Должностная инструкция менеджера по закупкам

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностная инструкция менеджера по закупкам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Доверив специалистам управление торговым ассортиментом и товарными потоками, руководство определяет необходимые полномочия и зоны их ответственности, что должно быть зафиксировано в должностных инструкциях и в системе мотивации закупщиков.

Специалист по закупкам: должностные обязанности и должностная инструкция

На основе закона о закупках в каждой организации разрабатывается должностная инструкция, которая определяет обязанности специалиста по закупкам.

Всероссийский учебно-методический центр «Аукцион Консалтинг» организует курсы, на которых рассматриваются все тонкости составления должностной инструкции в зависимости от специфики компании. «Аукцион Консалтинг» предлагает очную, заочную форму обучения, вебинары, семинары с выездом лектора в организацию заказчика.

Также обучающий центр предоставляет услугу по разработке должностной инструкции в соответствии с Федеральным законом № 44 и №223. В короткий срок Вы получите качественно подготовленные документы в полном согласии с действующим законодательством и требованиями профстандартов.

Требования к работнику

Перечень требований к сотруднику определяет специфика деятельности по госзаказу. Ключевые обязанности специалиста по закупкам по 44-ФЗ заключаются в том, чтобы:

• проводить анализ информации;
• работать в условиях многозадачности;
• принимать оптимальное решение;
• обрабатывать большие объемы данных;
• вести переговоры делового характера;
• использовать в деятельности ПК, различные автоматизированные системы.

Руководитель предприятия расширяет список требований к работнику в зависимости от специфики деятельности, целей организации, необходимости выполнить работу на высоком уровне.

ТК РФ в 2021 году ввел понятие «профстандарт». Он утвержден приказом № 625н и определяет, что за специальность “Управление государственными и муниципальными закупками” в части требований по уровню знаний, навыкам и опыту в зависимости от направления закупочной деятельности:

Какие качества нужно развивать

В этой профессии вам могут пригодиться самые разные личностные качества, но прежде всего эти:

• Коммуникабельность (общение неотъемлемая часть этой работы, замкнутому и неразговорчивому человеку здесь будет сложно построить карьеру)

• Харизма (вы должны обладать определённым влиянием на людей, зачастую успешность сделки зависит от вашей убедительности)

• Аналитический ум (существенная часть вашей работы построена на аналитике и умении логически мыслить)

• Ответственность (подобный специалист должен быть готов принимать важные решения и быть готовым к последствиям)

• Стрессоустойчивость (ответственность, обязанности, временные ограничения и многое другое могут сильно давить на человека, учитесь эффективно справляться со стрессом)

Функции отдела закупок

Отдел закупок является подразделением, где принимаются решения о приобретении товаров, заключаются контракты на поставку продукции, решаются вопросы выбора поставщиков, устанавливаются требования к качеству продукции и т. д. Внутренними потребителями результатов деятельности службы закупок являются другие функциональные подразделения предприятия, которым требуется закупаемая продукция.

Важность этого подразделения в структуре торговой компании трудно переоценить, как трудно переоценить и важность правильно организованной закупочной логистики для работы всего предприятия.

В принципе закупка ресурсов в компании может быть построена централизованно или децентрализованно. Если компания подходит к процессу с позиции децентрализации, служащие разных структурных подразделений будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела. Преимуществом такого подхода является тот факт, что пользователь лучше знает свои потребности, чем кто-либо другой. Процесс закупки при этом подходе может осуществляться быстрее.

Тем не менее у централизованных закупок гораздо больше преимуществ, поэтому почти все компании, за исключением самых мелких, используют этот подход к совершению закупок. При осуществлении закупок централизованным путем назначается конкретное лицо или создается отдел закупок с полномочиями приобретения ресурсов в интересах всех подразделений торгового предприятия.

Специалисты отдела закупок предприятия отвечают за закупку продукции в соответствии с заявками, полученными от внутренних потребителей, или же самостоятельно отслеживают возникновение потребности в ресурсах. Внутри самого отдела закупок операции, составляющие бизнес-процесс «Закупка», часто подвергаются дальнейшей специализации с целью развития профессионализма менеджеров по закупкам.

