Складской учет для предпринимателя: как вести самому и тратить меньше времени

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Складской учет для предпринимателя: как вести самому и тратить меньше времени». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Технологический процесс позволяет значительно ускорить современное производство и облегчить человеческий труд. Внедрение автоматизированных систем даёт возможность на только заметно сократить время на подготовку и заполнение документации, но и контролировать все проводимые операции в удаленном режиме через интернет. Посредством автоматизации можно проводить анализ остатков, распределять объекты по зонам хранения, управлять резервированием, облегчить инвентаризацию и сильно увеличить эффективную площадь помещения. Компания «Клеверенс» на протяжении многих лет занимается успешной реализацией высококачественной продукции, которая сможет обеспечить долгий срок службы оборудования при помощи современного программного обеспечения.

Способы складского учета материалов

В зависимости от вида и свойств материалов, складской учет может быть:

• сортовым. Ведется в разрезе определенных характеристик материалов. Если брать наш пример с автосервисом, то создается несколько разделов, например: “Тормозные колодки”, “Детали подвески”, “Расходные материалы” и так далее. Внутри каждого раздела будут все запчасти, попадающие под наименование, вне зависимости от производителя, цены и применимости;
• партионным. Здесь учитывается каждая поступившая партия товара. Подходит для производств с небольшой номенклатурой, или когда материалы нельзя идентифицировать поштучно: сыпучие грузы, технические жидкости и так далее. При этом на складе числится, например, 10 тонн щебня, 20 тонн пески и так далее;
• номенклатурным. Самый подробный вид оперативного складского учета. Нужно завести сквозной каталог материалов и прописать каждый из них отдельно. То есть, на каждый товар заводится своя карточка М-7 и учет ведется поштучно в разрезе каждой позиции.

Последовательность складского учета в магазине: как правильно организовать производство

Любая фирма заинтересована в продвижении своей деятельности на рынке. Чтобы избежать финансовых потерь, рекомендуется придерживаться следующего алгоритма действий:

• Поставщик доставляет продукцию вместе со всей необходимой документацией.
• Проверка ТСД и сравнение фактических данных с написанной на бумаге информацией.
• Заполнение журнала регистрации.
• Отправление товара на склад и подготовка приходной накладной.
• Оформление внутренней документации ТОРГ-12 (при транспортировке с кладовой).
• Создание кассового ордера.
• Распечатывание инвентаризационных сведений и ревизия.

Система складского учета

Если буквально 20 лет назад учет велся в основном вручную, то сегодня представить современный склад без автоматизированной системы учета довольно сложно. Рассмотрим плюсы и минусы каждой из систем.

Ведение складского учета вручную грозит ошибками и просчетами (человеческий фактор), а также требует значительных трудо- и времязатрат.

При значительной отдаленности бухгалтерии от склада при ручном учете возникают следующие сложности:

Чтобы снизить влияние человеческого фактора, а также трудовые и временные затраты, многие предприниматели вводят автоматизированные системы учета на предприятии. Сегодня производители предлагают большой ассортимент программного обеспечения для автоматизации складского учета.

Все они отвечают основным параметрам:

Из минусов можно отметить:

Как видно из вышеприведенного обзора, автоматизированные системы учета наиболее эффективны и позволяют оперативно и выгодно управлять складом.

Документооборот — основная составляющая организации бухгалтерского, управленческого, складского и других видов учета. Его создали, чтобы вести сплошное наблюдение за хозяйственной деятельностью фирмы. Без него не способно работать ни одно предприятие, все будут путаться, станет крайне сложным заплатить налоги. Первичным документом складского учета выступает каждый, который являлся основанием для проведения любой операции. Он составляется либо во время мероприятия, либо после представителями всех заинтересованных сторон. Он же является законной основой для того, чтобы создать учетную запись.

Каждый из них оформляется только в соответствии со своей типовой формой, одобренной законодательством. Они являются обязательным условием бесперебойной работы всех открывшихся фирм в нашем государстве. Причем необязательно все составлять в бумажном виде, часто достаточно электронного.

Что такое складской учет и зачем он нужен

Чтобы лучше понимать, зачем нужен складской учет, разберемся в основных понятиях.

Складской учет — это постоянный количественный учет и контроль за всеми товарами и материалами, поступающими на склад. Контролем ведения учета обычно занимается главный бухгалтер, а исполнением — кладовщик. Для удобства ведения учета были разработаны и утверждены законом учетные карты. Кладовщик занимается заполнением карт и является материально-ответственным лицом. Он заключает с работодателем дополнительное соглашение к трудовому договору, а при изменениях, например, увольнении сотрудника, проводится инвентаризация.

Учет запасов законодательно регламентирован приказами Министерства финансов. До 2021 года это был ПБУ 5/01 “Учет материально-производственных запасов”. С 2021 года организации обязаны вести учет по ФСБУ 5/2019 “Запасы” (утвержден приказом Минфина РФ от 15.11.2019 № 180н). Согласно этому документу складской учет может вести только назначенное материально-ответственное лицо. В этом же документе прописаны ценности, которые относятся к материально-производственным запасам (МПЗ). Складской учет в кредитных и бюджетных организациях регулируется другими документами.

