Что работодатель должен возмещать при командировочных расходах
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что работодатель должен возмещать при командировочных расходах». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.
Сколько дней может длиться командировка?
Минимальный срок командировки не ограничен (т.е. можно отправить работника в командировку даже на 1 день, например, по области). Максимальный срок командировки также не ограничен ТК РК.
Но есть ограничение со стороны Налогового кодекса. Согласно пп.2 п.2 ст.319 НК РК, если командировка длительностью до 40 календарных дней, то полученные суточные не признаются доходом работника. Если командировка больше 40 дней, с суточных за каждый последующий день необходимо удерживать ОПВ, ИПН и прочие налоги и соцплатежи. Поэтому, чтобы этого избежать, на практике командировку оформляют либо до 40 дней, либо оформляется работа вахтовым методом.
В каждом конкретном случае срок командировки устанавливает работодатель в зависимости от ее целей и служебного задания.
Днем отъезда считается дата отправки поезда, вылета самолета и т.д. Если транспорт отправляется в 24.00, датой направления в командировку считается предыдущий день. Если позже – то следующие сутки.
Если работник вернулся из командировки и в тот же день вышел на работу, это считается днем командировки, а значит за этот день выплачиваются суточные.
Важно! Суточные не заменяют выплату зарплаты за этот день. Зарплата продолжает начисляться за каждый день нахождения в командировке.
Какие документы нужно оформить работодателю при направлении сотрудника в командировку?
Перед поездкой работодатель должен оформить следующие документы касательно командировки:
- приказ о направлении в командировку;
- служебное задание;
- командировочное удостоверение (не обязательно, но желательно).
В приказе о направлении в командировку необходимо указать:
- ФИО и должность сотрудника, направляемого в командировку.
- подразделение (отдел) к которому от относится;
- место отправления (страна, населённый пункт, предприятие).
- длительность командировки (с конкретными датами);
- основание для командировки.
Командировочное удостоверение не является обязательным по закону документом, но на практике оформляется во многих организациях. Этот документ позволяет проконтролировать сотрудника в том случае, если он, например, обязан посетить в ходе командировки большое количество объектов.
Документы подписываются руководителем организации и непосредственным начальником сотрудника. Приказ затем хранится в архиве сроком до 5 лет. Служебное задание и командировочное удостоверение передаются на руки работнику. В командировочном удостоверении работник обязательно должен проставить отметки в месте прибытия (дату, подпись ответственного лица, печать принимающей стороны). Если точек назначения несколько – отметки проставляются в каждой из них. Этот документ является подтверждением длительности командировки и самого ее факта.
Также командировочное удостоверение может служить основанием для определения времени нахождения в командировке (пп.2 п.2 ст.244 НК РК), если по какой-либо причине отсутствуют документы, подтверждающие проезд. В этом случае, следует прописать это в налоговой учетной политике организации.
Оформлять командировочное удостоверение не потребуется:
- заграничным представительствам организации;
- при отправке работников в заграничные командировки (въезд и выезд из страны зафиксируется в загранпаспорте);
- если командировка длится в рамках одного рабочего дня.
Таким образом, работодателю необходимо строго соблюдать порядок оформления документов при направлении работника в командировку:
- оформлять приказ о направлении сотрудника в командировку;
- получать согласие на командировку, если работник относится к категориям, которые вправе отказаться от поездки;
- в табеле учёта времени отмечать дни командировок;
- хранить и регистрировать документы о командировке специальном журнале регистраций.
Обязательно ли командировочное удостоверение в 2023 году?
До 7 января 2015 года при направлении своего работника в командировку работодатель оформлял и выдавал ему соответствующее удостоверение по унифицированной форме Т-10. С введением в действие Постановления Правительства от 13.10.2008 № 759 этот документ стал необязательным.
В 2023 году основанием для служебной поездки является приказ руководителя организации. Теперь этого достаточно, оформление командировочного удостоверения и вместе с ним служебного задания не является обязательным. Оно остается на усмотрение руководства компании, которое вправе закрепить своим нормативным документом положение о служебных командировках, где прописать удостоверение обязательным документом, как для работодателя, так и для сотрудника.
Целью документа является подтверждение того, что работник выбыл из начального пункта и достиг конечного. Доказательством служит наличие соответствующих подписей и печатей, как свершившийся факт деловой поездки.
Какие командировочные расходы оплачивать работнику и в каком размере?
