О письмах: мотивационных и сопроводительных

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «О письмах: мотивационных и сопроводительных». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Внешний вид сопроводительного письма тоже важен. Рекрутер может смотреть его с телефона или в спешке, так что чем удобнее его читать, тем лучше. К тому же именно по сопроводительному письму работодатель сможет составить впечатление о вас. Вот что стоит сделать, чтобы не испортить его.

Многие кандидаты, особенно те, кто еще на старте карьеры, сосредотачиваются на том, что они получат, если им предложат работу, а не на том, что получит компания. Это не совсем то, чего ждут наниматели.

Нужно показать, как вы будете полезны компании, и лучший способ это сделать – выявить, какие у компании задачи и проблемы, и объяснить, как вы будете их решать. Почитайте новости, найдите тех, кто работает в компании, чтобы узнать о ней больше.

Конечно, когда вы еще не работаете в компании, сложно определить ее ценности, задачи и проблемы. Если у вас нет возможности добыть инсайдерскую информацию о компании, расскажите о своих предыдущих успехах. Например, расскажите, как превзошли ожидания на одном из проектов, и как планируете это делать в новой компании. Воспринимайте сопроводительное письмо как «письмо возможности».

О чем писать возможному работодателю

Неопытные в деле написания подобных документов люди, мечтающие о хорошей должности, не вполне уверены, какие данные должны содержаться в сопроводительном письме. Плоды такого подхода чаще всего содержат:

• дублирование информации из резюме;
• льстивые лозунги в честь компании-работодателя;
• самовосхваление без конкретных доказательств;
• общие слова, штампы, канцеляризмы.

В идеале сопроводительное письмо должно ответить рекрутеру на три важных вопроса, которые и побудят его ознакомится с резюме или принять решение в пользу грамотного специалиста.

1. «Кто пишет?» Письмо даст читающему первичное представление о личности нанимаемого, что невозможно из «сухих» данных резюме.
2. «Зачем я вам?» Необходимо показать компании ее пользу от «приобретения» такого специалиста, как автор резюме.
3. «Зачем вы мне?» Польза должна быть обоюдной, тогда интересы обеих сторон будут совпадать. На этот вопрос и нужно пролить долю света.

Формальности отправления сопроводительного письма

Чаще всего сопроводительный текст отправляется одновременно с резюме, поэтому его таки и называют. В таком случае, следует соблюдать некоторые общепринятые формальные моменты:

• при отправлении в распечатанном виде сопроводительное письмо должно быть на отдельном листе (бланке);
• при отправлении в электронной форме резюме является прикрепленным файлом, а сопроводительный текст пишется в теле документа (электронного сообщения); в поле «тема сообщения» напишите «Резюме на вакансию…».

Существуют и другие варианты подачи сопроводительного текста:

• до отправки резюме (таким образом, как бы «проверяется» почта работодателя, подготавливается почва, поддерживается заинтересованность);
• непосредственно после направления резюме (уточнить отдельные пункты, вновь напомнить о себе, убедить позвать на собеседование);
• после прохождения собеседования (часто при прочих равных любой шаг может склонить чашу весов в вашу сторону, и таким шагом вполне может оказаться своевременный и корректный отклик на вакансию).

ВЫВОД: правильно написанное сопроводительное письмо – еще не гарантия успешного трудоустройства, но значительно повышает его шансы.

Как оформить сопроводительное письмо

✅ Не затягивать. Стоит убедиться в том, что письмо занимает не более одного экрана. Если работодатель увидит простыню текста, он может решить отложить его на попозже и перейти к следующему отклику — шанс будет упущен.

✅ Проверить орфографию. Письма без орфографических ошибок производят более выгодное впечатление, даже если умение грамотно писать на данной позиции не требуется. Чтобы проверить текст, можно воспользоваться онлайн-сервисами проверки орфографии — например, от Текст.ру — или проверкой, встроенной в Microsoft Word. Программа подчеркнёт ошибки и предложит правильный вариант написания.

Ёмкое письмо без ошибок и с текстом, которые соответствует вакансии, — идеальный рецепт сопроводительного письма.

Чего избегать в сопроводительном письме

А вот что негативно влияет на отклик и как исправить эти ошибки:

❌ Скромность. Иногда кандидату стесняются рассказать про опыт и таланты. Например, соискатель за год стал начальником отдела продаж, но решил не упоминать это в сопроводительном. В итоге рекрутер отдаёт предпочтение более амбициозным кандидатам и изучает их резюме первыми.

