Образец и бланк табеля учета рабочего времени в 2023 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец и бланк табеля учета рабочего времени в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Отсутствие работника по невыясненным причинам — это расшифровка НН в табеле —проставляется всякий раз и до тех пор, пока работник отсутствует на рабочем месте, а у ответственного лица нет документов о причинах его отсутствия. Даже если руководитель отсутствующего сотрудника клянется, что работник в прогуле (обозначение прогула в табеле учета рабочего времени — ПР или 24), то не торопитесь ставить этот код в документы первичного учета. Дождитесь, пока человек принесет документ, объясняющий отсутствие. Иначе табель с неверным кодом предоставят в бухгалтерию, а потом окажется, что работник отсутствовал по уважительной причине. Придется вносить изменения в документы первичного учета, пересчитывать заработную плату, делать лишнюю работу.

В каких случаях ставят код НН

Форма Т-13. Особенности формы

Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.

Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.

Изменения в табеле учета рабочего времени на 2023 год

В 2023 году в табеле учета рабочего времени будут введены новые расшифровки буквенных обозначений, которые будут использоваться для отметки рабочего времени. Теперь можно будет вести учет не только дней, но и недель. Также будет возможность использовать свои условные обозначения в табеле.

С 1 апреля 2023 года введутся специальные коды, которые будут отмечать карантинные дни. Их должен заполнять каждый работник, который находится в режиме удаленной работы или кто контактировал с больным COVID-19.

Нововведения коснутся также заполнения табеля на март и апрель 2020 года, которые были заполнены не до конца. Для их завершения в табеле будет отмечено 30 дней, которые необходимо будет отметить после даты последней записи в табеле.

Табель должен быть заполнен полностью и точно. При использовании документов, которые не соответствуют реальному рабочему времени, возможны штрафы для работодателя.

• Буквенные обозначения в табеле будут расшифровываться в соответствии с новой инструкцией
• Заполняем табель на неделю вместо дней
• Создание своих условных обозначений в табеле учета рабочего времени
• Введение новых кодов для отметки карантина
• Обязательное завершение заполнения табеля на март и апрель 2020 года

Важно следить за изменениями в табеле учета рабочего времени. Только точная запись в табеле позволит избежать штрафов и проблем на работе.

Что изменили в 2023 году и влияет ли это на табель?

С 2023 года внесены изменения в статьи 223 и 226 НК РФ. Все изменения касаются только НДФЛ и не затрагивают учет рабочего времени и порядок начисления заработной платы. При этом в случае с НДФЛ изменился не порядок исчисления налога, а только расчетный период, за который налог уплачивается в бюджет, время уплаты, и появилась обязанность удерживать НДФЛ подоходный налог дважды: с аванса и последней выплаты зарплаты за месяц.

Так по НДФЛ с 1 января 2023 года изменилось:

• расчетный период,
• дата признания выручки,
• сроки уплаты налогов.

Расчетным периодом считается не месяц, как это было раньше, а период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца.

С 2023 года:

1. Мы платим НДФЛ 28-го числа каждого месяца, и платеж включает в себя налог, начисленный на заработную плату, выплаченную в период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца.
2. На каждую дату выплаты мы рассчитываем и удерживаем НДФЛ с заработной платы: как с аванса, так и с окончательного расчета за месяц.
3. Рассчитываем заработную плату в 2023 году как обычно два раза в месяц, первую половину месяца и вторую.

Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени с расшифровкой 2023

В каждом предприятии, где существует учет рабочего времени, используются условные обозначения для отметки прихода и ухода работников. Эти обозначения часто называют кодами, т.к. каждое обозначение обычно состоит из нескольких букв или цифр.

Для заполнения табеля учета рабочего времени, который ведется в каждом организации, необходимо знать, какие коды обозначают приход и уход работника. В таблицах расшифровок (или справочниках), которые обычно выдаются сотрудникам, можно найти все нужные обозначения.