Закупочные центры крупных розничных торговых сетей обычно состоят из подразделений, ответственных за закупки какой-либо части товарного ассортимента. Распределение ассортимента между подразделениями часто происходит по принципу сходства характеристик товаров. Такое распределение труда позволяет закупщикам накопить максимум знаний о своем товаре. Чем крупнее компания-ритейлер, тем уже специализация работников в ее закупочном центре.

В небольшой компании, где отдел закупок представлен одним человеком, естественно, никакого разделения функций не будет.

Перечень того, какие обязанности у менеджера по закупкам будут в определенной организации, зависит от ее профиля и позиции этого менеджера. Как уже было сказано, обязанности закупщика устанавливаются его должностной инструкцией:

• своевременно отслеживать возникновение потребности в том или ином товаре у фирмы, собирать заявки на приобретение необходимого с других служб, формировать перечень потребностей;
• анализировать рынок, находить наиболее выгодные предложения;
• проводить переговоры с поставщиками;
• готовить необходимые документы для поставок: договоры, заказы контрагентам, документы по приемке товаров;
• организовывать и участвовать в приемке товаров;
• готовить претензии поставщикам по несоответствию товара условиям поставки и отвечать на претензии поставщиков;
• содействовать другим отделам при решении вопросов, связанных с поставками, например, во взаимодействии с юридическим отделом менеджер по работе с поставщиками ведет переговоры и деловую переписку, решает спорные ситуации;
• мониторить товарооборот в организации;
• анализировать деятельности организации, составлять отчеты и информировать руководство о состоянии закупочной деятельности в компании.

Взаимодействие специалиста по закупкам с другими отделами

Специалисты по закупкам могут работать совместно с рекламным отделом над рекламной кампанией продуктов, которые они закупают. Важной частью этой работы является дальнейший контроль, так как их ответственность не заканчивается в момент покупки товара. Например, специалисты должны контролировать то, что товары, которые они закупили, расставлены так, чтобы привлечь покупателя. В этом случае может быть полезен контроль по статистике – анализ неслучайного отсутствия спроса и инструменты планограммирования.

Специалисты по закупкам должны отслеживать как потребности клиентов в новых товарах, так и то, как хорошо они распродаются, сколько их нужно закупить, чтобы не было дефицита и хватило места для хранения на складе. При этом необходимо учитывать финансовые возможности компании. Для этого важно наладить взаимодействие с другими подразделениями компании.

Функции отдела закупок

В современных рыночных условиях важно повышение маржи. Из простых действенных способов, которые можно использовать, является понижение себестоимости.

Добиться этого представляется возможным, формируя более выгодные цены при закупке у поставщиков товаров или сырья. Как правило, этим занимается служба закупок, которая зачастую воспринимается как отдел, не влияющий на итоговую прибыль фирмы. Но это не так. То есть грамотно выстроенная работа подразделения способна существенно повлиять на результат деятельности всего предприятия.

Нужно не просто заключать договор с поставщиком на самых выгодных условиях, но и обеспечивать нужный ассортимент закупок, так как это также влияет на дальнейшую выручку. Только при правильно поставленной работе отдела запросы клиентов будут удовлетворены.

Порядок ознакомления работника с должностными обязанностями

Ознакомление сотрудников с должностными обязанностями в частности и должностной инструкцией в целом должно происходить в момент заключения трудового договора. Подтверждением, что работник ознакомлен со своей должностной инструкцией, может быть:

• отметка об ознакомлении с датой и подписью работника под текстом общей должностной инструкции, с которой знакомятся все поступающие на эту должность;
• отметка об ознакомлении с датой и подписью под текстом должностной инструкции, специально подготовленной для работника, которая будет приложена к личному делу сотрудника;
• дата и подпись, свидетельствующие о том, что работник познакомился со своей должностной инструкцией, которые ставятся в специальном журнале, предназначенном для этих целей.

