывшем работнике (истце).

Следует отметить, что в целом прецедентное право по данному вопросу неоднозначно.

Многие компании при увольнении сотрудников требуют от них сдачи обходных листов, а также отработки положенного срока. Обходной лист действительно является полезной практикой для контроля того, передано ли личное дело сотрудника, есть ли у него какие-либо задолженности и т.д.

Но в правилах не сказано, что выполнение требования о заполнении обходного листа является обязательным пунктом, через который должен пройти каждый. Если человек игнорирует его, работник не имеет права на задержание. Даже такие угрозы являются уголовным преступлением.

Считается нарушением прав граждан, если они не хотят отработать положенное время до увольнения, желая получить расчет здесь и сейчас. Проще говоря, в этом случае человек будет уволен за прогул с пометкой в личном деле работника, без привлечения к принудительным работам.

Ниже приведены примеры того, как восстановить ноутбук сотрудника в случае его утери.

В случае невозможности восстановления документа с помощью работодателя, целесообразно следовать схеме восстановления документа с помощью ксерокопии и выписки из пенсионного фонда. Рекомендуется обратиться за помощью к адвокату. Впоследствии необходимо будет обратиться за помощью в суд, чтобы юридически подтвердить собранную информацию о трудовом стаже человека.

Иногда реплику можно дополнить показаниями двух свидетелей, которые работали вместе с истцом. Свидетели должны предоставить документы, идентифицирующие и подтверждающие их родство с жертвой.

Иногда в результате чрезвычайных ситуаций (пожар, техногенная катастрофа, стихийное бедствие и т.д.) происходит массовая потеря документов сотрудников. В этом случае работодатель оформляет дубликаты трудовых книжек на основании акта специальной комиссии по установлению трудового стажа, которая создается органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эта комиссия использует имеющиеся у работодателя и работников документы (в частности, приказы о приеме на работу, трудовые договоры, заверенные копии трудовых книжек или выписки из них), а при их отсутствии — на основании показаний не менее двух свидетелей для установления факта и периодов работы, сведений о профессии (должности) работников у данного работодателя, а также принимает меры к получению документов о трудоустройстве работников у бывших работодателей.

Трудовой кодекс Российской Федерации четко определяет, что договор, регулирующий трудовые отношения между работодателем и работником, должен быть заключен в письменной форме в двух экземплярах. Один из них должен быть передан работнику, а другой хранится у работодателя. Факт передачи копии сотруднику подтверждается подписью сотрудника на копии, которая остается в организации.

В вышеупомянутой статье также предусмотрено, что трудовой договор должен быть подписан и вручен работнику не позднее трех дней со дня непосредственного начала работы.

Непредоставление работодателем копии договора при его заключении является нарушением его обязанности и, соответственно, прав работника. В судебной практике даже отсутствие подписи работника, подтверждающей факт получения им договора на руки, считается нарушением.

Копия трудового договора выдается работнику по его требованию (статья 62 Трудового кодекса). Например, если вы потеряли или уничтожили свой экземпляр договора, вы всегда можете обратиться в отдел кадров организации и попросить копию договора (и вообще любых документов, связанных с вашей работой).

• Если у вас нет под рукой копии трудового договора, например, вы не знали, был ли он выдан работнику при приеме на работу, и не запросили его.
• Если ваш экземпляр договора уничтожен, утерян или вам необходимо предоставить его в какой-либо орган или организацию для подтверждения вашего трудоустройства.
• Вы можете в любое время потребовать договор от своего работодателя.

А терялась ли книжка?

Бывают ситуации, когда сотрудник отдела кадров долго ищет трудовую книжку и переживает по этому поводу, но она находится через некоторое время.

В этом не всегда есть вина кадровика или другого работника компании. Книжка вполне способна оказаться у сотрудника дома, а у кадрового работника может не возникнуть мысли проверить личное дело работника, где находится расписка о том, что он временно забрал ее, например, для того чтобы оформить пенсию.