С 2020 года, когда была объявлена пандемия, у многих компаний и организаций началась работа в режиме удаленки или карантина. Если работа происходит только в режиме дистанционной коммуникации, то обозначения кодов для прихода и ухода использовать, конечно, не нужно.

Однако, если организация продолжает работать в офисе, то коды должен знать каждый работник и вносить их корректно в соответствующие ячейки табеля учета рабочего времени.

• Приход обозначают с помощью буквенных обозначений «ПРИ», «ВЫХ», «НЕР», «ОТГ».
• Уход обозначают сочетаниями букв «УХО», «ОБЕД», «ОТП», «КОМП».
• Иногда требуется отмечать и другие моменты в рабочем времени, например, неполный рабочий день, больничный или переработку. Для этого также есть свои обозначения.

Коды в табеле учета рабочего времени, обозначение (примеры) некоторых показателей

Поскольку от сведений, внесенных в табель учета рабочего времени напрямую зависит начисление заработной платы сотрудникам, правильность его заполнения и соответствия установленным требованиям проверяет как налоговая служба, так и специалисты ФСС и ГИТ.

Важно правильно обозначать в табеле время работы сотрудников, для которого предусмотрено сразу несколько обозначений:

• «Я» или «01» означает работу в обычное дневное рабочее время;

• «Н» или «02» — работа в ночное время;

• «РВ» или «03» — выход на работу в выходные и праздники;

• «С» или «04» — сверхурочные часы работы;

• «ВМ» или «05» — вахтовая работа.

Обозначение в табеле учёта рабочего времени: буквенные отметки, код и расшифровка (2022 год)

Правила заполнения табеля

Прежде всего отметим, что ведение табеля в учреждении может поручаться как определенному работнику, так и другим лицам. Как правило, эта работа осуществляется сотрудником отдела кадров, а в некоторых учреждениях — бухгалтером. Однако, если организация достаточно большая, обязанность по ведению табеля может возлагаться на начальников подразделений и отделов, их заместителей или других лиц. В медицинских учреждениях, например, табель ведут старшие медицинские сестры.

Обязанность по ведению табеля прописывается в должностной инструкции работника, который должен быть ознакомлен с ней при поступлении на работу.

Если же при приеме сотрудника на работу эта обязанность не была указана в должностной инструкции или трудовом договоре с работником, следует заключить с ним соглашение к трудовому договору. Это делается или в соответствии со ст. 60.2 и 151 ТК РФ, когда работнику с его письменного согласия предлагается выполнять дополнительную оплачиваемую работу, или на основании ст. 72 ТК РФ (изменение условий трудового договора).

Согласно Указаниям обязанность по ведению табеля возлагается на работника путем оформления соответствующего приказа руководителя.

Табель открывается ежемесячно за два — три дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц.

Обратите внимание! В большинстве учреждений табели заполняются один раз в месяц. Однако, поскольку в силу ст. 136 ТК РФ заработная плата выдается не реже чем каждые полмесяца, табель рекомендуется составлять также два раза в месяц.

УказаниямиУказаниями установлено, что запись в табель работников учреждения, их исключение из табеля производятся на основании документов по учету труда и его оплаты (по учету кадров, использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда). Документами по учету кадров в первую очередь являются приказы по личному составу.

Примечание. При трудоустройстве каждому сотруднику присваивается табельный номер. Если лицо работает на условиях внутреннего совместительства, ему присваивается второй табельный номер.

Документами, подтверждающими режим работы сотрудников, могут быть также заявления работников, приказы работодателя, графики сменности и т.п. Отметка о неявке работника также вносится в табель на основании документов: справки о выполнении работником государственных или общественных обязанностей, листка нетрудоспособности, приказа о предоставлении сотруднику отпуска или его отстранении от работы и др., а в случае прогула — акта об отсутствии сотрудника на рабочем месте в течение рабочего дня (смены) или более четырех часов, объяснительной записки работника, приказа руководителя.

Табель заполняется методом отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка. В верхней половине строки по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней — условные обозначения отклонений. В нижней части строки указываются также часы работы в ночное время.