👉🏻 Самую важную информацию лучше указывать как можно раньше. Если письмо зацепит работодателя, резюме могут даже не открывать — и сразу позвать на собеседование.

❌ Избыток подробностей. Некоторые соискатели вместо пяти предложений пишут письмо на страницы, где подробно рассказывают о злоключениях на предыдущей работе и отношениях с бывшими коллегами, перечисляют все сертификаты и места работы. Это скорее отталкивает: у рекрутера нет времени изучать автобиографии кандидатов.

👉🏻 Будьте лаконичны и впишите только самую важную информацию в сопроводительное письмо: опыт работы, образование, ключевые навыки и успехи.

❌ Совсем сухой отклик. Иногда письмо состоит из одной—двух фраз: «Готов приехать на собеседование в любое время, вакансия — медсестра. Петрова». Такое письмо не стоит использовать — оно никак не выделит вас среди других соискателей.

👉🏻 Добавьте информацию, которая подтвердит, что вы соответствуете позиции, и выделит вас среди других соискателей. В этом поможет метод двух колонок.

❌ Дерзость. Иногда кандидаты пишут: «Могу все», «Я звезда», «Возьмите меня, не пожалеете». Это неудачный тон для письма, рекрутер хочет увидеть факты, а не вашу самооценку.

👉🏻 Используйте сдержанный официально-деловой стиль и сфокусируйтесь на профессиональных достоинствах.

❌ Вопросы. Задавать вопросы в сопроводительном письме не стоит. Все детали обсуждают при личном общении на следующих этапах.

👉🏻 Оставьте вопросы для собеседования. Если ваша кандидатура подойдёт, рекрутер перезвонит или напишет — вот тогда и будет уместно задать вопросы.

Типы сопроводительных писем.

Существует три основных разновидности сопроводительных писем:

• Сопроводительное письмо-заявка. Это самый распространенный тип. Такие письма отправляют вместе с резюме, чтобы откликнуться на конкретную вакансию.
• Сопроводительное письмо с рекомендацией. Это такое письмо, в котором вы упоминаете человека, посоветовавшего вам вакансию. Это может быть сотрудник компании, где вы хотели бы работать, или известных специалист из вашей отрасли. Такие письма являются прекрасным способом обратить на себя внимание менеджера по подбору персонала.
• Письмо о заинтересованности. В таком письме вы не отвечаете на конкретную вакансию, а спрашиваете, есть ли в компании открытая должность, где были бы полезны ваши знания и навыки.
• Сетевое письмо. Это письмо, которое вы отправляете не работодателям, а своим знакомым: бывшим коллегам, одногруппникам из университета, друзьям. В нём вы рассказываете, что ищете новую работу, и спрашиваете, не знают ли они о подходящей для вас вакансии.
  

Назовите конкретные навыки и результаты

Все-таки, в первую очередь работодателя интересует профессионализм, поэтому нет лучшего способа обратить на себя внимание, чем честный рассказ о ваших преимуществах. Например:

1. Мой прошлый руководитель любил говорить, что с такими навыками общения по телефону можно вести переговоры даже с террористами. Мне кажется, эти навыки помогут мне на посту администратора вашей компании.
2. Коллеги на прошлом рабочем месте хвалили меня за умение собирать коллектив в одно целое, независимо от количества людей. Для меня не будет проблемой справиться с задачами управляющего.
3. В прошлом году я показал хорошие результаты по сравнению с другими сотрудниками на должность менеджера по продажам. Той должности я добился, но пришло время двигаться дальше. Поэтому я отправляю свое резюме на должность руководителя отдела продаж в вашей компании.
4. Последние три года я управлял внутренними коммуникациями в компании со штатом в 2500 сотрудников. Теперь я могу составить квартальный отчет даже во сне. Этот опыт позволит мне внести много полезных изменений в планирование коммуникаций компании.
5. В резюме я не указываю, что работал менеджером интернет-сообществ, но же уже три года я занимаюсь тем, что создаю площадки для общения людей на базе моего блога.
6. Если вы ищите человека, который будет слепо выполнять приказы, лучше остановитесь на другом кандидате. Я не сильно вам подхожу. С другой стороны, если вы ищите человека с идеями и персональным видением, мы сработаемся.
7. С первого же дня на прошлом месте я настраивался на карьерный рост. Работать я начал еще в университете, а по окончанию перешел на полный рабочий день. Тогда я думал, что это потолок, но уже спустя полгода был переведен в новый отдел на более высокую позицию. Теперь я знаю, что готов к новым свершениям.
8. Вам может показаться странным, что бухгалтер пытается получить должность в гастрономическом стартапе. Конечно, это неординарно. Но если нужен сотрудник, который одинаково хорошо разбирается как в высокой кухне, так и в финансовых инструментах — я тот, кто вам нужен.
9. 15 лет я потратил на то, чтобы оптимизировать процесс работы. Я нахожу неэффективные стратегии, изменяю и модернизирую их, что положительно сказывается на производительности. Это дало мне три повышения на прошлом месте. Теперь я отправляю это резюме, потому хочу попробовать свои силы в вашей компании.