Согласно п.2 ст.127 ТК РК работникам, направляемым в командировки, оплачиваются:
1) суточные за календарные дни нахождения в командировке (в т.ч за время в пути);
2) расходы по проезду к месту назначения и обратно (оплата билетов или ГСМ);
3) расходы по съему жилья.
Размер выплат на проезд и проживание работодатель может определять самостоятельно, исходя из своего бюджета и текущих цен на билеты и услуги гостиниц в месте командирования.
Размер суточных также работодатель может устанавливать по своему усмотрению. Их размер должен быть закреплен в Положении о командировках, налоговой учётной политике и т.п.
Однако, если работодатель желает отнести в дальнейшем эти расходы на вычет по КПН, следует знать, что существуют ограничения по сумме суточных, которую можно относить на вычет.
Так, если командировка в пределах Казахстана, то на вычет можно отнести не более 6 МРП за каждые сутки. Если командировка зарубежная – не более 8 МРП в сутки (пп.2 п.2 ст.319 НК РК).
Как подтвердить фактический срок командировки?
Для выплаты суточных работнику необходимо определить продолжительность его командировки. В пункте 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (в ред. Постановления № 1595) указаны два способа определения фактических сроков командировки:
- на основании проездных документов;
- на основании служебной записки, если поездка осуществлялась на личном, служебном транспорте или автомобиле, используемом по доверенности.
Поэтому в случае использования автомобиля работник указывает даты в служебной записке, которую составляет по возвращении на работу. Даты, указанные в служебной записке, необходимо подтвердить с помощью путевых или маршрутных листов, кассовых чеков, счетов, квитанций и других документов, подтверждающих, что сотрудник ехал именно по этому маршруту. Отметим, что факт использования автомобиля необходимо закрепить в решении руководителя. Об этом также говорится в пункте 7 Постановления № 749.
Как определить срок командировки, если сотрудник добирался на попутке или пользовался услугами сторонней организации? Эти ситуации не упомянуты в пункте 7 Постановления № 749, тем не менее на практике они возможны. Четких правил здесь нет, но мы можем дать свои рекомендации.
Как и прежде, в 2015 году основанием для направления работника в командировку является соответствующий приказ руководителя организации, в котором указывается начальная и конечная даты командировки, включая время нахождения работника в пути.
Этот документ можно использовать в качестве подтверждения длительности командировки в совокупности с другими бумагами в зависимости от конкретной ситуации.
Услуги транспортной компании. Акт об оказании услуг (другой документ в соответствии с договором), служебная записка с подтверждающими документам.
Попутный транспорт. Служебная записка с подтверждающими документам.
Заполнение обратной стороны листаПрименяется для конкретных записей о ходе поездки. К примеру, в первую очередь прописывается дата фактического прибытия в место назначения. Указывает информацию представитель бухгалтерии, отдела кадров или сам директор принимающей стороны (обязательно проставляется ФИО, подпись). Если работник должен посетить только одно отчетное место, следующим пунктом являются данные об окончании поездки. Последней записью является факт окончания командировки (заполнение осуществляется сотрудниками организации, где работает человек). В том случае, если принимающей стороны нет, а основная цель – встреча с физическим лицом или другие задачи, оформлением командировочного удостоверения с обратной стороны занимается местная администрация, но, чаще всего – представители отеля, где проживает сотрудник, которые имеют на это полное право. Командировки и командировочные расходыСуточные освобождаются от НДФЛ и страховых взносов в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ. Приведем пример. Допустим, сотрудник находился в служебной поездке 5 дней. Ему начислили суточные из расчета 1 000 руб. в сутки. Размер суточных составил 5 000 руб.(1 000 руб. х 5 дн.). От налога на доходы освобождена сумма 3 500 руб.(700 руб. х 5 дн.). Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 1 500 руб.(5 000 руб. – 3 500 руб.). Здесь действуют те же правила, что и при других заграничных командировках. Но есть одна особенность: при пересечении границы РФ пограничники не ставят в загранпаспорт никаких отметок. Поэтому дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения о командировках). Работник выехал в командировку в Казахстан 17 мая 2021 года, а вернулся обратно 21 мая 2021 года. Продолжительность служебной поездки составила 5 дней. Сотруднику начислили суточные из расчета 3 000 руб. в день. Размер суточных составил 15 000 руб.(3 000 руб. х 5 дн.). Из проездных документов следует, что 17 мая работник выехал на поезде из Москвы в 19 часов 20 минут. На границу с Казахстаном (станция «Петухово») поезд прибыл 19 мая в 09 часов 00 минут. Значит, даты 17 мая и 18 мая считаются днями, проведенными на территории России. А дата 19 мая — день пересечения границы — считается днем, проведенным в Казахстане. Обратно работник вернулся 21 мая на самолете. Вылет из Алма-Аты состоялся в 15 часов 00 минут, а прилет в Москву — в 22 часа 00 минут. Значит, дата 21 мая считается днем, проведенным в России. Получается, что дни, проведенные в России — это 17 мая, 18 мая и 21 мая (итого 3 дня), а дни, проведенные на территории Казахстана — это 19 мая и 20 мая (итого 2 дня). От налога на доходы освобождается сумма: за 3 дня в России — 2 100 руб.(700 руб. х 3 дн.); за 2 дня в Казахстане — 5 000 руб.(2 500 руб. х 2 дн.). Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 7 900 руб.(15 000 руб. – 2 100 руб. – 5 000 руб.).