Табель: для кого какой?

Напомним, что существуют два вида табеля: табель учета рабочего времени и табель учета рабочего времени и расчета заработной платы. При этом в зависимости от формы собственности организации применяются разные унифицированные формы первичной учетной документации, в том числе табелей.

К сведению. Различают следующие формы собственности организаций:

• частная — организация создается гражданином или юридическим лицом (ИП, ООО, ОАО, ЗАО и др.);
• государственная или муниципальная — учреждение находится в собственности РФ, субъекта РФ или муниципального образования (ст. 120 ГК РФ).

Согласно Федеральному закону от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» функция по разработке и утверждению унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий возложена на Госкомстат (Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 «О первичных учетных документах»). Так, Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1) утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров и учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. При этом документы по учету кадров применяются в организациях любых форм собственности. К таким документам относятся, в частности:

• Приказ о приеме на работу (ф. Т-1);
• Личная карточка работника (ф. Т-2);
• Личная карточка государственного (муниципального) служащего (ф. Т-2ГС(МС));
• Штатное расписание (ф. Т-3).

Задайте свой вопрос экспертам «Системы Кадры»

После проведения всех необходимых операций специалист должен передать заполненный бланк в бухгалтерию для расчета и начисления заработной платы за указанный период. На основании полученных данных сотрудники бухгалтерии составляют расчетно-платежную ведомость на бланке, подготовленном по форме 0504401, либо расчетную ведомость на бланке, соответствующем форме 0504402.

Обратите внимание! Выбор формы для расчета заработной платы определяется в зависимости от действующих в организации правил документооборота, утвержденных локальным нормативным актом.

В случае, если при проведении проверки корректности сведений, внесенных в бланк учета рабочего времени, уполномоченным специалистом были выявлены неточности или нарушения, он не вправе вносить исправления непосредственно в проверяемую форму.

В этом случае ему необходимо составить так называемый корректирующий табель. Его отличительным признаком является соответствующая маркировка в графе «Номер корректировки». Первому корректирующему табелю присваивается номер 1, а далее нумерация проставляется в соответствии с номерами следующих корректирующих табелей.

Обратите внимание! В случае, если составляется первичный табель, который не подвергался редактированию, в этом разделе проставляется цифра 0.

Чем предусмотрен табель

ТК РФ в статье 91 определил: работодатель в обязательном порядке ведет учет рабочего времени сотрудников. Табель необходимо иметь в каждом учреждении вне зависимости от формы собственности. При отсутствии этого документа наказание последует как для юрлица, так и для должностных лиц.

Постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004 установлены две формы по учету рабочего времени — Т-12 и Т-13. Если учет времени работы и расчета с сотрудниками осуществляется раздельно, допустимо применять раздел 1 формы Т-12 как самостоятельный, не заполняя раздел 2, касающийся расчета с работниками. Форма Т-13 используется при учете рабочего времени.

С 01.01.2013 утвержденные Постановлением формы необязательны. Это значит, что организация вправе создать собственную учетную форму, принимая во внимание специфику и направление деятельности.

ВАЖНО!

Приказом Минфина №52н от 30.03.2015 утверждена форма табеля учета рабочего времени для бюджетных учреждений по ОКУД 0504421. Она специфична в силу отраслевого использования, так как в документе отражаются особенности деятельности в бюджетной сфере. Форма предполагает возможность внесения различных кодов, касающихся выходных при обучении, учебных отпусков.

Сформулируем основные мысли, изложенные в статье:

• учреждение использует табель (ф. 0504421), заполняя его одним из предусмотренных Приказом № 52н способом – путем регистрации явок или неявок на работу;
• учреждение вправе самостоятельно дополнять применяемые условные обозначения в рамках формирования своей учетной политики;
• при наличии у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период) нижняя часть строки табеля (ф. 0504421) записывается в виде дроби. Если отклонений более двух, то на работника заполняются две строки табеля (ф. 0504421);
• в случае обнаружения ошибки и (или) отражения неполной информации работник, ответственный за составление табеля, вносит исправления и представляет за соответствующий расчетный период корректирующий табель (ф. 0504421) с указанием его вида и порядкового номера корректировки.