Материально-производственные запасы (МПЗ) — активы, которые используются в качестве сырья и материалов для производства продукции, предназначенной для продажи. Перечень активов можно посмотреть в ФСБУ 5/2019. Не относятся к запасам активы, предназначенные для использования на длительном сроке (считаются основными средствами), а также незавершенное производство.

Автоматизация складского учета

Бумажное оформление складских документов подходит только для небольших компаний. Но даже им лучше потратиться и внедрить систему автоматизации, чтобы исключить риск возникновения ошибок в документах, их потерю, а также хищения со стороны персонала.

Преимущества автоматизации складского учета:

• быстрое заполнение документов с помощью шаблонов и справочников;
• настройка обмена документами между системой автоматизации склада и бухгалтерской программой;
• своевременная актуализация шаблонов документов;
• удаленный доступ к документам через интернет;
• закрепление за товаром зоны хранения;
• простота проведения инвентаризации;
• сокращение количества ошибок в документах;
• автоматическая печать ценников;
• контроль над сроками хранения.

Все операции, которые проводятся на складе с МПЗ, должны быть отражены в соответствующих ведомостях. Первичная документация служит подтверждением всех процедур, проводимых с активами. Ее ведение регламентировано законодательством РФ, при неправильном заполнении могут быть серьезные последствия.

Документы, предназначенные для приема товара:

• накладная от поставщика;
• приходный складской ордер (М-4);
• ТТН (товарно-транспортная накладная);
• акт приемки продукции (М-7);
• приходная накладная;
• акт приемки материалов (Торг-1);
• акт о расхождении по качеству и количеству при приемке ТМЦ (Торг-2).

Для отражения операция по хранению, отпуску и транспортировке продукции используются следующие документы:

• товарный ярлык (Торг-11);
• карточка учета материалов (М-17);
• требование-накладная (М-11);
• документ на внутреннее движение и передачу товаров (Торг-13);
• бумаги на отпуск материалов (М-15);
• товарная накладная (Торг-12);
• списание продукции (Торг-16).

Кто обеспечивает работу склада

Складское хозяйство должно быть укомплектовано квалифицированным штатом, в который входят:

• заведующий – умеющий организовать работу подчиненных сотрудников, в чьем ведении находится динамика МПЗ по складу, материально ответственный за их сохранность;
• кладовщик – работник, учитывающий ценности на складе: принимает и выдает их согласно сопроводительной документации, ведет расходные документы, осуществляет переучет и др.;
• грузчики – осуществляют перемещение МПЗ по складу, на предприятие и до транспорта;
• младший обслуживающий персонал – призван содержать склад в чистоте.

Разновидности складов

Складское хозяйство, обеспечивая разнообразные функции, связанные с ранением и передачей товарно-материальных ценностей, может быть по-разному классифицировано.

1. По особенностям функционирования:
   материальные – для хранения ценностей, обеспечивающих текущее производство;
2. внутрипроизводственные – межцеховые и внутрицеховые, на них хранятся активы для постоянного обеспечения рабочих мест и организации бесперебойной работы, в том числе и по графику.
3. По типу хранящихся на складе активов:
   универсальные – могут принять на хранение практически любые МПЗ;
4. специализированные – «заточенные» под конкретный вид хранимых ценностей.
5. По месту расположения:
   централизованные склады;
6. «промежуточные» склады – кладовые внутри подразделений.

ВНИМАНИЕ! Каждому складскому помещению в приказе по организации присваивается собственный номер, его помещают на всей учетной документации, относящейся к этому складу.

Какие есть программы «1С» для склада?

Чтобы выбрать подходящую для вашего склада систему, необходимо учесть ряд факторов: размеры помещения и объем продукции, а также бюджет на автоматизацию.

Существует распространенное мнение, что на автоматизацию нужны большие финансовые траты. Это отчасти верно, но не всегда. Важно правильно рассчитать бюджет. Если он ограничен, то разумнее выбирать отечественное программное обеспечение , адаптированное под особенности российского законодательства и методов ведения бизнеса. Для небольших складов можно подобрать простой, базовый программный продукт «1С» и набор самого необходимого оборудования. При таком подходе вы сможете уложится в бюджет, к примеру, до 40 тыс. рублей.

При внедрении многофункциональных, тяжеловесных систем следует учесть повышенные требования к оборудованию и высокую стоимость самого ИТ-решения. Также стоит понимать, что в этом случае автоматизация может проводиться поэтапно.

На рынке представлены различные типы систем, есть простые коробочные решения, а есть сложные комплексные WMS-системы (Warehouse Management System) – автоматизация управления складскими процессами в комплексе. WMS интегрируется с учетными программами компании, что обеспечивает прозрачность данных в цепочке поставок.

Адаптивность и широта настроек позволяет владельцу постепенно доработать систему так, чтобы она максимально отражала индивидуальные потребности бизнеса. Системы WMS необходимы компаниям с интенсивными процессами товарооборота.