Таким образом, должностная инструкция специалиста по закупкам требует значимой подготовительной работы прежде всего в отношении определения требований к кандидату на должность и должностных обязанностей сотрудника, а также, если это необходимо, разграничения должностных обязанностей специалиста по закупкам с должностными обязанностями менеджера по снабжению.

Квалификационные требования

Закупочная деятельность в разных организациях различна: одни фирмы регулярно покупают сложные технические приспособления, сотрудничают с иностранными поставщиками и заключают международные договоры, а другим нужна только канцелярия и изредка новые компьютеры. Соответственно, и требования к специалисту, который обеспечивает процесс приобретения, будут различными у разных компаний: с приобретением бумаги для офиса справится и секретарь, а для томографа потребуется узкий специалист.

Общие требования, которые часто предъявляются, следующие:

• высшее образование экономическое или в сфере менеджмента или маркетинга;
• знание основ договорного права и документооборота;
• знание делового этикета, как письменного, так и устного, умение вести переговоры, добиваться выгодных предложений и разрешать конфликты;
• знание основ ценообразования;
• базовые знания бухгалтерского учета;
• аккуратность, пунктуальность, аналитический склад ума, внимательность, стрессоустойчивость, настойчивость.

Некоторые работодатели предъявляют и специальные требования:

• знания определенного иностранного языка, если компания приобретает товары у зарубежных поставщиков;
• специфическое профильное образование, например, компании — поставщику медоборудования необходим менеджер с медицинским образованием;
• опыт работы в сфере приобретения определенных товаров, знание специфики определенного рынка.

Отдел закупок воспринимается многими менеджерами как обычный центр затрат, который никак не влияет на финансовый результат компании. Но так ли это? Давайте дадим определение процессу закупок.

Закупка — это получение товаров (услуг) нужного качества в нужном количестве из нужного источника по нужной цене, доставляемых в нужное место в нужные сроки.

Как мы видим из определения несмотря на свою кажующуся простоту процесс закупко не такой простой и содержит в себе целый ряд условий которые соблюсти непросто. Если будет нарушено хотя бы одно из них то работа отдела закупок будет признана неудовлетворительной (и не важно кто в этом виноват).

Сам процесс закупок не живет сам по себе, а он очень тесно связан с логистикой (доставка товаров), финансами (взаиморасчеты с поставщиками), производством и продажами (которые собственно говоря определяют, что нужно закупать и являются обратной стороной медали).

Если смотреть с финансовой точки зрения то отдел закупок может сильно влиять на маржинальность бизнеса. Ведь:

• Правильная закупочная цена позволит увеличить маржинальную прибыль;
• Правильно подобранный товар позволит увеличить обороты;
• Правильно закупленное количество позволит удовлетворить запросы клиентов, но в то же время не будет «засорять» склад.

Из чего состоит работа отдела закупок? Вроде бы из ничего сложного: анализе остатков, формировании заказов, сверке счетов, оформлении накладных и т.д. Но все не так просто как кажется.

В случае с каждым конкретным государственным или муниципальным заказчиком функции отдела закупок и те задачи, которые он должен решать, формируются исходя из профиля и специфики работы самого отдела закупок. Однако есть типовые задачи, которые должен решать любой отдел закупок на основании требований действующего законодательства, регулирующего всю закупочную деятельность на территории Российской Федерации.

В настоящее время к числу основных типовых задач отдела закупок относятся:

• осуществление планирования всех закупочных процессов, направленных на удовлетворение нужд государственного или муниципального заказчика, путем проведения специальных планировочных мероприятий;
• в случае необходимости определения фактического положения дел на рынке для грамотного проведения определенных видов закупочных процессов в число задач входит предварительное взаимодействие с возможными исполнителями по контрактам посредством проведения различных консультационных мероприятий;
• подготовка документальных обоснований выбранного варианта закупочной процедуры и установленной к такой закупке начальной максимальной цены контракта или договора;
• если необходимость общественного обсуждения проводимой закупки предусмотрена действующим законодательством, то для отдела закупок такая необходимость выливается еще в одну задачу в виде организации проведения таких мероприятий по обсуждению;
• проведение работ, направленных на обеспечение полноценного и бесперебойного действия единой комиссии по осуществлению закупок или специальных разновидностей таких комиссий в рамках одного государственного или муниципального заказчика (в данном случае речь идет, в первую очередь, о необходимости проведения работ, направленных на обеспечение требуемых законом фото- и видеосъемки всех заседаний комиссий, а также процедур по вскрытию или изучению поданных заявок на участие от потенциальных исполнителей);
• если возникает необходимость в привлечении специалистов или экспертов для участия в процедуре проведения той или иной закупки (например, по причине технической сложности предмета закупок либо в случае необходимости участия такого человека в приемке результатов исполнения контракта), отдел закупок должен обеспечить привлечение такого специалиста или эксперта;
• разработка, формирование и последующее размещение всей документации, сопровождающей проведение закупки, в Единой информационной системе с целью полноценной подготовки процедуры закупки для обеспечения нужд самого заказчика;
• работа с банковскими гарантиями, с точки зрения их изучения, проверки подлинности удостоверяющих документов, а также обращение взысканий на них в случае нарушений контрагентом порядка и сроков исполнения взятых на себя обязательств по контракту;
• осуществление сопровождения, с технической и документальной точек зрения, процедуры, направленной на заключение того или иного контракта или договора;
• организация и проведение мероприятий, направленных на приемку результатов, которые были достигнуты исполнителем по контракту в ходе реализации исполнения взятых на себя обязательств;
• при проведении мероприятий по изменению или расторжению договора или контракта, в том числе посредством подписания дополнительных соглашений, отдел закупок принимает на себя еще одну задачу, связанную с организацией взаимодействия с таким исполнителем;
• проведение предусмотренных действующим законодательством мероприятий по внесению в Реестр недобросовестных поставщиков исполнителя по контракту или договору в случае существенного нарушения им порядка реализации взятых на себя обязательств;
• проведение необходимых процессуальных действий в части ведения претензионной работы (в рамках своих полномочий, предусмотренных регламентами функционирования отдела закупок, а также действующими нормами законодательства);
• если в ходе исполнения контракта были выявлены факты бездействия заказчика либо осуществление им таких действий, которые существенным образом ущемляют права исполнителя по контракту или договору, отдел организации закупок в рамках решения поставленных перед ним задач проводит мероприятия, направленные на взаимодействие с исполнителем с целью устранения выявленных нарушений.

Если говорить о функциях отдела закупок, то они целиком отвечают решению поставленных перед подразделением задач и выглядят следующим образом:

• разработка на основании имеющихся данных о потребностях заказчика плана-графика закупок и его размещение в открытых источниках информации, в первую очередь, в Единой информационной системе в сфере закупок, с целью возможности ознакомления с ним всех потенциальных участников закупок;
• подготовка сопроводительной документации к плану-графику закупок в виде обоснования закупки, а также в виде обоснования установленной начальной максимальной цены контракта или договора;
• в случае корректировок потребностей заказчика или изменения сроков проведения тех или иных видов закупок отдел закупок осуществляет также функцию по корректировке имеющегося плана-графика закупок и публикации таких внесенных корректировок на тех же общедоступных ресурсах, на которых был размещен сам план-график;
• верстка окончательной формы плана-графика закупок с целью его направления на утверждение руководителю организации-заказчика либо тому должностному лицу в организации, на которое возложена обязанность по утверждению данного документа;
• формирование обосновывающей документации для закупок, которые проводятся с единственным поставщиком в силу отсутствия других возможностей для проведения данных мероприятий;
• проведение мероприятий, направленных на получение уточняющей информации при формировании начальной максимальной цены контракта или договора на этапе подготовки к проведению закупочной процедуры;
• определение наиболее удобных, с точки зрения удовлетворения потребностей заказчика и соблюдения действующего законодательства, видов и форм закупочных процедур, направленных на заключение контракта или договора;
• формирование всего спектра документов, входящих в перечень необходимых, для проведения закупочной процедуры с позиции описания предмета закупки, условий проведения самого мероприятия и тех требований, которые предъявляются к потенциальному исполнителю еще на этапе оценки заявок, с точки зрения возможности допуска к проводимому процессу;
• привлечение организаций, оказывающих посреднические услуги при проведении различных видов государственных и муниципальных закупок;
• проведение закупочных мероприятий у особых категорий потенциальных исполнителей по контрактам, при подписании соответствующих документов с которыми должны быть предоставлены льготы в части реализации взятых на себя обязательств;
• размещение в различных открытых источниках, предусмотренных действующим законодательством, в первую очередь, в Единой информационной системе в сфере закупок, сведений о проводимых закупках, в том числе извещений и сопровождающих пакетов документов к таким закупкам;
• формирование документов, содержащих ответы на запросы разъяснений по положениям документации о проводимых закупочных процедурах;
• выполнение мероприятий, направленных на сохранение в закрытом виде всех поданных заявок на участие в тех или иных закупках до момента вскрытия, определенного в извещении к проводимому закупочному мероприятию;
• формирование и последующее размещение в открытых источниках информации, включая Единую информационную систему в сфере закупок, протоколов открытия поданных заявок и их оценки на предмет соответствия требованиям законодательства и документации к закупке;
• осуществление необходимых процессуальных действий, предусмотренных регламентами получения согласования на проведение закрытых тендерных мероприятий, которые, в свою очередь, предусмотрены действующим законодательством;
• выполнение предусмотренных законодательством процессуальных действий, которые сопровождают подписание контракта по итогам проведенной конкурентной или неконкурентной процедуры;
• формирование документационной базы для внесения сведений об исполнителе по контракту в Реестр недобросовестных поставщиков в случае некачественного исполнения им своих обязательств по контракту, а также подготовка документов-обоснований для расторжения контракта с таким исполнителем;
• обеспечение проведения мероприятий, направленных на процесс приемки результатов исполнения обязательств по тому или иному контракту;
• обеспечение, с процессуальной точки зрения, процедуры расторжения контракта или договора и последующее ведение претензионно-исковой работы в пределах своих обязанностей, предусмотренных действующим законодательством и локальными нормативными актами, утверждающими регламент действия такого отдела;
• выполнение процессуальных действий, направленных на осуществление полноценного функционирования приемочной и экспертной комиссий (без превышения пределов своих полномочий);
• публикация в открытых источниках, предусмотренных действующим законодательством, в том числе на официальном сайте Единой информационной системы в сфере закупок, документации, отражающей процесс исполнения контракта или договора, включая отчеты об исполнении, неполном исполнении или неисполнении подписанного соглашения;
• выполнение действий по подготовке отчетных документов, отражающих фактическое состояние государственного или муниципального заказчика, с точки зрения удовлетворения его нужд, определенных в плане-графике закупок.

Будучи закреплёнными в должностной инструкции, права специалиста в сфере закупок должны давать ему возможность:

• выходить к руководству с предложениями по совершенствованию и облегчению рабочего процесса, непосредственно связанного с выполнением должностных функций;
• повышать свою квалификацию;
• требовать от руководства обеспечения своего рабочего места всеми необходимыми организационно-техническими условиями, а также своевременного оформления документации, необходимой для выполнения специалистов своих должностных обязанностей;
• налаживать связи между подразделениями внутри и за пределами организации в интересах оперативного разрешения возникающих вопросов ходе закупочных процессов.

Ч. 6 ст. 38 44-ФЗ предполагает у специалиста по госзакупкам наличие соответствующего образования и определённых навыков в закупочной сфере. Также обозначен круг этих навыков, способствующих должным образом выполнять свои функциональные обязанности.

В приказе Минтруда РФ № 625н конкретизируются требования к образованию госзакупочного специалиста, которые зависят от его должностных функций, и утверждаются критерии требований профстандарта по уровню знаний, навыкам и опыту в зависимости от направления закупочной деятельности.

Уровням квалификации закупочных специалистов, которым в профстандарте присвоены порядковые номера, должны соответствовать определённое образование и должный опыт:

• № 5 — среднее с дополнительным профессиональным при отсутствии опыта;
• № 6 — высшее с доп. профессиональным и опытом не менее 3 лет;
• № 7 — высшее с доп. профессиональным и минимальным опытом 4 года;
• № 8 — высшее с доп. профессиональным и опытом минимум 5 лет.