Часто у сотрудников кадровой службы могут возникать ситуации, когда необходимо внести изменения в уже заполненный табель. Например, работник не вышел на работу по неизвестной причине, не уведомив своего непосредственного руководителя. Ответственным лицом был проставлен код «30», «НН» — неявка на место работы по невыясненным причинам до прояснения обстоятельств.

Позже стало известно, что сотрудник заболел и оформил лист временной нетрудоспособности у врача. Следовательно, нужно исправить код на более подходящий вариант. Так как законодательной базой четко не прописан алгоритм работы в подобных ситуациях, специалисты рекомендуют действовать согласно следующим инструкциям:

1. Исправление уже заполненного документа. Уполномоченному лицу необходимо аккуратно перечеркнуть неактуальные пометки, написать правильные и «исправлено», свою фамилию и инициалы, дату и подпись.
2. Оформление корректировки. Предлагается заполнить новую форму с указанием верных данных и указать в графе, что этот образец – корректирующий.

Обозначения и коды в табеле учета рабочего времени

В табеле могут использоваться буквенные или цифровые коды для обозначения того или иного события, например, явка на работу имеет буквенное обозначение Я или 01 в цифровом выражении, прогул — ПР или 24, дополнительные выходные дни без сохранения заработной платы — НВ или 28.

Вы можете найти нужный код при помощи сервиса, который мы подготовили, или воспользоваться таблицей. В сервисе потребуется сначала выбрать вид (форму) табеля, которым вы пользуетесь, а затем формулировку события, для которого необходимо ввести кодовое обозначение – система сразу покажет вам нужный буквенно-цифровой код.

Коды для табеля учета рабочего времени (2019 г.) — полный список буквенных и цифровых символов — содержатся на первой странице формы Т-12.

Коды в табеле учета рабочего времени, обозначение (примеры) некоторых показателей

Поскольку от сведений, внесенных в табель учета рабочего времени напрямую зависит начисление заработной платы сотрудникам, правильность его заполнения и соответствия установленным требованиям проверяет как налоговая служба, так и специалисты ФСС и ГИТ.

Важно правильно обозначать в табеле время работы сотрудников, для которого предусмотрено сразу несколько обозначений:

• «Я» или «01» означает работу в обычное дневное рабочее время;

• «Н» или «02» — работа в ночное время;

• «РВ» или «03» — выход на работу в выходные и праздники;

• «С» или «04» — сверхурочные часы работы;

• «ВМ» или «05» — вахтовая работа.

Таблица условных обозначений табеля учета рабочего времени

В таблице рассмотрены условные обозначения в табеле учета рабочего времени:

Общие правила ведения табеля рабочего времени

На законодательном уровне ведение табельного учета обязательно для предприятий всех форм собственности. Наличие в штате организации хоты бы одного наемного сотрудника создает необходимость ведения табеля.

Табель — бланк, утвержденный на государственном уровне отражающий данные о явке трудящегося на работу и причины его отсутствия.

Ведение табельного учета позволяет быстро решать следующие задачи:

• четко контролировать рабочее и нерабочее время по каждой штатной единице;
• проверять соблюдение трудовой дисциплины. Это происходит благодаря скрупулезной фиксации опозданий, затянувшихся перерывов, не явок по различным причинам;
• исчислять сумму заработной платы за календарный период. Документ позволяет доказать правильность ее начисления;
• данные ведомости позволяют быстро получить всю информацию, необходимую для составления отчетности;
• легко обосновать штрафы, наложенные на сотрудника за нарушение графика явки на рабочее место.

Похожие записи:

• Прописка в квартире: права, регистрирующие органы, документы
• Бухгалтерский и налоговый учет субсидий, предоставляемых бюджетным учреждениям
• Что изменится в сфере недвижимости с 1 марта 2023 года