Что такое складской учёт

Складской учёт подразумевает хранение и обработку данных о товарах или остатках основных средств и прочих активов. Все действия, которые производятся на складе, в том числе складской документооборот, необходимо фиксировать. В обязательном порядке оформляют документы на следующие операции:

• поступление и оприходование товара от контрагентов;
• занесение информации о поступившей продукции в базу или учётные документы;
• отгрузка продукции покупателю или отправка в торговый зал;
• перемещение (между складами или торговыми точками);
• инвентаризация;
• информирование бухгалтерии об изменении закупочных цен;
• списание на собственные нужды, из-за порчи или недостачи;
• корректировка характеристик продукции в учётных карточках.

Выделяют четыре основных вида складского учёта:

1. Номенклатурный учёт.

Его ведут компании с широким ассортиментом продукции. Ориентироваться в нём без внутренней классификации по группам и подгруппам сложно, поэтому на каждую позицию товара заводят новую карточку, а товары объединяют в группы по определённым признакам.

2. Сортовой учёт.

В этом случае товары объединяют в группы по сортам и типам, не учитывая другие характеристики.

3. Партионный учёт.

Его применяют для продукции, которую нужно хранить отдельно, исходя из срока годности, приходной цены, особенностей расчётов с поставщиками и других признаков.

4. Партионно-сортовой учёт.

Этот вид учёта позволяет хранить партии отдельно, при этом товарные позиции группируются сначала по партиям, а внутри партии — по сортам.

Из каких элементов состоит система управления логистикой

Складская логистика — одно из основных понятий логистики. В системе много взаимосвязанных элементов, формирующих определенную целостность и единство. Элементом системы называют ее часть, условно не расчленяемую на составляющие. В таблице ниже отражена возможная классификация системы:

Эффективная интрукция по организации складской логистики

Цель складской логистики — повышение эффективности работы склада. Для достижения этой цели большую часть задач внутренней логистики стоит решать еще на стадии проектирования склада. Такой подход также позволяет значительно сократить расходы на строительство и введение складского комплекса в эксплуатацию.

Чтобы склад работал максимально эффективно при минимальных вложениях, нужно следовать определенным алгоритмам. О них мы расскажем ниже.

• Проектирование склада

На складе выделяют определенные функциональные зоны: приемки, сортировки, комплектации и хранения. Рассчитывают оптимальный метраж и расположение этих зон в хранилище. Определяют, сколько потребуется ворот для погрузки/разгрузки, мест парковки.

• Персонал

Устанавливают, сколько сотрудников нужно для проведения операций на складе: приема и отпуска товаров, комплектации заказов, заполнения стеллажей. Необходимо заметить, что оптимальная численность работников зависит от стандартов скорости обслуживания клиентов, то есть определяется сроками выполнения заказов.

Клиенты в данном случае — это не только лица, которым вы отгружаете купленную ими продукцию. В роли клиентов склада могут выступать и другие отделы (допустим, цех по производству — это клиент для склада сырья и расходных материалов) или другие склады.

Но вне зависимости от этого хранилище обязано выполнять свой функционал в установленные сроки. Это главный критерий, по которому определяют оптимальную численность работников склада.

• Техника

Актуальные проблемы складской логистики в России

Несмотря на то, что сейчас логистическая отрасль набирает обороты, развитие складской логистики в России пока все же не так стремительно, как в других государствах.

Вот какие проблемы складской логистики сейчас существуют в России:

• используются устаревшие технологии и оборудование;

• логистическая инфраструктура проработана некачественно;

• не хватает опытных работников с должным уровнем квалификации;

• недостаточно теории по управлению складами;

• многие руководители не могут объективно оценить проблемы в своих компаниях.

Особенно актуален последний пункт. Увы, на рынке в России управление складской логистикой нередко включают в список должностных обязанностей руководителей компаний. Однако, как правило, складская логистика — процесс для них достаточно непонятный, и из-за этого они не в полной мере пользуются всеми его возможностями.

• Отсутствие маркировки

Организация складского учета

Грамотно организованный процесс учета материалов, размещенных на территории склада, — это очень важный и нужный сегмент деятельности организации. Для эффективной работы склада используется две распространенные системы учета: партионная и сортовая. Но независимо от того факта, какой выбор будет сделан, материально ответственные работники будут вести учет продукции компании в натуральном выражении. Данная процедура осуществляется посредством использования приходных и расходных товарных ордеров.

Если брать во внимание информацию, которую содержат методички по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов компании, то можно сделать вывод, что ведение аналитического учета ТМЦ осуществляется посредством использования сальдового метода или оборотных накладных. При данных подходах проведение учета производится в разрезе каждого места хранения, а также внутри них с фиксацией номенклатурных номеров, различных товарных групп, синтетических и субсчетов.

Похожие записи:

• Как снять машину с учета в ГИБДД в 2023 году – пошаговая инструкция
• Налог на продажу доли в квартире
• Налог на постройки на земельном участке 2023