В первую очередь рекомендуется дать отделу кадров несколько дней на поиски:

• Нужно собрать как можно больше сведений о книжке. В книге учета и движений трудовых книжек можно посмотреть дату и ее номер при поступлении, рассмотреть книжки других сотрудников, которые устроились на работу в этот день.
• Рекомендуется также заглянуть в личное дело сотрудника, возможно, там лежит его расписка о том, что он временно забрал документ или у него не было его на руках в момент приема на работу (при утере или первом устройстве кадровик мог попросту забыть оформить документ) и т. д.
• Нужно выяснить, не менял ли сотрудник фамилию до приема в компанию или уже во время работы в ней, и проверить, не лежит ли трудовая книжка в сейфе под старой фамилией.

Каким образом можно восстановить утраченные работником и работодателем трудовой договор?

СУТЬ ПРОБЛЕМЫ:

Работником и работодателем утеряны оба экземпляра заключенного в 2005 г. в письменной форме трудового договора. В наличии только дополнительные соглашения к трудовому договору.
ВОЗНИКАЕТ ВОПРОС:

Каким образом можно восстановить утраченный трудовой договор и нужно ли это делать?
ОТВЕТ:(материал подготовлен АКГ «Панацея ПРОФ» экспертом Л.В.Поповым)

Стороны (работодатель и работник) должны предпринять возможные меры по восстановлению утраченных экземпляров трудового договора.
Порядок восстановления утраченного обеими сторонами трудового договора действующим законодательством не урегулирован. При утрате сторонами оригиналов трудового договора работодатель вправе оформить его дубликат.
Обоснование: Трудовой договор — это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник — лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя (ст. 56 Трудового кодекса РФ).

Основные требования к форме трудового договора зафиксированы в ч. 1 ст. 67 ТК РФ: это заключение трудового договора в письменной форме в количестве не менее двух экземпляров документа, подписанного обеими сторонами трудовых отношений.
Обязательность наличия трудового договора предусмотрена ст. ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ.

Как следует из вопроса, оба экземпляра трудового договора утеряны, в наличии только дополнительные соглашения к нему. В связи с чем считаем: стороны (работодатель и работник) должны предпринять возможные меры по восстановлению утраченных экземпляров трудового договора.
Порядок восстановления утраченного обеими сторонами трудового договора действующим законодательством не урегулирован.
Если первоначально подлинный экземпляр трудового договора отсутствует (утрачен), то его заменяют дубликатом. То есть вторым экземпляром документа, обладающим той же юридической силой, что и подлинник (п. 28 разд. 2.1 «Стандартизованные термины с определениями. Общие понятия» Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28).

Нормативно установленного порядка выдачи дубликатов трудового договора нет, в отличие, например, от установленного порядка выдачи дубликата утраченной трудовой книжки (п. п. 31, 33, 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).
Как правило, дубликат изготовляется и выдается той организацией, которая выдала подлинник, либо ее правопреемником. При этом дубликат документа должен отвечать всем требованиям, которые предъявляются к оформлению трудового договора, и быть идентичным утраченным экземплярам трудового договора.

Трудовой договор, утерянный обеими сторонами, может восстанавливаться на основании приказа о приеме на работу с учетом имеющихся дополнительных соглашений к нему, также учитываются записи в трудовой книжке, в личной карточке работника и иных документах.
Таким образом, при утрате сторонами оригиналов трудового договора работодатель вправе оформить его дубликат.

Эту и другие консультации по актуальным вопросам вы найдете в информационном банке «Вопросы-Ответы» системы «КонсультантПлюс».

Трудовую книжку восстанавливает работодатель

При работе с трудовыми книжками необходимо руководствоваться нормами Трудового кодекса РФ, а с 1 сентября 2021 года — и новым Порядком ведения и хранения трудовых книжек[1].