Трудовой кодекс Республики Казахстан 2021Под этим широко распространённым понятием подразумевается деловая поездка сотрудников, которые входят в состав штата, с целью выполнить рабочее поручение вышестоящих лиц. Местом выполнения задания будет являться подразделение предприятия. Основанием является договор или приём на службу. К разряду командировок относятся также поездки из головного офиса в филиалы. Сотрудники многих специальностей постоянно пребывают в пути. Им потребуется возместить затраты на поездку и аренду жилья. При составлении коллективного трудового договора с сотрудниками руководству потребуется чётко описать все составляющие и нюансы, связанные с работой разъездного характера.
Вышеперечисленные документы прикрепляются к авансовому отчету, длительность командировки не может превышать 40 дней. Командировочные расходы в КазахстанеВ Республике Казахстан также как и в России, и в Беларуси оформляются и возмещаются командировочные расходы при наличии отметок в командировочном удостоверении и предоставлении всех необходимых документов. Норма суточных определяется исходя из месячного расчётного показателя (МРП) и составляет:
Командировочные расходы регулируются статьёй 152 ТК РК, пересчитываются на тенге и требуют предоставления подтверждающих документов на проезд и проживание. Таким образом, порядок расчёта командировочных расходов по России, Беларуси и Казахстане не имеет существенных различий и предусматривает:
Отчисления на ОСМС (за счет работодателя)Плательщиками отчислений на ОСМС по законодательству Казахстана являются:
При этом плательщиками ОСМС являются и иностранные работодатели, которые осуществляют деятельность в Республике Казахстан. Страховые отчисления и взносы не уплачиваются в Фонд со следующих видов дохода:
Работодатель также освобождается от выплат для социально уязвимых граждан, военнослужащих и сотрудников специальных государственных служб. п.1 Ст.27 Закона Республики Казахстан от 16 ноября 2015 года № 405-V ЗРК «Об обязательном социальном медицинском страховании»: Отчисления работодателей, которые подлежат уплате в фонд, устанавливаются в следующем размере:
Как рассчитать суточные для загранкомандировок в страны СНГСо странами СНГ у России заключены межправительственные соглашения о безвизовом режиме, при котором в загранпаспорт не вносится отметка о пересечении границы. Для правильного расчета суточных дата пересечения границы определяется по проездным билетам. При расчете необходимо определить количество дней командировки всего, и сколько из них проведено на территории России, а сколько – за границей. Суточные по поездкам в СНГ считают по-особому (п.19 Положения № 749):
Расчет суточных при загранкомандировках в 2022 году зависит от количества дней, проведенных работником за пределами России. Но есть 3 правила, которые нужно соблюдать (п. 17, абз. 1 и 3 п. 18 Положения о служебных командировках, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):
Однако компания вправе установить свой порядок расчета выплачиваемых суточных на 2021 год. Отмена командировочных удостоверений, во-первых, немного сократила оборот документов в организациях, позволив снять с бухгалтерии некоторую часть работы. Во-вторых, Постановление Правительства предоставило компаниям бóльшую свободу в том, как им организовывать делопроизводство, и в вопросе разработки собственных бланков.