Конкретно от специалистов в закупочной сфере требуется умение:

• качественно анализировать информацию;
• трудиться в условиях многозадачности процессов;
• оперативно принимать оптимальные решения;
• обрабатывать большие объёмы информации;
• качественно проводить деловые переговоры;
• работать на ПК и ориентироваться в ПО в пределах своей специализации.

Чтобы отвечать этим требованиям, закупочному специалисту необходимо обладать:

• аналитическим складом ума;
• способностью принимать правильные решения в стрессовых ситуациях;
• умением быстро вникать в большой массив имеющей я информации и вычленять из неё самое необходимое в данный момент;
• способностью быстро овладевать программным обеспечением по своему профилю.

Порядок утверждения и подписи инструкции

Утверждение документа обычно выполняют руководители компании. Инструкция может быть в виде самостоятельного правового акта: тогда ее подписывает сам руководитель. А также она может являться отдельным приказом.

Факт, что специалист по закупкам с инструкцией ознакомлен, подтверждается его подписью, которую он ставит на копии или же вносит в журнал, где учитываются все должностные инструкции в компании.

Некоторые предприятия имеют практику, при которой инструкция проходит согласование у юриста. В этом случае о ее согласовании свидетельствует подпись юриста на документа или в журнале, где в компании учитываются
инструкции.

В должностной инструкции специалиста по закупкам отображаются описания прав, обязанностей, ответственности, которые относятся к сотруднику на данном месте работы. Важно, чтобы документ был заверен руководителем компании, а специалист подтвердил, что он получил ее.

Для чего нужен отдел закупок

Отдел закупок воспринимается многими предпринимателями просто как центр затрат. Считается, что это подразделение никак не влияет на итоговую прибыль фирмы. На самом деле это не так. Ведь именно ОЗ взаимодействует с поставщиками товаров или сырья и приобретает их на наиболее выгодных для фирмы условиях. Получается, что от работы отдела во многом зависит себестоимость продукции. Чем она ниже, тем больше будет разница с рыночной ценой и тем выше прибыль.

Процесс содержит в себе целый ряд условий, которые непросто соблюсти. Важно не просто найти поставщиков с самыми выгодными условиями, но и правильно сформировать перечень и объем закупок. От этого тоже зависит выручка. Ведь только при правильной работе отдела запросы клиентов будут удовлетворены.

Вот какие функции есть у отдела:

• приобретение нужного товара в необходимом количестве, исходя из потребительского спроса, сезонности и прогноза продаж в целом;
• поддержание высокой оборачиваемости товаров;
• организация доставки товаров со склада клиенту;
• взаимодействие с поставщиками, пока они отправляют и доставляют товар;
• разработка и проведение мероприятий, которые снизят долю расходов на заказ, хранение и транспортировку товаров;
• взаимодействие с другими отделами фирмы.

Описание и характеристика профессии

За все, что связано со снабжением, несет ответственность менеджер по закупкам. От правильно налаженной работы с поставщиками сегодня во многом зависит прибыль производственного предприятия или торговой компании. Эта должность есть в большинстве средних и практически во всех крупных фирмах – без нее совершенно не обойтись, менеджеры по закупкам нужны даже в ресторанах.

Именно этот сотрудник делает все необходимое, чтобы найти наиболее выгодные для компании предложения и пополняет склады качественным и недорогим сырьем и товарами, которые нужны для бесперебойной работы предприятия. Он должен разбираться в специфике деятельности таможни, вопросах права и стратегиях ценообразования, знать иностранные языки, без которых не обойтись во время переговоров с зарубежными партнерами, иметь ясное представление обо всей логистической цепочке.

От менеджера по закупкам напрямую зависит нормальная деятельность компании. Это важный для фирмы специалист, к которому предъявляются высокие требования.

Похожие записи:

• На сколько увеличиться пенсия ликвидаторам ЧАЭС в 2023 в России
• Тарифы страховых взносов с 2023 года
• Смена фамилии ребёнка без согласия отца