Если работник потерял трудовую книжку в период, когда не работал, и при трудоустройстве в заявлении сообщил об этом новому работодателю, работодатель оформляет новую трудовую книжку (не дубликат).

Дубликат трудовой книжки по заявлению лица, ее утратившего (пример), может оформить только работодатель по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку.

В срок не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления (п. 27 Порядка) работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки с внесенными в него записями в т. ч.

об общем стаже, сведениях о награждениях и поощрениях[2].

А терялась ли книжка?

Бывают ситуации, когда сотрудник отдела кадров долго ищет трудовую книжку и переживает по этому поводу, но она находится через некоторое время.

В этом не всегда есть вина кадровика или другого работника компании. Книжка вполне способна оказаться у сотрудника дома, а у кадрового работника может не возникнуть мысли проверить личное дело работника, где находится расписка о том, что он временно забрал ее, например, для того чтобы оформить пенсию.

Это важно знать: Заявление о расторжении трудового договора по соглашению сторон: образец 2020

В первую очередь рекомендуется дать отделу кадров несколько дней на поиски:

• Нужно собрать как можно больше сведений о книжке. В книге учета и движений трудовых книжек можно посмотреть дату и ее номер при поступлении, рассмотреть книжки других сотрудников, которые устроились на работу в этот день.
• Рекомендуется также заглянуть в личное дело сотрудника, возможно, там лежит его расписка о том, что он временно забрал документ или у него не было его на руках в момент приема на работу (при утере или первом устройстве кадровик мог попросту забыть оформить документ) и т. д.
• Нужно выяснить, не менял ли сотрудник фамилию до приема в компанию или уже во время работы в ней, и проверить, не лежит ли трудовая книжка в сейфе под старой фамилией.

Последствия утери трудового договора

За утерю трудового договора несут ответственность как должностное лицо, так и предприятие. Отсутствие основного документа рассматривается как нарушение статьи 5.27 КоАП РФ.

По факту утраты необходимо провести должностную проверку, наказать ответственного сотрудника. Если отсутствие трудового договора было выявлено трудовой инспекцией, для всех виновных предусмотрено административное наказание:

для должностного лица штраф от 1 000 до 5 000 руб.;

для юридического лица — от 30 000 до 50 000 руб.;

для индивидуального предпринимателя — от 1 000 до 5 000 руб.

При повторном нарушении для должностных лиц и ИП предусмотрен штраф от 10 000 до 20 000 руб. Для предприятия — от 50 000 до 70 000 руб. Кроме того, сотрудника, ответственного за нарушение, могут отстранить от должности на срок до трех лет.

Работодателю следует озаботиться и наличием трудового договора у сотрудника. Этот момент регулируется частью 1 статьи 67 ТК РФ. Если сотрудник обратится с жалобой на отказ выдать трудовой договор или его дубликат, компанию помимо штрафов может ожидать и приостановление деятельности на срок до 90 дней.

Процедура восстановления

Можно сделать либо копию, либо дубликат.

Процедура восстановления может состоять из нескольких вариантов. Например, при помощи запросов в архивы всех работодателей либо же через ПФР.

Однако стоит помнить, что ПФР только может предоставить сведения о том, в какие периоды и от каких компаний были произведены пенсионные отчисления в фонд.

Восстановить трудовую, а тем более выдать дубликат ПФР не вправе. Услуга предоставляется бесплатно, при наличии соответствующего заявления от работника.

После того как все документы будут собраны, работнику необходимо предоставить сведения настоящему руководителю и он на основании справок и иных документов внесет запись об общем трудовом стаже в книгу, а затем сделает запись о приеме на работу сотрудника.

Стоит помнить, что по пунктам вносить записи за каждую компанию или организацию, в которой трудился сотрудник, начальник не имеет права.

Похожие записи:

• Взыскание алиментов по исполнительному листу
• Как получить бесплатную квартиру от государства
• Выплаты за третьего ребенка в 2023 году