Если билетов или других проездных документов нет, то срок пребывания в рабочей поездке можно установить с помощью документов, которые подтверждают факт найма жилого помещения. Это могут быть талоны, квитанции или договоры о съеме квартиры, комнаты или номера в гостинице. Если вдруг и таких бумаг нет, то работник имеет право предоставить любые другие документы, из которых станет известно о сроках пребывания в рабочей поездке и о самом ее факте. Как вариант, если в командировку человек отправился в другое государство, он может предоставить копию загранпаспорта, в котором будут отметки о въезде и выезде. Может быть и так, что в командировку человека отправили совсем недалеко — например, в соседний город. И он решил воспользоваться служебным транспортом или личным автомобилем. В такой ситуации основанием для подтверждения факта пребывания в командировке может служить служебная записка с отметкой в пункте назначения. К ней нужно будет приложить документы, которые подтвердят понесенные расходы. Это может быть путевой лист, квитанции о покупке топлива, чеки и т.д. Организации и ИП, которые начали работать в 2015 году и позже, вероятнее всего, даже не знают, что такое командировочное удостоверение, зачем оно нужно и как выглядит. Это неудивительно, поскольку в начале 2015 года законодательство в этой сфере поменялось: постановление правительства №1595 от 29.12.2014 отменило командировочные удостоверения и служебные задания, журналы регистрации командировок. Благодаря новой редакции Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением правительства №749 от 13.10.2008), подтвердить нахождение в рабочей поездке сотрудникам стало легче. Уже более 5 лет оформление рабочих поездок упрощено: для обоснования командировки необходимо письменное решение руководителя организации, а основанием для изменения командировочного удостоверения является приказ (распоряжение), который вносит поправки в первоначальный. Нахождение в месте назначения работник подтверждает билетами на поезд (самолет, автобус), а при их отсутствии другими схожими документами (счетами, квитанциями за гостиницу, бензин и т. п.). Если у сотрудника не окажется и таких бумаг, то он запрашивает у принимающей стороны служебную записку, в которой подтвержден срок командировки. Поскольку законодательство позволяет компаниям самостоятельно решать, нужно ли выписывать командировочное удостоверение в 2021 году, многие организации продолжают применять этот документ. С его помощью удобно:
Суточные в рублях и валютеКомпания может выдать командировочные сотрудникам в кассе, либо перечислить на карту. При заграничных поездках суточные можно выплатить в валюте или в рублях, пересчитав по курсу на день выдачи. Сумму для оплаты проезда, жилья, питания и иных издержек работника, согласованных с работодателем, оформляют как подотчетные средства. По возвращении сотрудник в течение трех рабочих дней представляет по ним авансовый отчет с документами, которые подтверждают расходы. Деньги, которые остались после командировки, работник возвращает работодателю. При этом расходы в валюте бухгалтеру нужно пересчитать в рубли:
Какие вопросы регулирует положение о направлении в командировкуПоскольку каждое предприятие отличается по специфике своей хозяйственной деятельности и возможностям бюджета, следует не только опираться на законодательные акты, но и на основании их требований разрабатывать собственное локальное Положение о направлении в командировку сотрудника. В нем должны быть отражены все особенности нахождения сотрудников в командировочных поездках, возможности компенсации дополнительных расходов и т.д. Особенно целесообразно оформить Положение, если на предприятии регулярно организуются служебные поездки.
При составлении Положения руководитель должен ориентироваться на закон, прежнюю практику оформления командировок, специфику деятельность предприятия, случавшиеся ранее инциденты, имевшие место конфликты или даже судебные разбирательства, особенности партнеров. Состав командировочных расходовВыплаты, гарантированные Трудовым кодексом при направлении работника в служебную командировку, закреплены в 168 статье. Что входит в командировочные в 2020 году:
Командировки за границы России положено оплачивать в повышенном размере. Лимиты на 2020 год отсутствуют. Единственное ограничение — лимит в части налогообложения суточных. Статья 217 НК РФ устанавливает норму в 2500 рублей в сутки. Но работодатель вправе выплачивать больше, в зависимости от финансовых возможностей учреждения. Если в организации утвержден больший лимит, например 3000 рублей в сутки, то с разницы в 500 рублей (3000 — 2500) необходимо удержать НДФЛ в размере 13 %, а также начислить страховые взносы по действующим тарифам. Допустимо предусмотреть лимиты отдельно для каждой страны пребывания. Например, отдельно для поездок в Европу, страны СНГ, Азии, Америки. Например, ограничения действуют для федеральных бюджетников (Постановление Правительства № 812). Учитывайте следующие нюансы:
Похожие записи: |