Кому можно не писать сопроводительное письмо?

Правильно написанное сопроводительное письмо — это хороший способ выделиться из множества кандидатов, это реклама вашего резюме.

Рекрутеры получают сотни резюме в день, и первичный отбор резюме чаще всего начинается именно с сопроводительного письма. Хотите, чтобы ваше резюме рассмотрели в первых рядах? Не пренебрегайте сопроводительным письмом. В поисках работы это сильный и реально работающий инструмент. И особенно важно его использовать в тех случаях, когда конкуренция высока, когда на вакансию претендуют сотни человек, а вам нужно доказать, что вы лучший. Если вы высококвалифицированный/уникальный/редкий кандидат, если вы умеете делать то, чего не умеют делать другие, то можете пренебречь написанием такого письма. Да что там, в таком случае скорее всего даже до резюме дело не дойдет: вас найдут и так. Во всех остальных случаях, писать сопроводительные письма имеет смысл.

Основная часть: почему вы идеальный кандидат

В основной части объясните, почему вы идеальный кандидат на претендуемую должность. Расскажите о своем предыдущем опыте, чем вас привлекает вакансия и чем ваши навыки будут полезны компании.

О чем вы будете говорить:

• Ваши самые выдающиеся достижения.
• Навыки и специализированные знания, которые у вас есть и которые идеально подходят для этой должности.
• Конкретные факты и цифры в подтверждение достигнутых вами успехов.

Ваша задача:

• Объяснить, как ваш предыдущий опыт будет способствовать развитию бизнеса потенциального работодателя.
• Показать вашу мотивацию.

Хотите знать, чего не следует делать?

Перечислим ключевые моменты этого руководства.

Ваше сопроводительное письмо должно быть коротким, но информативным. Оно должно занять не более одной страницы А4. Достаточно 3-4 абзацев.

Структура письма:

1. Введение, содержащее заголовок и цепляющий вступительный абзац с объяснением, почему вы хотите получить эту работу.
2. Основная часть с акцентом на ваших лучших достижениях, применении ваших навыков для достижения целей компании и мотивации стать частью команды работодателя.
3. Заключительная часть, включающая призыв к действию и стимулирование рекрутера перейти к следующему этапу изучения вашей кандидатуры. В идеале, это «бросить все дела и начать судорожно звонить вам, пока не позвонил кто-нибудь еще»🙂

Проведите исследование о компании и вакансии, прежде чем приступить к созданию сопроводительного письма.

С предварительной подготовкой вы можете персонализировать письмо и использовать имя конкретного человека, который будет его читать. Исходя из реальных потребностей компании, вы можете целенаправленно выделить наиболее подходящий опыт.

В вашем сопроводительном письме должны быть отсылки на идеалы компании и конкретные проекты, которые вас привлекают.

Что такое сопроводительное письмо?

Сопроводительное письмо (англ. cover letter) — это дополняющее письмо, которое обычно прилагается к различным документам, например, при поступлении на работу, в университет или во время деловой переписки.

В нашем случае, сопроводительное письмо — шанс кандидата привлечь внимание работодателя именно к его резюме. Написание cover letter распространено в зарубежных компаниях. Именно в сопроводительном письме можно указать то, что обычно не указывается в резюме, либо недостаточно раскрыто:

• сведения о достижениях;
• перечень личных качеств;
• портфолио работ;
• мотивация и заинтересованность соискателя именно в этой вакансии.

Советы от экспертов по сопроводительным письмам

Вы уже многое узнали, теперь пришло время развернуть тяжелую артиллерию. Мы обратились к некоторым из самых уважаемых экспертов в сфере трудоустройства с вопросом: «Каковы наилучшие способы создания идеального сопроводительного письма, которое наверняка сможет привлечь внимание работодателя?».

Вот их главные рекомендации:

• ясность — избегайте использования непонятных сокращений и специфической лексики;
• лаконичность — пишите кратко и емко, старайтесь не «грузить» менеджера по найму, а вызвать у него желание связаться с вами, чтобы узнать побольше о том, какую пользу вы можете принести его / ее организации;
• убедительность — обеспечьте подтверждение ценности ваших навыков, опыта и решений.

Как выбрать между краткой запиской или обстоятельным текстом

Однозначного ответа на вопрос о выборе между короткой запиской или обстоятельным мотивационным текстом быть не может. В каждой ситуации необходимо принимать решение индивидуально, обращая внимание на требования работодателя к вакансии, а также на степень соответствия резюме кандидата этим требованиям. Если вы работали главным бухгалтером в сети торговых предприятий «Колокольчик» последние десять лет, а теперь хотите перейти в такую же сеть «Одуванчик» на ту же должность главного бухгалтера, едва ли есть необходимость составлять объёмное сопроводительное письмо. Чтобы снять возможные вопросы работодателя, достаточно указать лишь причину, побудившую вас искать новое рабочее место, например, переезд из Санкт-Петербурга в Нижний Новгород по семейным обстоятельствам.

Увидеть золотую середину можно, обратившись к тексту вакансии. Поставьте себя на место рекрутёра и сопоставьте требования работодателя со своим резюме. Все вопросы и нестыковки, которые вы увидите, и нужно аккуратно осветить в сопроводительном письме. Не так важно, получится ли оно объёмным или кратким. Главное — передать суть.

Основные принципы оформления сопроводительного письма

• пояснительная записка печатается отдельно от резюме (в электронном варианте – в теле сообщения, в факсимильном – на первом листе);
• должна состоять из нескольких не длинных абзацев, выражающих законченную мысль (в соответствии с правилами оформления деловых писем – первый и последний абзацы состоят не более чем из 4 строк, остальные – не более 8);
• для лучшего восприятия используется шрифт Times New Roman Cyr размером 13, 14, 15 через 1–2 межстрочных интервала; документ должен иметь поля (не менее): левое – 20 мм; правое – 10 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 20 мм.
• в тексте должны быть указаны реквизиты в полном объёме;
• записка по объёму должна быть краткой, без дублирования сведений, содержащихся в резюме.

А стоит ли вообще писать сопроводительное письмо?

Составлять письмо или не придавать ему значения нужно решать самостоятельно, никого не слушая. Не стоит торопиться с выбором. Для начала стоит уточнить смотрят ли работодатели на такие приложения к резюме, а еще узнать, для чего они вообще нужны. После этого можно принять решение.

Сопроводительное письмо – это дополнительная часть резюме, помогающая работодателю создать более детальный образ потенциального сотрудника. Оно раскрывает ваши умения и навыки, а также выделяет факт, что вы нужный для той или иной фирмы сотрудник.

Однако на практике можно увидеть, что люди упускают простую возможность улучшить впечатление о себе. Причиной этому может быть неуверенность в своих способностях, непонимание своих положительных качеств или просто боязнь того, что таким образом можно показаться хвастуном и слишком самоуверенным человеком.

Такое письмо составляет примерно треть населения страны, искренне веря, что приложение к резюме увеличит вероятность получения то или иной должности. И в этом они нисколько не ошибаются. Статистика показывает, что сопроводительные документы решают очень многое в плане трудоустройства.

Специалисты по кадрам уделяют большее внимание тем резюме, в которых можно найти максимальное количество информацией о респонденте, еще не проводя собеседование. Так они сразу исключают неподходящие кадры и экономят не только свое время, но и время соискателей. А время, как известно, нужно всем.

Похожие записи:

• Как добавить дополнительный багаж в самолет Азимут
• ТОП-5 стран, куда можно иммигрировать в 2023 году (после мобилизации)
• Как восстановить права при утере